Personalbeschaffungsteams verbringen viel Zeit damit, die perfekte Bewerber*innen-Erfahrung zu schaffen. Was geschieht aber, wenn das Angebot gemacht wurde? Viele Unternehmen investieren viel Zeit und Energie in ihre Bewerber*innen-Erfahrung ein und überlassen neue Mitarbeiter*innen dann sich selbst, wobei manchmal selbst einfache Dinge vernachlässigt werden, wie dass am ersten Tag ein Stuhl oder Computer bereit steht.

Einige zusätzliche Anstrengungen bei der Einführung von neuen Mitarbeiter*innen (Onboarding) können laut dem jüngsten Onboarding-Bericht von SHRM beträchtliche Auswirkungen haben. Neue Mitarbeiter*innen, die eine strukturierte Onboarding-Erfahrung hatten, blieben 69 % eher mehr als drei Jahre beim Unternehmen. Das ist nicht überraschend: Mitarbeiter*innen bewusst und zweckbezogen beim Start zu helfen, führt dazu, dass sie eher das Gefühl haben, dass in ihre Tätigkeit investiert wird und ihr Unternehmen sich um sie kümmert.

Die Schaffung eines strukturierten Onboarding-Programms klingt nach viel Arbeit (und das ist es auch!). Aber wir haben auch gute Nachrichten: Viele der guten Gewohnheiten, die Sie beim Aufbau Ihrer Bewerber*innen-Erfahrung entwickelt haben, können auch leicht bei der Schaffung einer tollen Erfahrung für neue Mitarbeiter*innen eingesetzt werden. Hier finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie die Harmonie zwischen der Erfahrung als Bewerber*in sowie als neue*r Mitarbeiter*in fördern können.

1. Legen Sie teamübergreifend klare Erwartungen fest

Sie wissen, wie wichtig es im Einstellungsprozess ist, klare Erwartungen zwischen Personalvermittler*innen, Hiring Managers und dem Rest des einstellenden Teams zu setzen. Beim Onboarding benötigen Sie auch die Unterstützung verschiedener Teams (IT, Personal/HR, Einrichtungen usw.), damit neue Mitarbeiter*innen schnell am Arbeitsplatz eingerichtet werden. Indem klare Rollen, Verantwortlichkeiten und Zeitpläne für die Onboarding-Erfahrung definiert werden, können Sie sicherstellen, dass Ihre neuen Mitarbeiter*innen alles haben, was sie haben, um richtig loszulegen, egal ob es sich dabei um den Gebäudezugang, einen Computer und Arbeitsplatz oder jemanden handelt, mit dem Sie am ersten Arbeitstag zu Mittag essen können.

Hiring Manager sollten erwarten, dass sie bei der Onboarding-Erfahrung eine wichtige Rolle spielen. Hiring Manager helfen neuen Mitarbeiter*innen nicht nur, sich über das Arbeitsumfeld und die Erwartungen an ihre Stelle zu informieren, sondern können auch sicherstellen, dass alle anderen Bestandteile des Onboarding-Prozesses reibungslos verlaufen. Das Personalteam bei Elastic erstellt eine Liste von Aufgaben, die sowohl mit Hiring Managers als auch neuen Mitarbeiter*innen geteilt wird. Dadurch wissen Hiring Manager, was in jeder Phase des Onboarding-Prozesses geschehen sollte, und können bei den neuen Mitarbeiter*innen nachfragen, um sicherzustellen, dass sie alles Benötigte haben, und alle Probleme können sofort an das Personalteam weitergegeben werden. Erfahren Sie in der Präsentation „Hiring Managers as Impactful Onboarding Partners“ (Hiring Manager als wirkungsvolle Onboarding-Partner) von der Greenhouse Open 2018 mehr darüber, wie Elastic diesen Prozess verwaltet.

2. Ausrichtung der Erfahrung mit den Unternehmenswerten

Der Einstellungsprozess bietet die Gelegenheit, Ihre Unternehmenswerte aufzuzeigen, ob durch Kultur-Plus-Vorstellungsgespräche, Vorstellung von Bewerber*innen bei Führungskräften oder Einladung zur Teilnahme an Aktivitäten wie jedes andere Mitglied Ihres Teams. Die Erfahrung der neuen Mitarbeiter*innen bietet eine weitere Gelegenheit, Ihr Commitment zu diesen Werten zu festigen und die neuen Mitarbeiter*innen in ihrer Entscheidung, bei Ihrem Unternehmen zu arbeiten, zu bestärken.

Das Personalteam bei PolicyGenius zielt darauf ab, eine kontinuierliche Reihe von Berührungspunkten mit Talenten zwischen der Angebotsakzeptanz und dem ersten Arbeitstag zu schaffen, sodass sie am ersten Tag nicht nur das Gefühl haben, gut vorbereitet, sondern bereits Teil des Unternehmens zu sein. Eine der Möglichkeiten, um dies zu erzielen, besteht darin, als „Akzeptanzgeschenk“ einen Kindle-Reader mit dem Buch Der Marsianer zu senden. Der Grund für diese spezielle Wahl? Es handelt sich um eine Lektion in Problemlösung, und das ist einer der Kernunternehmenswerte bei PolicyGenius.

