Blog5 Elemente eines erfolgreichen Onboardingprogramms für Mitarbeiter*innen
Sie investieren viel Zeit und Mühe in die Verwaltung der Bewerber*in-Erlebnisse. Sie denken darüber nach, wie Sie mit den Bewerber*innen während des Bewerbungsprozesses kommunizieren, wie Sie Telefon- und Vorstellungsgespräche vor Ort optimieren und wie Sie Feedback einholen, damit Sie die Bereiche verbessern können, in denen Sie sie enttäuscht haben.
Aber nehmen wir an, Sie haben all diese Schritte erfolgreich gemeistert und ein Angebot gemacht. Zeit, ein paar Schampuskorken knallen zu lassen und einen Moment lang zu feiern!
Okay, jetzt, wo Sie mit dem Feiern fertig sind, was kommt jetzt?
Genauso wie Sie viel Zeit und Ressourcen in die Schaffung eines hervorragenden Bewerber*in-Erlebnis investiert haben, sollten Sie sich auch Gedanken darüber machen, wie Sie das bestmögliche Erlebnis für neue Mitarbeiter*innen schaffen können.
Das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen ist komplex (so komplex, dass wir ein ganzes E-Book darüber geschrieben haben!), aber wir haben es auf eine Handvoll wesentlicher Elemente reduziert:
Wie schaffen Sie ein Onboarding-Erlebnis, das Ihren neuen Mitarbeiter*innen das Gefühl gibt, willkommen zu sein, sich zu freuen und bereit zu sein, einen Beitrag zu Ihrem Unternehmen zu leisten? Lesen Sie unsere 5 Tipps!
1. Beginnen Sie mit dem Pre-Boarding
Vorausschauende Unternehmen wie Airbnb und SendGrid haben erkannt, dass das Onboarding nicht erst am ersten Tag einer*eines Mitarbeiter*in beginnen sollte. Sie können einige Aufgaben bereits im Vorfeld im Rahmen eines „Pre-Boarding“–Prozesses erledigen, damit der erste Tag einer*eines neuen Mitarbeiter*in so effizient wie möglich verläuft und Spaß macht.
Hier sind einige der Aufgaben, die Sie in Ihr Pre-Boarding-Programm aufnehmen können:
Lassen Sie neue Mitarbeiter*innen Papiere ausfüllen, z. B. Ihre NDA, Erfindungsvereinbarung und Steuerformulare.
Geben Sie neuen Mitarbeiter*innen einen detaillierten Zeitplan für ihren ersten Tag (einschließlich Wegbeschreibung zum Büro, Namen der Personen, mit denen sie zusammentreffen werden, und was sie zum Mittagessen einplanen sollten).
Geben Sie ein Exemplar Ihres Mitarbeiterhandbuchs und Ihres Leitfadens für Sozialleistungen weiter.
Geben Sie neuen Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, ihren bevorzugten Schreibtisch/Computer/ihre bevorzugte Ausstattung zu beantragen.
Geben Sie neuen Mitarbeiter*innen Zugang zum Intranet Ihres Unternehmens oder zu einer Onboarding-Software wie Greenhouse Onboarding, damit sie sich mit ihren Kolleg*innen vertraut machen können.
Teilen Sie die Kontaktdaten von Personalverantwortlichen oder Mitarbeiter*innen mit, die ihre Fragen vor dem Starttermin beantworten können.
2. Über die HR-Abteilung hinausgehen
Es stimmt, dass Ihre neuen Mitarbeiter*innen viel mit der Personalabteilung oder dem Mitarbeiter-Einsatzteam zu tun haben, aber an dem Onboarding sollten Mitarbeiter*innen aus dem gesamten Unternehmen beteiligt sein.
Zunächst einmal können die*der direkte Manager*in Ihres neuen Mitarbeiter*in und seine*ihre Teamkolleg*innen viele der Aufgaben erledigen, die mit den Abläufen in ihrer Abteilung zusammenhängen. Sie sind diejenigen, die die Prozesse und Arbeitsabläufe sowie die Erwartungen an die Leistung teilen. Ihr HR-Team muss den direkten Manager*innen nicht unbedingt genau sagen, wie sie neue Teammitglieder einführen sollen, aber es ist eine gute Idee, sich zu vergewissern, dass sie einige Prozesse eingeführt haben, um denjenigen, die ihrem Team beitreten, eine einheitliche Erfahrung zu bieten.
Es ist auch eine gute Idee, Mitarbeiter*innen aus anderen Teams dazu zu bringen, sich selbst – und die Arbeit ihrer Teams – den neuen Mitarbeiter*innen vorzustellen. Auf diese Weise lernen die neuen Mitarbeiter*innen, wie die verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten, und sie wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie eine Frage oder ein Problem haben, das am besten außerhalb ihrer Abteilung gelöst werden sollte.
