Kürzlich hatte ich die Gelegenheit, ein Webinar mitzuveranstalten, das sich auf die Schaffung effektiver Partnerschaften zwischen Personalvermittler*innen und Hiring Manager*innen konzentrierte. Ich habe mich mit Ariana Moon, einer Personalvermittler*in bei Greenhouse, zusammengetan, um zu erörtern, wie man diese Übereinstimmung herstellen und diese synergetische Arbeitsbeziehung aufbauen kann.

Als Tech-Manager jongliere ich ständig konkurrierende Prioritäten. Ich bin damit beschäftigt, mein derzeitiges Team zu managen, technische Initiativen zu organisieren und mit anderen Teamleiter*innen strategische Planungen durchzuführen. Ich arbeite auch mit unserem Personal-Team zusammen, um neue Programmierer*innen zu rekrutieren, und wenn Sie ein*eine Hiring Manager*in im technischen Bereich sind, tun Sie wahrscheinlich dasselbe. Auch wenn Ihnen dadurch wahrscheinlich eine Last von den Schultern genommen wird, gibt es immer Möglichkeiten, diese Partnerschaft zu verbessern.

Aber warum ist es so wichtig, sich Zeit zu nehmen, um Synergien mit Ihren Personalvermittler*innen zu schaffen? Sicherlich können Ihre Verpflichtungen in den Bereichen Technik, Produkt und Design einen großen Einfluss haben, aber eine bessere Abstimmung bei der Einstellung von Techniker*innen kann Ihnen helfen:

• Mit talentierten Bewerber*innen in Kontakt zu treten und Ihren Personalbeschaffungsprozess zu verbessern

• Kurz- und langfristig Zeit und Geld zu sparen

• Die richtigen Mitarbeiter*innen auf die bestmögliche Art und Weise einzustellen, um das Überleben und den Erfolg Ihres Unternehmens zu sichern (schließlich wollen Sie nicht einfach nur ein Team aufbauen, sondern das Team, das Sie brauchen)

Im Folgenden finden Sie meine Tipps, wie Sie in jeder Phase der Personalbeschaffung am besten mit Personalvermittler*innen zusammenarbeiten.

Der Anfang

Bevor ich näher darauf eingehe, möchte ich die Rolle der*des Hiring Manager*in bei der Personalbeschaffung grob definieren, da die Bezeichnung „Hiring Manager“ je nach Unternehmen unterschiedlich sein kann. Dies sind die wichtigsten Aufgaben eines Personalleiters bei der Personalbeschaffung:

• Verstehen der geschäftlichen Anforderungen und Ziele für eine*n neue*n Mitarbeiter*in

• Definieren der Beiträge, die von einer*m idealen Mitarbeiter*in erwartet werden

• Kennen der Fähigkeiten, die erforderlich sind, um einen Beitrag auf dieser Ebene zu leisten

• Schaffen einer Übereinstimmung im Interviewteam

• Festlegen der endgültigen Entscheidung über die Einstellung (oder Sicherstellen, dass das einstellende Team in der Lage ist, eine Entscheidung zu treffen, je nach Personalbeschaffungsprozess)

Ein*e gute*r Personalvermittler*in ist ein entscheidender Faktor, daher sollten Sie Ihre Beziehung als eine Partnerschaft betrachten, um harmonisch zusammenzuarbeiten. Der beste Rat, den ich auf hohem Niveau geben kann, ist, sich vor jedem Gespräch mit ihnen vorzubereiten und zu versuchen, jedes Gespräch mit einer Vereinbarung zu beenden. Wenn Sie dies tun, können Sie transparent über die gegenseitigen Erwartungen kommunizieren und sich während des gesamten Personalbeschaffungsprozesses abstimmen. Kommen Sie Ihrer*Ihrem Personalvermittler*in auf halbem Weg entgegen, denn auch sie*er sucht nach Möglichkeiten, mit Ihnen in Kontakt zu treten und besser mit Ihnen zusammenzuarbeiten, also machen Sie es ihr*ihm leicht, dies zu tun.

