Gestalten Sie einen strukturierten Einstellungs- und Interviewprozess für die Skalierbarkeit in Ihrem Unternehmen.

Die Beibehaltung eines strukturierten Einstellungsprozesses ist die Grundlage für Ihren Einstellungserfolg. Auf diese Weise können Sie immer wieder qualifizierte Einstellungsentscheidungen treffen. Außerdem bietet es die Struktur, um Ihr Team zu skalieren, sodass Sie schnell und effektiv die Geschäftsziele erreichen können, die Ihr Unternehmen zum Erfolg führen.

Ganz gleich, ob Sie neu im Bereich der strukturierten Personalbeschaffung sind oder ob Ihr Prozess noch etwas Feinschliff vertragen könnte – wir wissen, dass die Optimierung Ihres Einstellungsprozesses erdrückend erscheinen kann. Wir haben diesen Prozess in drei umsetzbare Schritte gegliedert, damit Sie schnell die Struktur aufbauen können, die Sie zur Steigerung der Einstellungseffizienz Ihres Teams benötigen.

Planen Sie Ihre wichtigsten Arbeitsabläufe

Stadien des Einstellungsprozesses

Lassen Sie Ihr einstellendes Team ein wiederholbares und skalierbares Vorstellungsgespräch erstellen, das die Einstellungspraktiken Ihres Unternehmens genau widerspiegelt und das Finden von Kandidat*innen erleichtert. Denken Sie daran, dass Ihre Vorstellungsgespräche in den verschiedenen Abteilungen einheitlich sein sollten. Allerdings sollten Variationen (kompetenzbasierte Tests, Projekte fürs Homeoffice usw.) da möglich sein, wo es sinnvoll ist.

Hier beispielhaft eine Pipeline für ein Vorstellungsgespräch:

Überprüfen Sie Ihre bestehenden Pipeline-Kennzahlen und arbeiten Sie mit Ihren Personalverantwortlichen zusammen, um Folgendes festzustellen: Welche Stadien sind ein Muss und welche ziehen Ihren Prozess unnötig in die Länge, führen zu einem Ausscheiden von Bewerbern oder verwässern gar Ihre Daten. Als bewährte Methode sollten Sie etwa 8–10 Stadien in Ihrem Einstellungsprozess haben.

Für eine gründlichere Bewertung Ihres Einstellungsprozesses bietet unser E-Book zum Thema Structured Hiring interaktive Arbeitsblätter und einen Aktionsplan, mit denen Sie Ihre Teams anleiten und bessere Arbeitsabläufe einführen können.

Benutzerberechtigungen

Überprüfen Sie nach der Neukonfiguration Ihres Prozesses zum Vorstellungsgespräch Ihre Benutzerberechtigungen, um sicherzustellen, dass jede Rolle in Ihrem Unternehmen im Einstellungssystem berücksichtigt wird.

Erstellen Sie Berechtigungen, die die Rolle der einzelnen Personen im Einstellungsprozess genau widerspiegeln. Neben Ihren Website-Administratoren – in der Regel die Benutzer, die für die Konfiguration und Wartung von Greenhouse verantwortlich sind – können Sie Rollen für Ihr gesamtes Rekrutierungsteam und alle anderen Personen in Ihrem Unternehmen erstellen, die als Entscheidungsträger*innen in Ihrem Rekrutierungsprozess tätig sind.

Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, lesen Sie den Artikel Optimieren und rationalisieren: Entwickeln Sie Teams mit Fokus auf Klarheit, Sicherheit und Compliance, um Richtlinien für Berechtigungen und Vorschläge für benutzerdefinierte Job-Admin-Rollen zu erhalten, die Sie für Ihr Team übernehmen können.

Freigabe von Stellen und Stellenangeboten

Sparen Sie Zeit ein, indem Sie einen Genehmigungsprozess konfigurieren, der Ihre internen Job- und Stellengenehmigungen nachbildet. Die Automatisierung Ihrer Genehmigungen ermöglicht es Ihren Entscheidungsträger*innen, detaillierte Informationen zu prüfen und direkt in Greenhouse über die Stelle oder den Bewerber zu kommunizieren. Somit dient das System als zentrale Erkenntnisquelle für alle Einstellungsentscheidungen und -aktivitäten.

Es gibt drei Arten von Genehmigungsworkflows, die konfiguriert werden können. Je nach den Bedürfnissen Ihres Teams können Sie einige oder alle dieser Arbeitsabläufe konfigurieren:

Freigabe von Stellen

Genehmigungen für den Beginn der Rekrutierung

Ist dieser Workflow eingerichtet, bleiben neu hinzugefügte Aufträge im Entwurfsstatus, bis sie genehmigt werden. Sobald die Genehmigung erteilt ist, ändert sich der Status der Stelle in „offen“, und die Stellenanzeige kann auf Ihrer Karriereseite veröffentlicht werden.

