Sie möchten einen HR-Manager einstellen? Je nach Größe und Wachstumsstadium Ihres Unternehmens suchen Sie vielleicht nach einem*einer Bewerber*in, der*die eine eher allgemeine Position wie die des Head of People oder Head of HR bekleiden soll. Oder vielleicht wollen Sie eine spezifischere Stelle besetzen, etwa die eines People Operations Managers, Payroll and Benefits Managers oder Employee Experience Managers. Ungeachtet dessen, welche Art von Personalverantwortliche*n Sie einstellen möchten, empfiehlt es sich sehr, ein Vorstellungsgespräch zu planen, mit dem Sie die Wahrscheinlichkeit, dass ein*e bestimmte*r Bewerber*in in der zu besetzenden Stelle Erfolg haben wird, optimal beurteilen können.

Structured Hiring: Ein kurzer Überblick

Natürlich können wir nicht über Interviewfragen sprechen, ohne auch auf die Bedeutung des Structured Hiring einzugehen. Das heißt, dass Sie die Attribute, an denen Sie interessiert sind, im Vorfeld definieren, und dass Sie das Vorstellungsgespräch so gestalten, dass die Bewerber*innen nach diesen Qualitäten beurteilt werden.

In einer strukturierten Interviewsituation setzt man sich nicht mit einem*einer Bewerber*in zusammen und verwendet vage und ergebnisoffene Gesprächsaufforderungen wie „Erzählen Sie mir von sich selbst.“ Stattdessen hat jede*r Interviewer*in eine Liste mit konkreten Fragen und ein Bewertungsschema, mit dessen Hilfe er die Antworten des Bewerbers bzw. der Bewerberin besser bewerten kann.

Structured Hiring bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich: Die Interviewer*innen wissen genau, was sie fragen müssen und wie die Bewerber*innen zu bewerten sind. Die Wahrscheinlichkeit, dass Einstellungsentscheidungen von Vorurteilen beeinflusst werden, ist weitaus geringer, weil alle Bewerber*innen nach demselben Maßstab beurteilt werden. Bewerber*innen, die den Prozess durchlaufen haben, wissen, dass dieser ihnen die Gelegenheit geboten hat, ihre verschiedenen Qualitäten und Talente unter Beweis zu stellen – und dass sie nicht fünf verschiedenen Gesprächspartnern dieselben fünf Fragen beantworten mussten. Und nicht vergessen: Wenn Sie Mitarbeiter*innen für den Personalbereich einstellen, durchschauen diese in der Regel Ihre Talentakquisepraktiken (jedenfalls hoffen Sie das!).

Wenn Sie die Stelle eines HR-Managers besetzen müssen, sollten Sie wahrscheinlich auch nach einigen allgemeinen, von allen Manager*innen zu erwartenden Qualitäten Ausschau halten, aber auch nach einigen HR-spezifischen Fähigkeiten. Wir wollen beides etwas ausführlicher betrachten.

Qualitäten, die alle Manager*innen mitbringen sollten

Unternehmen, die Manager*innen auf der Basis ihrer Managementfähigkeiten einstellen und sie auch ausdrücklich auf das Vorhandensein dieser Fähigkeiten testen, verzeichneten eine Steigerung ihrer Rentabilität um 48 % und einen Rückgang ihrer Personalfluktuation um 19 %.

Google hat viel Zeit mit einer Analyse dessen verbracht, was eine*n gute*n Manager*in ausmacht – ein Prozess, der eine Liste mit acht Verhaltensweisen besonders effektiver Manager*innen hervorbrachte. Wir beschlossen, diese Google-Liste zur Grundlage unserer Managementphilosophie bei Greenhouse zu machen:

1. Seien Sie ein guter Coach
2. Ermächtigen Sie Ihr Team zu selbstständigem Handeln und verzichten Sie darauf, es zu mikromanagen
3. Bringen Sie Ihr Interesse am Erfolg Ihrer Teammitglieder und deren persönlichem Wohlergehen zum Ausdruck
4. Seien Sie produktiv und ergebnisorientiert
5. Seien Sie ein guter Kommunikator und hören Sie auf Ihr Team
6. Helfen Sie Ihren Arbeitnehmer*innen bei ihrer beruflichen Entwicklung
7. Entwickeln Sie eine klare Vision und Strategie für das Team
8. Eignen Sie sich kritische technische Fähigkeiten an, damit Sie das Team beraten können

Die folgenden Interviewfragen bringen diese Werte zum Ausdruck. Sie können Sie in ihrer hier wiedergegebenen Form verwenden oder sie Ihrer eigenen Managementphilosophie anpassen:

• Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Ihr Team an einem bestimmten Projekt arbeitete und einfach nicht weiterkam. Was haben Sie unternommen, um Ihrem Team den Weg nach vorne zu weisen? (Bezug auf: „Seien Sie ein guter Coach“ und „Ermächtigen Sie Ihr Team zu selbstständigem Handeln und verzichten Sie darauf, es zu mikromanagen“)
• Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Sie eine Person gemanagt haben, die mit bestimmten Fähigkeiten vertrauter (oder technisch versierter) war als Sie, und diese Sie um Hilfe bat. Was haben Sie getan? Inwiefern konnten Sie der betreffenden Person helfen? (Bezug zu: Seien Sie ein guter Coach)
• Erzählen Sie mir von einer Situation, in der ein Mitglied Ihres Teams mit privaten Problemen zu kämpfen hatte, die sich auf seine Arbeitsgewohnheiten/Arbeitszeiteinteilung/Arbeitsroutine auswirkten. Sie müssen uns hier keine persönlichen Details nennen; wir möchten nur wissen, wie Sie damit umgegangen sind. (Bezug zu: „Interesse am Erfolg von Arbeitnehmer*innen“ und „Seien Sie ein guter Kommunikator und hören Sie auf Ihr Team“)
• Können Sie mir von zwei oder drei Personen erzählen, deren berufliche Laufbahn Sie wesentlich verbessert haben? Was haben Sie getan? (Bezug zu :„Seien Sie ein guter Coach“, „Ermächtigen Sie Ihr Team zu selbstständigem Handeln und verzichten Sie darauf, es zu mikromanagen“, „Bringen Sie Ihr Interesse am Erfolg Ihrer Teammitglieder und deren Wohlergehen zum Ausdruck“ und „Helfen Sie Ihren Arbeitnehmer*innen bei ihrer beruflichen Entwicklung“)
• Denken Sie bitte über Ihre Führung und Weiterentwicklung dieses Teams nach und beschreiben Sie Ihre Vision dessen, wie dieses Team auf lange Sicht aussehen wird. Wie würden Sie dem Team diese Vision und Orientierung vermitteln? (Bezug zu: „Seien Sie produktiv und ergebnisorientiert“ und „Entwickeln Sie eine klare Vision und Strategie für das Team“)
• Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Sie jemandem etwas beigebracht haben, das der*die Betreffende Mühe hatte zu verstehen. Welche Anpassungen haben Sie vorgenommen? Wie lautete das Ergebnis? (Bezug zu: „Seien Sie ein guter Coach“ und „Seien Sie ein guter Kommunikator und hören Sie auf Ihr Team“)
• Wie unterstützen Sie die Entwicklung positiver Beziehungen zwischen Mitgliedern Ihres Teams und Mitgliedern anderer Teams in Ihrem Unternehmen? (Bezug zu: „Ermächtigen Sie Ihr Team zu selbstständigem Handeln und verzichten Sie darauf, es zu mikromanagen“ und „Helfen Sie Ihren Arbeitnehmer*innen bei ihrer beruflichen Entwicklung“)
• Wie messen Sie den Erfolg Ihres Teams? Gibt es vor dem Hintergrund Ihres Wissens über unser Unternehmen, das [Abteilungs-]Team und diese Stelle irgendetwas, was Sie als Manager*in des Teams hier anders messen würden? (Bezug zu: „Seien Sie produktiv und ergebnisorientiert“ und „Entwickeln Sie eine klare Vision und Strategie für das Team“)

Michael Boufford, unser VP of Engineering, stellte die folgende Liste mit von ihm identifizierten „Kernkompetenzen“ von Manager*innen zusammen. Je nachdem, was Sie für die wichtigsten Qualitäten von Manager*innen in Ihrem Unternehmen halten, können Sie selbst auswählen, welche Fragen Bewerber*innen um HR-Manager-Positionen während ihres Vorstellungsgesprächs gestellt werden sollten.

• Wie gut erledigen Sie Ihre Arbeit ohne vollständige Transparenz? (Das ist von besonderer Relevanz für Mitarbeiter*innen in einer VP-Position, die nicht alles mitbekommen, was in ihrem Team geschieht.)
• Wie gehen Sie um mit Skip-Level-Vieraugengesprächen, Daten und Berichterstattung, Check-ins mit Manager*innen und anderen Tools, die einer größeren Transparenz dienen?
• Wie beurteilen Sie Ihre Beziehungen zu den Personen in Ihrem eigenen Team? (Wie würden Sie diese beschreiben?) Können Sie Beispiele in Bezug auf Teams nennen, die Sie in der Vergangenheit gemanagt haben?)
• Wie sehen Sie Ihre Verantwortlichkeiten und wie priorisieren Sie diese hinsichtlich des Unternehmens bzw. hinsichtlich der Mitglieder Ihres Teams? (Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Ihre Verantwortlichkeiten gegenüber dem Unternehmen in einem Widerspruch zu Ihren Verantwortlichkeiten gegenüber einem*einer Ihnen direkt unterstellten Mitarbeiter*in standen. Wie sind Sie mit dieser Situation umgegangen? Wie lautete das Ergebnis?)
• Wie managen Sie Veränderungen und wie führen Sie das Buy-in von Führungskräften für diese Veränderungen herbei? Neigen Sie dazu, alles auf einmal zu tun, oder entwickeln Sie zuerst eine Hypothese, die Sie vor der Einführung testen, um zu sehen, ob auch alles funktioniert?
• Wie gehen Sie mit eigenen Misserfolgen oder Fehlern und den Misserfolgen und Fehlern Ihrer Teammitglieder um?
• Welche Prozesse beabsichtigen Sie einzuführen, um dem Team zu einer besseren Ausführung seiner Arbeit zu verhelfen?
• Um welche Kernwerte möchten Sie Ihr Team bereichern?

