Erfährt Ihr Unternehmen derzeit nie dagewesene Anstiegsraten bei den Stellenbewerbungen? Falls ja, sind Sie nicht allein. Egal, ob Sie jetzt einstellen oder planen, dies zu tun, wenn wieder mehr Einstellungen benötigt werden: Sie können erwarten, dass sehr viele Bewerber*innen um Ihre Aufmerksamkeit ringen. Als Personalvermittler*in kann das sehr begrüßenswert sein. Sie werden evtl. aber auch feststellen, dass der plötzliche Zustrom an Interesse für Ihr Unternehmen sich wie eine Flutwelle anfühlt.

Wir bei Greenhouse arbeiten mit einigen der attraktivsten einstellenden Markenunternehmen weltweit zusammen. Diese Unternehmen mussten schon immer mit hohen Zahlen an eingehenden Bewerbungen umgehen. Dadurch konnten wir ermitteln, welche Methoden am effizientesten sind und die größten geschäftlichen Auswirkungen haben.

Wir stehen bereit, um Ihnen aktiv dabei zu helfen, eine Vielzahl von Bewerber*innen zu screenen und Ihre Bemühungen auf die richtigen Bewerber*innen zu fokussieren, die für die offenen Stellen jetzt ideal sind. Die Oberseite des Bewerber*innen-Pipeline kann manuell aufwändig zu bearbeiten sein. Beachten Sie daher, dass der Prüfprozess ein fein tariertes Gleichgewicht zwischen Automatisierung und dem notwendigen menschlichen Eingriff erfordert.

Hier sind fünf Taktiken, die Ihnen beim Umgang mit einer besonders großen Bewerber*innen-Pipeline helfen:

1. Der Stellenbewerbung detailliertere Fragen hinzufügen

Wenn Sie von der reinen Masse überwältigt werden, wird es einfacher für Sie, die Bewerbungen zu differenzieren, die Sie weiter durch die Pipeline führen sollten, wenn Sie die richtigen Fragen stellen. Diese Fragen können Stellenanforderungen detaillierter formulieren, nach einer Liste technischer Fähigkeiten fragen oder dazu verwendet werden, um Personen auszusortieren, die sich en masse für jeden verfügbaren Job auf dem Stellenmarkt bewerben.

Wenn Sie anhand des aktuellen Einstellungsbedarfs Ihrers Unternehmens die richtigen Fragen formuliert haben, können Sie Ihr ATS zum Filtern Ihrer Pipeline nach Top-Talenten einsetzen. In Greenhouse können Sie:

Bewerbungsregeln mit automatischer Ablehnung festlegen, um Bewerber*innen anhand ihrer Antworten auf Ihre Stellenbewerbungsfragen frühzeitig auszuschließen.

• Beispiel: „Haben Sie einen LKW-Führerschein?“
  Technische Lösung: Bewerber*innen automatisch ablehnen, die den Führerschein noch nicht haben, weil für die Stelle ein LKW-Führerschein notwendig ist

Auto-Tags verwenden, um Bewerber*innen einfach zu gruppieren

• Beispiel: „Wo wohnen Sie?“
  Technische Lösung: Setzen Sie Auto-Tags basierend auf dem Ort, um die Bewerber*innen zusammenzustellen, die in der Nähe der spezifischen Lagerhalle oder des Einzelhandelsstandorts wohnen, für die/den Sie einstellen

Nachdem Sie die automatisch abgelehnten Bewerber*innen aussortiert haben, können Sie die restlichen Bewerber*innen anhand relevanter Tags oder Filter prüfen, um den Prozess zu beschleunigen. Fokussieren Sie auf die für die Bewerbungsprüfung aufgewendete Zeit, indem Sie Auto-Tagging-Regeln und Erkenntnisse aus wichtigen Berichten nutzen. Wenn Sie Bewerber*innen basierend auf Antworten auf spezifische Stellenausschreibungs-Fragen automatisch markiert haben, können Sie einfach nach bestimmten Tags filtern und diese Bewerber*innen zuerst überprüfen. In Ihrer ersten Bewertungsrunde könnten Sie beispielsweise nur auf Bewerber*innen mit mehr als 5 Jahren C++ Erfahrung für Ihre Entwickler*innen-Rolle achten.