Offizielle Stellenfreigaben

Wenn dieser Workflow eingerichtet ist, müssen offene Stellen genehmigt werden, bevor Angebote erstellt werden können.

Freigabe von Stellenangeboten

Freigaben für Stellenangebote an die jeweiligen Kandidat*innen

Sobald dieser Arbeitsablauf eingerichtet ist, muss jedes einzelne Angebot genehmigt werden, bevor es dem Bewerber unterbreitet werden kann.

Prüfen Sie Ihre bestehende Kontokonfiguration

Nachdem Sie sich für Ihren zukünftigen Einstellungsprozess entschieden haben, überprüfen Sie Ihre bestehende Greenhouse-Konfiguration, um festzustellen, wo Sie Änderungen vornehmen müssen. Hierfür empfehlen wir die Durchführung eines Datenqualitätsaudits. Diese Checkliste soll Ihr Unternehmen bei der Datenbereinigung und Prozesspflege unterstützen. Wenn Sie Ihren Prozess für Vorstellungsgespräche aktualisieren, sollten Sie sich vor allem auf die Bereinigung der Stadien konzentrieren, um sicherzustellen, dass Ihr neuer Prozess in Ihren Greenhouse-Workflows erfasst wird.

Sobald Sie die Bereinigung der Arbeitsschritte abgeschlossen haben, aktivieren Sie die folgenden Optionen in Greenhouse, um zu verhindern, dass die Benutzer*innen zu inkonsistenten Arbeitsgewohnheiten zurückkehren:


Künftige Änderungen der Stadien verhindern

Schränken Sie die Anzahl der Benutzer*innen ein, die Stadien erstellen können, indem Sie die benutzerspezifischen Berechtigungen für Ihre Job-Administratoren aktualisieren.

Kopieren von Greenhouse-Standardstadien deaktivieren

Sperren Sie Ihren neuen Prozess, indem Sie in den Berechtigungsrichtlinien die Möglichkeit für Job-Admins deaktivieren, Greenhouse-Standardstadien zu kopieren

Erstellen von Vorlagen für Stellen

Straffen Sie den Prozess der Auftragserstellung, sodass die Benutzer*innen keine sich wiederholenden Informationen eingeben müssen, wie z. B. die gewünschten Eigenschaften der Kandidat*innen und häufige Fragen im Vorstellungsgespräch.

Beschränken der Arbeitsplatzbeschaffung auf Stellen laut Vorlage

Deaktivieren Sie dann über die Berechtigungsrichtlinien die Einstellung „Stellenverwalter*innen das Erstellen oder Kopieren von Stellen ohne Vorlage während der Auftragserstellung gestatten“.

Sie möchten mehr erfahren? Sehen Sie sich bewährte Methoden zur Bereinigung von Stadien an.

Erstellen eines Programms für Training und Befähigung

Eine erfolgreiche Einstellungsorganisation erfordert die unternehmensweite Einführung eines strukturierten Rekrutierungsprozesses. Führen Sie ein Training für Ihr einstellendes Team durch, um es auf Ihren neuen Prozess vorzubereiten und die Erwartungen an Vorstellungsgespräche für alle Rollen und Teams festzulegen.

Für Interviewer*innen, die an Vorstellungsgesprächen teilnehmen und Berichtsbögen einreichen, wird ein Training zu bewährten Methoden für Vorstellungsgespräche sowie Erwartungen an das Feedback aus den Berichtsbögen angeboten.

Für Job-Admins wie Personalverantwortliche, Recruiter und Koordinatoren führen Sie praktische Trainings durch, um die Benutzer*innen durch Ihren neuen Prozess für Vorstellungsgespräche zu führen. Passen Sie Ihren eigenen Trainingsplan an oder greifen Sie auf unsere Trainingsvorlage für Stellenverwalter*innen bzw. Einstellungsleiter*innen zurück.

Für Site-Admins, die für die Pflege Ihrer Systemeinrichtung und -konfigurationen verantwortlich sind, können Sie unser Training für neue Administratoren nutzen, um das Training für neue Prozesse in Ihrem Team zu ergänzen.

Ihr Einstellungsprozess ist dynamisch und wird sich ständig weiterentwickeln, wenn sich die Anforderungen Ihres Unternehmens verlagern. Um ein funktionierendes Verfahren aufrechtzuerhalten, sollten Sie einen Überprüfungszyklus festlegen, um Ihr Einstellungsverfahren regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Auf diese Weise können Sie Ihren Einstellungsanforderungen gerecht werden und Ihren Prozess effizient und organisiert gestalten.

Sehen Sie sich die Webinar-Reihe zum Optimieren und Rationalisieren an. Dort finden Sie weitere Tipps und Best Practices zur Entwicklung eines effizienteren Einstellungsprozesses.