Sie wissen, wie es funktioniert.

1. Sie möchten Ihre nächsten High Performer einstellen.
2. Sie senden einige hundert E-Mails an potenzielle Bewerber*innen und warten dann auf eine Antwort.
3. Sie erhalten einige Antworten. Einige wenige haben Potenzial, wenn nicht die erforderlichen Qualifikationen oder Erfahrungen, die Sie suchen.

Aber hier ist der frustrierende Teil: Ihre Rockstar-Bewerber*innen, diese außergewöhnlichen Teamplayer*innen, die Ihr Unternehmen zu größeren Erfolgen führen können, öffnen nicht einmal die erste Outreach-E-Mail. Für Ihr Talentakquise-Team ist es nicht nur ärgerlich, sondern auch sehr unproduktiv, wenn Sie so viel Zeit und Mühe ohne großartige Ergebnisse verbringen.

Wie stellen Sie sicher, dass Top-Talente auf Ihre Einstellungs-E-Mails reagieren? Die Antwort liegt in personalisierter Kontaktaufnahme – dem Senden von E-Mails, die auf jede/n Bewerber*in zugeschnitten sind.

Personalisierung ist einfacher als Sie denken

Ich weiß, was Sie denken – Personalisierung kostet viel zu viel Zeit. Das ist jedoch nicht mehr der Fall. Heute können Sie mit Technologie schnell personalisierte E-Mails in großem Umfang senden und erstaunliche Antwortraten erzielen.

Beantworten wir zuerst die Frage: Warum ist Personalisierung so wichtig? Hier sind drei Gründe, warum Sie personalisierte E-Mails senden sollten.

Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche

Wie viele E-Mails erhalten Ihrer Meinung nach Top-Performer*innen jeden Tag? Dutzende!

Gute Bewerber*innen haben viel zu tun und sie werden nicht einmal Ihre E-Mail öffnen, wenn der Betreff nicht überzeugend genug ist. Selbst wenn sie sie öffnen, lesen sie nur die ersten beiden Zeilen Ihrer E-Mail, wenn Sie ihr Interesse nicht sofort wecken können. Rechnen Sie erst gar nicht damit, dass sie antworten.

Die meisten generischen Personalbeschaffungs-E-Mails werden nicht gelesen, weil gute Bewerber*innen zu viele von ihnen erhalten. Versuchen Sie, Ihre Betreffzeile und die ersten paar Zeilen Ihrer E-Mail zu personalisieren, um ihre Aufmerksamkeit zu erhalten.

Zeigen Sie echtes Interesse

Talentierte passive Bewerber*innen suchen nicht nach einem Job, zumindest nicht ernsthaft. Wenn eine Person eine E-Mail von Ihnen erhält, die nicht personalisiert ist, weiß sie, dass Sie nicht speziell an ihr interessiert sind. Es ist ganz offensichtlich, dass Sie Dutzende von Personen aus einer Datenbank per E-Mail anschreiben. Warum sollten sie sich die Mühe machen, zu antworten?

Wenn Ihre maßgeschneiderte E-Mail zeigen kann, dass Sie Ihre Recherchen durchgeführt haben und sie als potenzielle Bewerberin ernst nehmen, wird sie Ihnen viel mehr Aufmerksamkeit schenken. Rachel Saunders, eine Yahoo-Personalvermittlerin, sagt in einem LinkedIn-Interview: „Wenn ich eine leicht maßgeschneiderte E-Mail versende, erhalte ich in der Regel eine Rücklaufquote von 25 Prozent. Wenn ich die E-Mail jedoch wirklich anpasse und den Bewerber*innen zeige, dass ich meine Hausaufgaben gemacht habe, springt die Antwortrate auf 60 bis 70 Prozent.“

Verkaufen Sie Ihr Unternehmen

„Die Bedeutung einer personalisierten E-Mail an eine Person kann nicht genug betont werden. Oft ist dies der erste Eindruck, den eine Person direkt von einem Unternehmen erhält. Es ist auch ein Wettbewerbsvorteil im Zeitalter eines von Bewerber*innen gesteuerten Marktes“, sagt Clifton Jadoo, ein Technical Recruiter bei Foursquare.

„Verkauft“ Ihr HR-Team in diesem „von Bewerber*innen gesteuerten Markt“ Ihr Unternehmen nicht an potenzielle Bewerber*innen? Wenn das der Fall ist, müssen Sie wie ein Vermarkter denken.

Da die Grenzen zwischen HR und Marketing verschwimmen, wie in diesem Forbes-Artikel erwähnt, müssen Talentakquise-Spezialisten erkennen, dass Personalisierung der Schlüssel zum Erfolg der Personalbeschaffung ist. Vermarkter wissen, dass, wenn Sie eine stetige Umsatzsteigerung und treue Kunden wünschen, Personalisierung der einzuschlagende Weg ist. Laut einer Gartner-Studie werden Unternehmen, die „vollständig in alle Arten von Personalisierung investiert“ haben, Unternehmen, die dies nicht getan haben, bis zum Jahr 2018 um 20 Prozent übertreffen.

Wie personalisieren Sie erfolgreich in großem Umfang?

Sie fragen sich wahrscheinlich: „Wie werde ich jemals Zeit zur Personalisierung finden?“ In der Realität erhöht Personalisierung jedoch Ihre Produktivität.