Kickoff-Besprechung(en)

Beginnen wir mit der Definition der Kickoff-Besprechung; bei Codility haben wir zwei.

Erste Kickoff-Besprechung

In dieser Besprechung treffen sich die*der Personalvermittler*in und die*der Hiring Manager*in in einem persönlichen Gespräch, um den Umfang der Aufgabe zu erörtern und zu besprechen, wie man effektiv mit der Einstellung von Entwickler*innen beginnen kann. Bereiten Sie sich mit Ihrem Team vor, damit die Besprechung so produktiv wie möglich verläuft.

Hier ein Beispiel dafür, wie die Vorbereitungen für die Personalbeschaffung aussehen könnten, wenn Sie Ihr Produktdesign-Team vergrößern möchten:

1. Treffen Sie sich mit Ihrem Produktdesign-Team, um den aktuellen Bedarf zu besprechen und sich auf die beste Vorgehensweise bei der Personalbeschaffung zu einigen (welche Fähigkeiten möchten Sie Ihrem Team hinzufügen)
2. Betrachten Sie Ihre Produktdesign-Arbeitsprozesse und -Workflows
3. Ermitteln Sie Stärken und Schwächen
4. Bestimmen Sie, welche Leistungen und Fähigkeiten Ihnen fehlen - kurzfristig und langfristig
5. Entscheiden Sie über die Reihenfolge der Personalbeschaffung (UI-Design-Fähigkeiten im Vergleich zu UX-Design oder Forschungsfähigkeiten)
6. Je mehr Informationen Sie Ihrer*m Personalvermittler*in über die zu besetzende Stelle, Ihre Erwartungen und die Ihres Teams sowie die Einschränkungen bei der Personalbeschaffung mitteilen können, desto besser können Sie sich im Vorfeld abstimmen.

Zweite Kickoff-Besprechung

In der zweiten Besprechung ziehen die*der Hiring Manager*in und die*der Personalvermittler*in das gesamte Interviewteam hinzu, um einen umfassenden Plan zu erstellen. Dies ist eine gute Gelegenheit für Sie und Ihre*n Personalvermittler*in, alle anderen auf den neuesten Stand der Dinge zu bringen, die in der ersten Kickoff-Besprechung besprochen wurden. Denken Sie daran, dass das Ziel dieser Besprechung darin besteht, alles zu definieren, was Sie brauchen, und mit einer klaren Abstimmung in die Personalbeschaffung zu gehen.

Die folgenden Punkte sollten Sie abdecken:

• Ziele der Personalbeschaffung und Anforderungen an die Rolle

• Dienstalter und Beitragsebene

• Überprüfung der Fähigkeiten (Abwägung zwischen technischen und nicht-technischen Fähigkeiten) – Wir verwenden unser eigenes Produkt, Codility, um technische Bewerber*innen auf ihre Programmierfähigkeiten und ihren Problemlösungsansatz hin zu überprüfen, bevor wir sie zu den nächsten Schritten weiterleiten

• Teilnahme der*des Interviewer*in – Wie? Wann? Wer?

• Definitionen für „gute Antworten“ – Wir verwenden Greenhouse, um die Fragen zu standardisieren, die Interviewer*innen in jeder Phase stellen, und um zu definieren, wie gute Antworten aussehen

In der Regel überlasse ich der*dem Personalvermittler*in die Moderation der zweiten Kickoff-Besprechung, weil sie*er oft einen guten Einblick in die Materie hat und gut darin ist, den Leuten Aufgaben zuzuweisen und dabei einen angemessenen Zeitplan zu berücksichtigen. Vergessen Sie nicht, dass die*der Personalvermittler*in wahrscheinlich auch an einer Handvoll anderer Stellen arbeitet, sodass diese Synchronisation ihnen die Möglichkeit gibt, die Prioritäten bei der Personalbeschaffung, das zu erwartende Engagement, die geschätzte Zeit bis zur Einstellung und die Pläne für einen Ausgleich zwischen all diesen Faktoren in Hinblick auf Einschränkungen bei der Personalbeschaffung zu kommunizieren (z. B. Verlangsamung der Pipeline, Budget, geografische Faktoren usw.).