Vergessen Sie aber nicht, dass es beim Start in einem neuen Unternehmen nicht nur um die Arbeit geht, sondern auch darum, sich in einem neuen Arbeitsbereich und -umfeld zurechtzufinden. Wenn man eine Weile an einem Ort war, weiß man, wie man die Kaffeemaschine bedient und wo die besten Plätze zum Mittagessen sind, aber es dauert eine Weile, bis man an diesem Punkt ist. Sie können neuen Mitarbeiter*innen helfen, diesen Prozess zu beschleunigen, indem Sie sie mit einem/einer Mitarbeiter*in des Unternehmens zusammenbringen. Die*der Mitarbeiter*in führt die*den neue*n Mitarbeiter*in in der ersten Woche zum Mittagessen aus und ist Ansprechpartner*in für alle Fragen, die die*der neue*n Mitarbeiter*in zur Unternehmenskultur oder den Unternehmensrichtlinien hat.
3. Investieren Sie in die langfristige Entwicklung Ihrer Mitarbeiter*innen
Wenn Sie eine*einen neue*n Mitarbeiter*in einstellen, ist die Versuchung groß, sie*ihn so schnell wie möglich an die Arbeit zu bringen. Aber diese Strategie kann ein wenig kurzsichtig sein. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, einen Entwicklungsplan für Ihre Mitarbeiter*innen zu erstellen, können Sie ihnen helfen, sich ein Bild von ihrer Zukunft in Ihrem Unternehmen zu machen, und zeigen, dass Sie sich für ihren langfristigen Erfolg einsetzen.
Ihr Entwicklungsplan für Mitarbeiter*innen kann so einfach sein wie eine Liste von Zielen, die zunehmende Verantwortung erfordern. Zum Beispiel:
Monat 1 Ziel: Recherchieren in der Branche und Präsentation vor der*dem Manager*in.
Monat 2 Ziel: Kompetenz in einer bestimmten Software entwickeln.
Ziel für Monat 3: Teilnahme an einem Projekt mit Mitgliedern aus mindestens zwei Abteilungen.
Wenn Sie es vorziehen, können Sie auch ein wenig ausführlicher sein und einen Plan entwerfen, der mehrere verschiedene Arten von Zielen umfasst. Zu berücksichtigen sind dabei Ziele, die sich auf die Rolle der*des neuen Mitarbeiter*in, auf ein bestimmtes Projekt, an dem sie*er arbeiten wird, auf ihre*seine berufliche Entwicklung und auf ihre*seine Leistung beziehen.
4. Es soll Spaß machen!
Sie können so kreativ werden wie Sie möchten, wenn Sie Aufgaben an neue Mitarbeiter*innen zuweisen.
Hier sind nur einige Beispiele dafür, wie moderne Arbeitgeber*innen das Onboarding interaktiv und unterhaltsam gestalten:
Bieten Sie eine Leihbücherei mit Büchern an, die die Unternehmensgründer*innen beeinflusst haben.
Schicken Sie neue Mitarbeiter*innen auf eine Schnitzeljagd durch das Büro. Pluspunkte gibt es, wenn Sie es so gestalten, dass es die Interaktion mit Menschen aus verschiedenen Abteilungen fördert!
Halten Sie eine Q&A-Veranstaltung mit einer Gruppe von neuen Mitarbeiter*innen und einer*einem Mitgründer*in ab, um alle Fragen zur Geschichte, Vision und Ausrichtung des Unternehmens zu beantworten.
Dekorieren Sie den Schreibtisch der*des neuen Mitarbeiter*in mit Luftballons, einem Willkommensschild, ihrem*seinem Lieblingsfrühstück oder allen drei Dingen!
Veranstalten Sie eine „Feier für neu eingestellte Mitarbeiter*innen“ für alle Mitarbeiter*innen, die seit 100 Tagen oder weniger im Unternehmen sind.
5. Feedback nicht vergessen
Ein umfassendes Onboarding-Programm sollte sich nicht auf einen einseitigen Informationsfluss konzentrieren. Es ist auch wichtig, neuen Mitarbeiter*innen die Möglichkeit zu geben, ihr Feedback über das Unternehmen im Allgemeinen und den Onboarding-Prozess im Besonderen zu geben.
Eine einfache Möglichkeit, Feedback zu erhalten, ist die Durchführung einer Umfrage bei neuen Mitarbeiter*innen. Sie können sie am Ende der ersten Woche, des ersten Monats oder zu jedem anderen Zeitpunkt verschicken, wenn Sie glauben, dass die neuen Mitarbeiter*innen etwas zu sagen haben.
Eine weitere Möglichkeit, Feedback zu erhalten, besteht darin, neue Mitarbeiter*innen zu bitten, dem Personalteam oder anderen Stakeholdern zu erläutern, wie sie den Onboarding-Prozess verbessern würden. Sie erhalten großartiges Feedback und zeigen Ihren neuen Mitarbeiter*innen, dass ihre Stimme gehört wird und ihre Meinung geschätzt wird – eine wirklich Gewinn bringende Situation!
Wie Sie sehen, gibt es beim Onboarding von neuen Mitarbeiter*innen eine ganze Menge zu beachten! Wir haben in diesem Beitrag einige der Grundlagen vorgestellt. Wenn Sie jedoch tiefer eintauchen und Zugang zu Zeitplänen und Checklisten erhalten möchten, die Ihnen bei jedem Schritt des Onboardings helfen, laden Sie sich unser E-Book „New Hire Onboarding Guide“ herunter, indem Sie auf die Schaltfläche unten klicken!