Der Outreach-Prozess per E-Mail umfasst mehrere Routineaufgaben, die extrem zeitaufwendig sind. Heute können Sie mit Technologie mehrere Phasen des Outreach-Prozesses automatisieren, wodurch Sie jede Woche mehrere Stunden Zeit sparen. Sie können dieselbe Zeit investieren, um Ihre E-Mails zu personalisieren und Ihre Antwortraten dramatisch zu steigern. Im Wesentlichen senden Sie mehr E-Mails in kürzerer Zeit und erhalten mehr Antworten.

Im Folgenden finden Sie vier Möglichkeiten, wie Automatisierungstools Ihre Produktivität verbessern und Ihre E-Mail-Antwortrate erhöhen können.

Klicken Sie einfach nur einmal auf „Senden“

Glauben Sie, dass Sie jede E-Mail separat senden müssen, wenn Sie Ihre E-Mails personalisieren? Das ist völlig unnötig.

Der Schlüssel zur Skalierung der Personalisierung liegt in der Verwendung von E-Mail-Vorlagen und dem Hinzufügen personalisierter Abschnitte zu jeder E-Mail. Dies könnte der Name der Person, ihr aktueller Firmenname, eine häufige Verknüpfung zu LinkedIn oder vielleicht ein gemeinsames Interesse an Schach oder Surfen sein.

Mit einem E-Mail-Outreach-Automatisierungstool können Sie genau das tun. Sie können gezielte Nachrichten für jede/n Bewerber*in erstellen und dennoch Dutzende, sogar Hunderte von E-Mails auf einmal senden. Darüber hinaus können Sie E-Mails so einrichten, dass sie automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt gesendet werden, wodurch Ihr Tag flexibler wird.

Vollständige Automatisierung von Nachverfolgungen

Die meisten Personalvermittler*innen verbringen Stunden pro Woche damit, Folge-E-Mails an Personen zu senden, die nicht geantwortet haben. Aber Sie wissen, wie unglaublich zeitaufwendig das ist! Sie müssen ständig überprüfen, wer nicht geantwortet hat, dies in einer Tabelle nachhalten und ihnen nach einem weiteren Zeitintervall eine weitere E-Mail senden. Kein Wunder also, dass so viele Personalvermittler*innen vergessen, Folge-E-Mails zu senden.

Durch die Verwendung von E-Mail-Outreach-Automatisierungstools wie Interseller ist keine manuelle Nachverfolgung mehr nötig. Sie können einfach Tropf-E-Mail-Kampagnen erstellen, die automatisch Folge-E-Mails senden, wenn keine Antwort auf die erste E-Mail eingeht. In dem Moment, in dem jemand antwortet, sendet das System keine weiteren E-Mails mehr. Darüber hinaus können sogar diese Follow-up-E-Mails automatisch personalisiert werden.

Keine manuelle Verfolgung mehr erforderlich

Eine weitere Aktion, die einen großen Teil Ihres Tages einnimmt, ist die Nachverfolgung Ihres gesamten Outreach-Prozesses und des Status Ihrer Bewerbungen. Wie viel Zeit würden Sie jeden Tag sparen, wenn Sie nicht manuell alles nachverfolgen oder Daten von einem Tool zum anderen übertragen müssten? Sie könnten diese Zeit in die Personalisierung Ihrer E-Mails investieren.

Durch die Verwendung eines integrierten E-Mail-Outreach-Automatisierungstools können Sie alle Ihre Daten über die Bewerber*innen wie Unternehmen, Titel, Website und soziale Links automatisch mit Ihrem ATS synchronisieren.

Verbessern Sie sich weiter – automatisch

Was ist der einfachste Weg, um Betreffzeilen und Texte in E-Mails ansprechender zu gestalten?

Durch einen A/B-Test. Wenn Sie eine Reihe von E-Mails senden, senden Sie eine andere Version einer E-Mail an jede Hälfte Ihrer E-Mail-Liste. Danach vergleichen Sie die Leistungsstatistiken jeder Version – Ihre Öffnungs-, Klick- und Antwortraten.

Wenn Sie regelmäßige E-Mails verwenden würden, würden Sie normalerweise nicht über diese Leistungsstatistiken verfügen, sodass ein A/B-Test kaum möglich ist. Mit E-Mail-Automatisierungstools können Sie jedoch für verschiedene E-Mail-Versionen einen A/B-Test durchführen, um zu sehen, welche Version bessere Ergebnisse erzielt. Es ist ziemlich einfach und dauert nur wenige Klicks. Dies ist eine leistungsstarke Möglichkeit, um Ihre Antwortraten kontinuierlich zu verbessern.

Geben Sie sich nur mit Top-Bewerber*innen zufrieden

Wie oft stellen Sie am Ende Personen als Notlösung ein, weil Sie nicht mehr Zeit haben, bessere Bewerber*innen zu suchen?

Durch die Personalisierung Ihrer E-Mails können Sie Top-Talente besser erreichen. Dies führt dazu, dass sie Interesse zeigen und schließlich eingestellt werden. Sie erreichen Ihre Ziele schneller, und genau darum geht es bei Produktivität. Letztendlich können Sie all dies erreichen, indem Sie Ihre personalisierte Personalbeschaffungs-Outreach-Kampagne automatisieren.