Es ist nicht überraschend, dass Mitarbeiter*innen bei VaynerMedia, einer digitalen Marketingagentur mit vollem Dienstleistungsumfang, in puncto Social Media besonders bewandert sind. Das Unternehmen feiert dies, indem neue Mitarbeiter*innen die Zügel für ein nur für Mitarbeiter*innen vorgesehenes privates Instagram-Konto übernehmen. Neue Mitarbeiter*innen können ihre erste Woche bei der Arbeit in Form von Fotos und Storys aufzeichnen. Das hilft nicht nur, Beziehungen zu ihren neuen Kolleg*innen aufzubauen, sondern lässt sie auch auf eine Weise an der Unternehmenskultur teilhaben, die für VaynerMedia einzigartig geeignet ist. PolicyGenius und VaynerMedia haben Anfang dieses Jahres ihren Ansatz beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen vor dem OPEN-Publikum geteilt. Weitere Details erfahren Sie in der Präsentation „Building Onboarding for Your Business“.

3. Achten Sie darauf, dass das Onboarding persönlich und professionell ist

Versuchen Sie während des Einstellungsprozesses, eine ganzheitliche Sicht auf die Bewerber*innen als Personen zu erhalten. Sobald sie Ihrem Unternehmen beitreten, ist es wichtig, sie dazu zu ermutigen, ihr gesamtes Selbst einzubringen. Ein durchdachtes Onboarding-Programm erzielt dies, indem berücksichtigt wird, was Mitarbeiter*innen brauchen, um sich persönlich wie beruflich unterstützt zu fühlen.

Cindy Gordon, VP of People bei PolicyGenius, erläutert: „Es ist wichtig, die Erfahrung der Einzelperson zu berücksichtigen und nicht nur die Anforderungen der Hiring Manager.“ Deshalb hat PolicyGenius ein Kohortensystem implementiert, bei dem neue Mitarbeiter*innen das Onboarding-Programm nicht allein, sondern in einer Gruppe durchlaufen. Airbnb verfolgt einen ähnlichen Ansatz, der auf der Überzeugung basiert, dass das Kohortensystem starke Bindungen schafft. Mark Levy, Global Head of Employee Experience bei Airbnb, sagt: „Wir sorgen für ein Zugehörigkeitsgefühl, indem wir ihnen die Möglichkeit geben, eine Gruppe zu bilden, die hoffentlich im Verlauf ihrer weiteren Karrieren zusammenbleibt.“

Elastic beschäftigt Mitarbeiter*innen in mehr als 30 Ländern weltweit, fliegt aber alle neu eingestellten Personen zum Firmenhauptsitz im kalifornischen Mountain View, um ihnen die Gelegenheit zu geben, sich miteinander zu vernetzen. Vor dem Besuch in Mountain View führt das Personalteam ein Telefongespräch, bei dem neue Mitarbeiter*innen alle ihre Fragen zur Logistik des Onboarding oder Einrichtung am Arbeitsplatz bei Elastic stellen können. Während ihrer Woche am Hauptsitz gibt es zahlreiche Happy Hour-Veranstaltungen und Abendessen, damit sich neue Mitarbeiter*innen kennenlernen und vernetzen können.

4. Seien Sie Feedback gegenüber aufgeschlossen

Eine hervorragende Bewerber*innen-Erfahrung basiert auf Input der Bewerber*innen. Indem es ihre Stärken und Verbesserungsbereiche kennenlernt, kann das Personalbeschaffungsteam im Lauf der Zeit iterieren und Verbesserungen vornehmen. Eine gute Onboarding-Erfahrung basiert auch auf dem Feedback der Teilnehmer*innen. Das ist besonders wichtig, wenn Ihr Unternehmen wächst und die früheren Taktiken für Ihr Team möglicherweise nicht mehr funktionieren.

Greenhouse Onboarding macht es einfach, Feedback zu Ihrem Onboarding-Prozess mithilfe eines Fragebogens für neue Mitarbeiter*innen zu erfassen. Elastic nutzt diesen Fragebogen regelmäßig, um herauszufinden, was beim Onboarding funktioniert und was nicht und dann Anpassungen vorzunehmen. Die Fragen drehen sich um den Onboarding-Prozess und weniger um die Gesamterfahrung der neu eingestellten Mitarbeiter*innen. Häufige Fragen sind z. B. ob neue Mitarbeiter*innen alles haben, was sie zur Durchführung ihrer Arbeitsaufgaben benötigen, ob sie Menschen außerhalb ihres Teams kennengelernt haben und sich über ihre Rolle und die damit verbundenen Erwartungen im Klaren sind. Indem Personalteams diese Daten im Laufe der Zeit erfassen, können sie effizienter mit Hiring Managers zusammenarbeiten, die Auswirkungen der Onboarding-Bemühungen erkennen und Verbesserungsbereiche identifizieren.

Die Onboarding-Erfahrung ist ein kritischer Schritt, der den Ton für die Mitarbeiter*innen-Erfahrung angibt. Deshalb ist es so wichtig, einen durchdachten und bewussten Ansatz für jeden Schritt zu verfolgen, den neue Mitarbeiter*innen an ihren ersten Tagen, Wochen und Monaten bei der Arbeit unternehmen. Wenn Sie einige der heute angesprochenen Tipps praktisch umsetzen, können Sie einen nahtlosen Übergang von den Bewerber*innen hin zu erfolgreichen neuen Mitarbeiter*innen erzielen.