Eine Checkliste für Neueinstellungen ist ein Dokument, das Ihnen hilft, den Überblick über alle Aufgaben zu behalten, die bis zum Starttermin zu erledigen sind, nachdem ein*e Bewerber*in das Vertragsangebot angenommen hat. Je nachdem, wie lange das Onboarding in Ihrem Unternehmen dauert (und wer an den verschiedenen Aufgaben beteiligt ist), kann sich Ihre Checkliste für neue Mitarbeiter*innen über den ersten Monat, die ersten drei Monate oder sogar die ersten sechs Monate im Unternehmen erstrecken.

Sie können auch verschiedene Versionen Ihrer Checkliste für neue Mitarbeiter*innen für die verschiedenen Teams oder Personen erstellen, die an der Einarbeitung beteiligt sind, z. B. Ihr IT-Team, die Personalabteilung, der*die direkte Vorgesetzte des neuen Mitarbeitenden und sogar sein*ihr Onboarding-Buddy.

Warum ist eine Checkliste für Neueinstellungen wichtig?

Eine Checkliste für Neueinstellungen (oder mehrere Versionen einer Checkliste für verschiedene Personen oder Teams) ist die Grundlage für einen strukturierten Onboardingprozess. Dies ist wichtig, weil es …

• … Struktur und Konsistenz bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen schafft, so dass alle neuen Mitarbeiter*innen mit den gleichen Informationen und Ressourcen starten. Und das zahlt sich langfristig aus: Die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter*innen drei Jahre später immer noch in einem Unternehmen arbeiten, ist um 58 Prozent höher, wenn sie durch einen strukturierten Einführungsprozess geführt wurden.
• … sicher stellt, dass nichts und niemand vergessen wird. Es gibt zahllose Horrorgeschichten über neue Mitarbeiter*innen, die an ihrem ersten Arbeitstag erscheinen, ohne dass sie jemand erwartet hat, und die nicht über die für ihre Arbeit erforderlichen Arbeitsmittel oder Ressourcen verfügen. Dies ist eine noch größere Herausforderung, wenn man an einem dezentralen Standort zu arbeiten beginnt, wo die gesamte Kommunikation auf den funktionierenden Zugang zu Firmen-E-Mails und anderer Software angewiesen ist. Eine positive Erfahrung bei der Einstellung neuer Mitarbeiter*innen führt zu zufriedeneren Mitarbeitenden in den ersten Tagen und im weiteren Verlauf. Untersuchungen zeigen, dass 54 Prozent der Unternehmen mit strukturiertem Onboarding ein höheres Mitarbeitendenengagement aufweisen.
• … Angst und Unsicherheit bei neuen Mitarbeiter*innen verringert. Wenn Bewerber*innen nach der Unterzeichnung eines Angebots nichts mehr hören, können sie sich Sorgen machen, ob die Entscheidung für Ihr Unternehmen die richtige war. Wenn Sie jedoch regelmäßig mit ihnen kommunizieren – sei es, um sie nach der idealen Einrichtung ihres Arbeitsplatzes zu fragen oder ein Begrüßungsessen zu planen – senden Sie die Botschaft, dass Sie sich wirklich darauf freuen, sie in Ihrem Team zu haben.

Wie nutzt Greenhouse die Checklisten für Neueinstellungen?

Greenhouse verwendet Checklisten für Neueinstellungen als Teil unseres stark strukturierten Onboardingprogramms für neue Mitarbeiter*innen, ihre Manager*innen und alle anderen, die am Onboardingprozess beteiligt sind. Das Ingenieurteam von Greenhouse hat seinen Onboardingprozess umgestaltet, um ihn reproduzierbar und skalierbar zu machen, und verlässt sich dabei auf die Checklisten von Greenhouse Onboarding, um den Überblick über die Aufgaben und ihre Verantwortlichen zu behalten. "Wir haben alles, was wir konnten, in Greenhouse Onboarding kodifiziert", sagt der ehemalige Director of Engineering Aaron Gibralter. Für jedes Teil des Puzzles wurde die ideale Person ermittelt, die die Verantwortung für den*die neue*n Mitarbeiter*in trägt, und dies wurde dann in den Greenhouse Onboardingplan für Neueinstellungen innerhalb der technischen Abteilung aufgenommen.

Und wir sind nicht die Einzigen! Der Greenhouse-Kunde Cheetah Digital implementierte Greenhouse Onboarding, um einen definierten Rahmen zu schaffen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und Aufgaben und E-Mail-Erinnerungen für neue Mitarbeiter*innen zu automatisieren – und das alles bei gleichzeitiger Stärkung der Unternehmensmarke und Einweisung der Mitarbeitenden in die Arbeitsmaterie. Die Ergebnisse waren aufschlussreich. In den ersten 30 Tagen konnte das Team 54 neue Mitarbeiter*innen nahtlos einarbeiten, 526 Aufgaben erledigen und 12 Stunden für die Koordinierung der Personalabteilung einsparen. Außerdem erhielt es 100 Prozent positives Feedback von den neuen Mitarbeitenden.

Unsere wichtigsten Checklisten für Neueinstellungen umfassen:

• eine Checkliste vor der Einstellung, auf die Sie sich nach der Annahme des Vertragsangebots beziehen können
• einen Zeitplan für die Aufgaben, die in der Woche vor dem ersten Arbeitstag des*der neuen Mitarbeiter*in zu erledigen sind
• eine Checkliste für den ersten Tag, um sicherzustellen, dass die beteiligten Teams vorbereitet und einsatzbereit sind
• Checklisten für die erste Woche und darüber hinaus, einschließlich Ideen, um die neuen Mitarbeiter*innen bis zum sechsten Monat zu beschäftigen