Der Greenhouse-Bericht zur Bewerber*innen-Qualität nach Quelle kann hervorheben, welche Quellen die hochwertigsten Bewerber*innen liefern, damit Sie nach Quellen oder anderen Werten filtern und dann die Bewerbungsprüfung nur bei diesen Bewerber*innen starten können, um sich zunächst auf solche von Ihren erfolgreichsten Quellen zu konzentrieren.

2. Terminplanung für Vorstellungsgespräche straffen

Einmalige E-Mails reichen nicht aus, wenn SIe versuchen, Hunderttausende von Bewerbungen durchzuarbeiten. Deshalb empfehlen wir, dass Sie Vorstellungsgesprächs-Termine mit verschiedenen Bewerber*innen gleichzeitig per E-Mail planen. Sie glauben nicht, dass das geht? Natürlich können Sie Vorstellungsgesprächs-Terminierungsnachrichten für Telefon-Screenings ganz oben im Funnel mit einer einfachen Terminplanungsintegration wie Calendly gesammelt schicken. Diesen Schritt zu ergreifen reduziert den Zeitaufwand für E-Mails und ermöglicht es Ihnen, sich auf andere Aspekte des Einstellungsprozesses zu konzentrieren.

3. Nutzen Sie Tools, um Top-Talente in der Menge der Bewerber*innen zu finden

Stellenbewerbungen allein reichen in der Regel nicht aus, um zu bestimmen, wer die richtigen Bewerber*innen für die offenen Stellen sind, die Sie eigentlich bereits gestern hätten besetzt sollen (ganz zu schweigen von heute und morgen). Damit Ihr Unternehmen die richtig qualifizierten Personen so schnell wie möglich erreichen kann, versenden Sie Beurteilungen gesammelt, um Bewerber*innen mit spezifischen Tests oder Aufgaben nach Online-Fähigkeiten zu screenen.

Greenhouse lässt sich mit mehr als 80 Beurteilungs- und Optimierungslösungen integrieren, die den Prozess der Auswahl über Bewerbungen automatisieren. Unsere Beurteilungslösungen testen Bewerber*innen vor allen persönlichen Vorstellungsgesprächen auf spezifische Fähigkeiten, wie z. B. mittels HackerRank für technische Beurteilungen. Unsere Personalbeschaffungs-Optimierungs- und Analysepartner nutzen Automatisierung und KI, um die Bewerbungen für Sie zu sondieren, darunter CiiVSOFT und Hiring Solved. Weil Sie so viele Lebensläufe in Ihrem System haben und täglich eine weitere Flut dazukommt, müssen Sie die menschliche Leistung Ihres Teams mit Technologie verstärken.

Bei dieser frühen Beurteilungsphase können Sie Ihre vertrauenswürdigen Auto-Tag- und Auto-Reject-Features nutzen, um Bewerber*innen auf der Grundlage ihrer Beurteilungsleistung zu filtern. Wir empfehlen, über die oben genannten Beurteilungen zum Abarbeiten im Büro hinauszugehen und für bestimmte Übungen oder Fragen Einbahn-Video-Vorstellungsgespräche zu nutzen. Diese werden auch als asynchrone Videos bezeichnet und können zum Aussieben von Bewerber*innen viel effizienter sein als lange Live-Video-Vorstellungsgespräche. Dadurch sparen sowohl Ihr Unternehmen als auch die potenziellen Bewerber*innen Zeit. Greenhouse bietet verschiedene Integrationen mit Video-Vorstellungsgesprächs-Tools wie SparkHire, um solche Einbahn-Video-Vorstellungsgespräche durchzuführen.