Aktive Personalbeschaffung, Abstimmung und Lernen

Nachdem Sie die Stelle ausgeschrieben und mit der aktiven Personalbeschaffung begonnen haben, müssen Sie sicherstellen, dass Sie und Ihr*e Personalvermittler*in während des gesamten Prozesses auf dem gleichen Stand sind und in der Lage sind, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

Beispiel: Schauen Sie sich den Prozentsatz der Bewerber*innen an, die die Vorauswahltests bestehen, im Vergleich zu dem Prozentsatz der Bewerber*innen, die die erste Runde der Vorstellungsgespräche bestehen, und passen Sie den Prozess dann entsprechend an.

Was tun Sie, nachdem Sie eine Einstellung vorgenommen haben? Es ist wichtig, mit dem gesamten einstellenden Team im Anschluss zu besprechen, wie die Dinge gelaufen sind.

Die Phase nach der Kickoff-Besprechung (also im Grunde die gesamte Personalbeschaffung) des Einstellungsprozesses ist die umfangreichste. Daher ist es wichtig, proaktiv und rückwirkend nach Möglichkeiten zu suchen, wie Ihr Einstellungsteam seine Arbeit verbessern kann.

Hier sind meine drei wichtigsten Erkenntnisse:

• Während der aktiven Personalbeschaffung sollten Sie sich regelmäßig mit der*dem Personalvermittler*in absprechen, um die Abstimmung laufend zu überprüfen und aufrechtzuerhalten. Deshalb ist es besonders wichtig, diese produktiven Kickoff-Besprechungen abzuhalten: um frühzeitig eine gute Arbeitsbeziehung aufzubauen, damit Sie weiterhin eng zusammenarbeiten können, bis die Stelle besetzt ist.

• Analysieren Sie auch während der aktiven Personalbeschaffung den Pipeline-Prozess, um nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen. Behalten Sie den Prozess genau im Auge, um eventuelle Hindernisse oder Ineffizienzen zu erkennen, die Sie beseitigen können. Die Personalbeschaffung wird nicht immer perfekt gelingen, aber wenn Sie und der Rest des einstellenden Teams sich flexibel anpassen können, werden Sie immer wieder großartige Bewerber*innen durch Ihre Pipeline schicken.

• Nachdem Sie eine Stelle besetzt haben, sollten Sie zurückblicken, um festzustellen, was gut und was weniger gut gelaufen ist. Seien Sie offen für Feedback sowohl von Ihrer*Ihrem Personalvermittler*in als auch von Ihren Interviewern, da diese wahrscheinlich einen guten Überblick über bestimmte Teile des Prozesses haben, während Sie einen guten Überblick über die wichtigsten Aspekte haben werden.

Abschließende Gedanken

Bei der Einstellung von Entwickler*innen ist es wichtig, mit Ihrem Team darüber zu sprechen, welche Lücken geschlossen werden müssen und welche Auswirkungen ein*e neue*r Mitarbeiter*in haben soll. Bereiten Sie sich vor, bevor Sie sich mit Ihrer*Ihrem Personalvermittler*in treffen. Auf diese Weise können Sie von Anfang bis Ende Teamkollegen sein und aus Ihrer Kickoff-Besprechung herauskommen, bereit, tolle Leute zu finden und einzustellen. Konzentrieren Sie sich darauf, ständig zu lernen und den Prozess zu verändern, und schaffen Sie ein Umfeld, das diese Veränderungen ermöglicht. Letztendlich führt die Abstimmung mit Ihrer*Ihrem Personalvermittler*in zu einer erfolgreichen Personalbeschaffung im technischen Bereich und zu einem Team, das bereit ist, Ihr nächstes großes technisches Projekt in Angriff zu nehmen.