Effizienz und Zusammenarbeit von Einstellungsteams ermöglichen

Die Grundlage für erfolgreiche Einstellungen, liegt in der Fähigkeit Ihres Einstellungsteams sich effektiv am Rekrutierungsprozess zu beteiligen. Interviewer müssen nur die Bewerber*innen sehen und Feedback zu ihnen abgeben, für die sie verantwortlich sind. Hiring Manager, die bereits mit konkurrierenden Prioritäten jonglieren, müssen verstehen, wie sie sich schnell auf zukünftige Einstellungen einlassen und Entscheidungen treffen können. Personalvermittler*innen und Personalbeschaffungs-Koordinator*innen benötigen effiziente Workflows, damit Bewerber*innen den Prozess schnell absolvieren können. Des Weiteren müssen auch Führungskräfte während des gesamten Prozess unterschiedlich sichtbar sein.

Es ist möglich, einen Prozess zu erstellen, der für jede*n Benutzer*in bei jedem Schritt genau definiert ist. Durch einige grundlegende Anpassungen Ihrer Arbeitsabläufe und Systemkonfigurationen können Sie sicherstellen, dass Ihr Einstellungsteam gut aufgestellt ist, um Bewerber*innen umsichtig und einfach anzusprechen und die richtigen Talente zur richtigen Zeit einzustellen.

Legen Sie Benutzerzugriffsrichtlinien fest

Definieren Sie zunächst jede Benutzergruppe und deren Rolle in Bezug auf die Einstellung von Bewerber*innen. Basierend auf ihren Beiträgen zum Prozess können Sie bestimmen, welche Benutzer Admin-Berechtigungen benötigen und wer in der Lage sein sollte, private oder sensible Daten zu sehen und Konfigurationen im System vorzunehmen.

Hier sind einige häufige Rollen und Ausrichtungsberechtigungen, die Ihnen helfen, Ihr eigenes Setup durchzudenken. Eine Anleitung zu bestimmten Berechtigungen, die für jede Zugriffsebene aktiviert werden müssen, finden Sie in diesem Leitfaden von Greenhouse.

Personalvermittler*innen

Berechtigungszugriffsebene:

Job-Admin privat für spezifische Rollen und Abteilungen

Job-Admin Standard für alle Rollen in der Organisation

Führungskräfte

Berechtigungszugriffsebene: Job-Admin Standard für alle Rollen in der Organisation

Hiring Manager

Berechtigungszugriffsebene: Job-Admin privat für spezifische Rollen und Abteilungen

Interviewer

Berechtigungszugriffsebene: Interviewer für spezifische Rollen und Abteilungen

Alle anderen im Unternehmen

Berechtigungszugriffsebene: Grundlegender Benutzerzugriff


Nachdem Sie Ihre Berechtigungen standardisiert haben, sollten Sie die Dokumentation erstellen. Dadurch kann Ihr Team neuen Benutzern in Ihrer Organisation die korrekten Berechtigungen zuweisen.

Nutzen Sie den Taskmanager

Weisen Sie einzelnen Benutzern aus dem Einstellungsteam Schlüsselaufgaben zu. Als Best Practice in der Greenhouse Recruiting-Plattform sollten alle Jobs eine*n zugewiesene*n primäre*n Personalvermittler*in und Koordinator*in aufweisen. Weisen Sie außerdem die Lebensläufe den entsprechenden Hiring Managern zur Prüfung zu, damit diese automatische Workflow-Aufgaben erhalten, wenn es an der Zeit ist, die Bewerber*innen zu überprüfen.

Nutzen Sie Tools wie die Pipeline-Filter auf der Registerkarte für alle Bewerber*innen, um die Team-Performance und die Einhaltung zugewiesener Aufgaben und Priorisierung der Workloads zu evaluieren. Hier einige Pipeline-Aufgabenfilteroptionen, die Sie verwenden können:

Benötigt Entscheidung

Sehen Sie, welche Bewerber*innen weiterkommen oder abgelehnt werden.

Berichtsbogen fällig

Identifizieren Sie, welche Benutzer kein Vorstellungsgesprächs-Feedback eingereicht haben – legen Sie als Best Practice ein SLA von 24 Stunden für die Berichtsbogen-Einreichung fest

Angebot erstellen

Informieren Sie Ihre Führungsteams über Angebotsverlängerungen und legen Sie Erwartungen für den Umfang der Angebotsprüfungen und -genehmigungen fest

Sie können jetzt Ihre Registerkarte für alle Bewerber*innen speichern und planen, indem Sie Essential Candidate-Berichte erstellen.

Fördern Sie eine kontinuierliche Kommunikation rund um die Einstellung

Halten Sie alle mithilfe von Benachrichtigungen informiert. Jobbenachrichtigungen halten konfigurierte Benutzer automatisch über die jüngsten Aktionen hinsichtlich eines bestimmten Jobs informiert. Jobbenachrichtigungen werden per E-Mail gesendet und können für die folgenden Ereignisse konfiguriert werden, die für einen Job auftreten:

• Wöchentlicher Personalbeschaffungsbericht
• Neue Bewerber*innen
• Neue interne Bewerber*innen
• Neue empfohlene Kandidat*innen
• Neue Arbeitsvermittler-Einreichungen
• Genehmigung zum Start der Personalbeschaffung
• Angebot vollständig genehmigt
• Phasenübergänge
• Neue Berichtsbogen

Halten Sie die Kommunikationsschleifen offen, indem Sie bei jedem Schritt des Vorstellungsgespräch Notizen und Erinnerungen der Bewerber*innen protokollieren.

Wie bei jedem anderen Teil der Personalbeschaffungs-Workflows müssen Sie beurteilen, wie gut Ihr Einstellungsteam zusammenarbeitet und sich auf dem Laufenden hält. Zusätzlich zu den Berichten auf der Registerkarte für alle Bewerber*innen zur Evaluierung der Teamleistung, die oben angegeben wurde, können die Berichte zum Interviewer-Engagement, zum Pipeline-Verlauf und zu den Durchsatzraten sowie zur Angebotsaktivität Sie über mögliche Engstellen in Ihrem Prozess benachrichtigen, die durch strategische Änderungen an den Zugriffs- und Kommunikations-Workflows Ihres Teams behoben werden können.

Sehen Sie sich die Webinar-Reihe zum Optimieren und Rationalisieren an, dort finden Sie weitere Tipps und Best Practices zur Entwicklung eines effizienteren Einstellungsprozesses.