4. Egal, ob Sie aktiv einstellen oder nicht, es ist wichtig, Ihre Pipeline zu pflegen

Die Schaffung echter Beziehungen mit aktiven und potenziellen Kandidat*innen kann bei Ihren langfristigen Personalbeschaffungs-Bemühungen einen großen Unterschied machen. Die Nutzung eines Tools wie Greenhouse CRM kann Ihnen dabei helfen, einen Prozess zu entwickeln, der durchdachte Schritte unternimmt, um einen Ihrer wertvollsten Aktivposten (Ihren Talent-Pool!) zu binden, und das auch in Zeiten mit wenigen oder gar keinen Neueinstellungen. Mit Greenhouse CRM können Nutzer*innen:

Potenzielle Kandidat*innen in strategische Kandidat*innen-Pools einteilen und Kommunikationsstrategien erstellen, um relevante Marketing- und Markeninformationen bereitzustellen und potenziellen Kandidat*innen zu helfen, mit Ihrem Unternehmen in Verbindung zu bleiben

• Beispiel: Angesichts der Anzahl unerwarteter Entlassungen, die sich auf Ihre Belegschaft auswirken können, kann das Anlegen von Pools ehemaliger Bewerber*innen oder Kandidat*innen besonders nützlich sein. Durch das Tracking dieser Gruppe können Sie die Beziehungen pflegen und darauf zurückgreifen, wenn Einstellungen für diese Rollen wieder sinnvoll sind

Nutzen Sie Beiträge zu potenziellen Kandidat*innen, um ihre Bewerbungen bei Interessierten in Ihrem Unternehmen einzuholen, die aber evtl. keine offene Rolle erkennen, die dem jeweiligen Profil entspricht

• Beliebte Beitragskopfzeilen für potenzielle Kandidat*innen lauten „Sie sehen nicht, wonach Sie suchen?“ und „Sagen Sie uns etwas zu Ihrem Traumberuf“
• Nach dem Einreichen werden die Informationen der potenziellen Kandidat*innen direkt im entsprechenden Pool angezeigt, wodurch effektiv ein Talent-Pool entsteht, auf den Sie bei zukünftigen Beschaffungen zurückgreifen können
• Legen Sie Erinnerungen fest, um mit den Aufgaben zum Pflegen von Beziehungen mit potenziellen Kandidat*innen umzugehen und aktiv und regelmäßig in Verbindung zu bleiben

Weitere Anregungen und CRM-Best Practices finden Sie in unserem Leitfaden zu häufigen CRM-Anwendungsfällen.

5. Nutzen Sie Berichte und Daten, um die Effizienz Ihrer Pipeline besser zu verstehen

Zuguterletzt müssen wir Daten ansprechen. Verwenden Sie die korrekten Berichte und Daten, um die Quellqualität und Ihre Effektivität beim Befördern der richtigen Bewerber*innen durch Ihre Pipeline zu messen. Das ist ein wichtiger Bestandteil des Managements eines großen Bewerber*innen-Stroms.

Greenhouse-Kunden planen, speichern oder markieren verschiedene Berichte mit Lesezeichen, um das Pipeline-Management korrekt zu messen, z. B. unseren Bericht zur Bewerber*innen-Qualität nach Quelle unseren Bericht zur Pipeline pro Job und unseren Bericht zum Pipeline-Verlauf und zu Durchgangsraten.

Gemeinsam sind wir stark

Wir wissen, dass die Aufgabe des Durchsiebens von Bergen von Bewerbungen überwältigend erscheinen kann. Diese fünf Taktiken werden Ihnen dabei helfen, den Prozess zu unterteilen, zu automatisieren, was automatisiert werden kann, und so organisiert und effizient wie möglich zu arbeiten. Egal, ob Sie schnell einstellen oder gerade eine Personalbeschaffungsflaute verzeichnen: Wenden Sie etwas Zeit auf die Bewertung Ihrer Prozesse an, damit Sie mit allen Eventualitäten fertig werden.


Sie finden sich derzeit in unbekannten Gewässern wieder und die Zahl der Bewerbungen schnellt in die Höhe? Wir haben eine Reihe von Lösungen entwickelt, die Ihnen helfen können. Nehmen Sie am Donnerstag, den 30. April, um 10 Uhr US Pacific Time/13 Uhr US Eastern Time an unserem Live-Webinar zur Personalvermittler*innen-Agilität und zur Pflege eines Einstellungs-Mindsets teil.