HR-spezifische Fähigkeiten

HR ist eine breit gefasste Kategorie, die verschiedene Disziplinen beinhalten kann, darunter Talentakquise, People Operations, Talentmanagement und Lernen und Entwicklung. Die folgenden Fragen sollen Ihnen bei der Beurteilung der HR-spezifischen Fähigkeiten von Bewerber*innen behilflich sein. Sie eignen sich als Ausgangspunkt, den Sie aber den spezifischen Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen und der Stelle, die Sie besetzen möchten, anpassen sollten:

• Erzählen Sie mir etwas über Ihre Einstellungs-/Management-/Lernphilosophie und Ihre Entwicklungsphilosophie. Wie spiegelt diese sich in Ihren Prozessen und Praktiken wider?
• HR-Manager waren in der Vergangenheit zumeist als Kostenstellen tätig und hatten Mühe, als strategisch denkende Instanzen wahrgenommen zu werden. Wie vermitteln Sie andern den mit Ihrer Stelle und Ihrem Team verbundenen Nutzen?
• Zum HR-Management gehören die funktionsübergreifende Zusammenarbeit und die Beeinflussung anderer. Wie haben Sie in Bezug auf neue Initiativen in der Vergangenheit mit anderen Führungskräften zusammengearbeitet oder andere zu sich an Bord geholt?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie ein komplexes HR-Projekt von Anbeginn bis zur Umsetzung geleitet haben. Beschreiben Sie das Projekt und Ihre Rolle in jeder Phase. Was haben Sie aus dieser Erfahrung gelernt?
• Wie sehen Sie Ihre Rolle im Einsatz für Diversität, Gleichbehandlung und Inklusion (DE&I)? Beschreiben Sie einige der Schritte, die Sie unternommen haben (oder zu unternehmen planen), um sowohl in Ihrem Team als auch im Unternehmen insgesamt für diese Werte einzutreten?
• Erzählen Sie mir von Ihren Erfahrungen mit HR-/Talentakquise-/Talentmanagement-/Lern- und Entwicklungssoftware. Waren Sie für die Auswahl und Einführung einer bestimmten Lösung verantwortlich? Wenn ja, beschreiben Sie mir diesen Prozess. Wenn nicht, wie würden Sie an diese Aufgabe herangehen?
• Erzählen Sie mir von Ihren bisherigen Erfahrungen als Hiring Manager. Mit wem haben Sie gearbeitet und wie würden Sie den Prozess beschreiben? Was würden Sie beim nächsten Mal anders machen?
• Wir planen Sie den weiteren Ausbau Ihres Teams? Können Sie einen Überblick über die Stellen geben, die Sie als Nächstes besetzen möchten, und warum das wichtig ist?
• Inwiefern nutzen Sie Daten als Grundlage für Ihre Arbeit? Welche Entscheidungen haben Sie als Folge neu gewonnener Erkenntnisse getroffen?
• Wie gehen Sie mit schwierigen Situationen um, z. B. mit Stellenstreichungen, Kostenreduzierungen und Leistungsverbesserungsplänen? Nennen Sie ein paar spezifische Beispiele aus Ihren früheren Stellen.
• Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Management verteilter Teams bzw. dem Arbeiten mit diesen gemacht? Können Sie einige Ihrer besonderen Herausforderungen und Erfolge nennen?
• Wie lauten Ihre zukünftigen Ziele für die Arbeit im Personalwesen?
• An wen wenden Sie sich bezüglich Ihrer beruflichen Weiterentwicklung oder um mehr darüber zu erfahren, was im Personalwesen gerade vor sich geht?
• Was sind einige der wichtigsten Trends, die den HR-Bereich in den kommenden Jahren Ihrer Meinung nach prägen werden? Welche Pläne haben Sie, um Ihre Stelle und Ihre Arbeit auf diese Trends auszurichten?
• Haben Sie auf der Basis Ihrer bisherigen Eindrücke von unserem Interviewprozess Feedback zu unseren HR-Praktiken?

Wenn Sie Ihren Prozess für Vorstellungsgespräche mit HR-Manager-Bewerber*innen planen, achten Sie darauf, genügend Zeit mit dem Definieren der Attribute zu verbringen, die Sie sich von Ihren HR-Manager*innen wünschen, aber auch damit, wie Sie ihre Antworten auswerten werden.

Brauchen Sie etwas Hilfe mit diesem Prozess? Diese Worksheets zu „Structured Hiring 101“ bieten eine Anleitung zu jedem einzelnen Schritt.