Wenn ein*e Mitarbeiter*in Ihr Unternehmen verlässt, kann ein Kündigungsgespräch ein wertvolles Mittel sein, um Informationen über ihre*seine Erfahrungen und ihre*seine Entscheidung, das Unternehmen zu verlassen, zu sammeln. Sie fragen sich, welche Fragen Sie bei einem Kündigungsgespräch stellen sollten, wie Sie an das Gespräch herangehen sollten und was Sie mit den gesammelten Informationen tun sollten? Wir haben uns mit Derrick Wyche, People Business Partner bei Greenhouse, unterhalten, um zu erfahren, wie man ein Kündigungsgespräch gestaltet, das sowohl der*dem ausscheidenden Mitarbeiter*in gegenüber respektvoll ist als auch denjenigen nützt, die im Unternehmen bleiben oder neu einsteigen.

Derrick empfiehlt, den Prozess mit einer Umfrage zu beginnen, bevor das persönliche Kündigungsgespräch stattfindet: „Es ist hilfreich, den Prozess in zwei Teilen durchzuführen, wobei Sie mit einer Umfrage beginnen, in der Sie die Mitarbeiter*innen um quantitatives Feedback bitten, indem Sie die Dinge auf einer Skala von 1 bis 10 bewerten. Die Zahlen können auf etwas hinweisen, und dann kann man in einem Kündigungsgespräch mehr darüber erfahren.“ Die Kündigungsumfrage ist nützlich, um Datenpunkte zu sammeln, z. B. die drei wichtigsten Gründe für die Kündigung, die wichtigsten Faktoren, die die Mitarbeiter*innen zu Ihrem Unternehmen gebracht haben, und die Wahrscheinlichkeit, dass sie Ihr Unternehmen weiterempfehlen.

Ihre unverzichtbare Liste von Fragen für Kündigungsgespräche

Hier finden Sie einige der häufigsten und nützlichsten Fragen für Kündigungsgespräche. Derrick findet, dass die Art und Weise, wie man eine Frage formuliert, einen Einfluss auf die Art der Antwort haben kann, die man erhält. Deshalb stellt er den Leuten gerne Fragen, wie z. B. welchen Rat sie dem CEO oder ihrer*ihrem Abteilungsleiter*in geben würden. Er sagt: „Man fängt an, eine Menge Meinungen und Perspektiven herauszukitzeln, die auf eine produktive, konstruktive Art und Weise wirklich wertvoll sind, weil sie 'Ratschläge' und nicht 'Feedback' geben.“

• Was sind Ihre Gründe für die Suche nach einem anderen Job? Wie lange sind Sie schon auf der Suche?
• Was ist in Ihrer Rolle hier gut gelaufen? Was hätte man besser machen können?
• Wenn Sie eine Sache an Ihrer Rolle oder dem Unternehmen ändern könnten, was wäre das?
• Würden Sie einer*einem Freund*in empfehlen, hier zu arbeiten?
• Wenn Sie Ihrem CEO oder Abteilungsleiter*in einen Rat geben könnten, was würden Sie sagen?
• Was bietet Ihre neue Stelle, das Ihre Entscheidung, die Stelle zu verlassen, beeinflusst hat?
• Hatten Sie das Gefühl, dass Sie für Ihre Arbeit gut qualifiziert sind? (Wenn nein, warum nicht?)
• Wie würden Sie die Kultur unseres Unternehmens beschreiben?
• Was wissen Sie heute, was Sie gerne gewusst hätten, als Sie angefangen haben?

Was sollten Sie bei einem Kündigungsgespräch NICHT fragen?

Ihr Ziel bei einem Kündigungsgespräch ist es, die Gründe der Person für ihr Ausscheiden zu verstehen, aber es ist wichtig, dies auf eine respektvolle Art und Weise zu tun. Sie können eine vertrauensvolle Atmosphäre schaffen, indem Sie die folgenden Arten von Fragen vermeiden.

• Halten Sie sich davon fern, Fragen zu bestimmten Personen zu stellen
• Bitten Sie die Mitarbeiter*innen nicht, sich zu Klatsch oder Gerüchten zu äußern
• Vermeiden Sie allzu persönliche Fragen zu den Gründen, warum jemand geht

Beste Praktiken für Kündigungsgespräche, die Sie beachten sollten

Wer sollte Kündigungsgespräche führen? In der Regel ist es am besten, wenn ein Mitglied des Personalteams Kündigungsgespräche führt, um die Vertraulichkeit zu wahren und als neutrale Partei zu fungieren. Dieser Ansatz kann zu einem aussagekräftigeren Feedback führen, da viele Mitarbeiter*innen aufgrund von Problemen mit ihrer*ihrem direkten Manager*in gehen. Derrick sagt: „Ich ermutige ausscheidende Mitarbeiter*innen immer dazu, ihr Feedback direkt an ihre Manager*innen/Führungskräfte weiterzugeben, wenn es Informationen gibt, die sinnvoll erscheinen.“

Wann sollten Kündigungsgespräche durchgeführt werden? Derrick empfiehlt, Kündigungsgespräche am Tag vor dem letzten offiziellen Arbeitstag einer*eines Mitarbeiter*in zu führen. So haben Sie Zeit, das Gespräch zu führen, Ihre Notizen zu transkribieren und nachzufragen, wenn Sie feststellen, dass Sie weitere Informationen oder Zusammenhänge benötigen.

Wie sollten Sie auf das negative Feedback einer Person während eines Kündigungsgesprächs reagieren? Ihre Rolle während eines Kündigungsgespräch besteht darin, nur zuzuhören und Notizen zu machen. Derrick sagt: „Es ist nicht die Zeit, das Unternehmen, die*den Manager*in oder das Team gegen die Äußerungen der scheidenden Person zu rechtfertigen oder zu verteidigen.“

Was sollten Sie mit den Informationen, die Sie bei Kündigungsgesprächen sammeln, machen? Nachdem Sie einige Kündigungsgespräche geführt haben, werden Sie vielleicht einige immer wiederkehrende Themen erkennen. Wenn das der Fall ist, sollten Sie diese Themen dem restlichen HR-Team und der Unternehmensführung vortragen. „Verpassen Sie nicht die Gelegenheit, die Daten zu nutzen, um etwas Gutes in der Organisation zu tun“, sagt Derrick, „insbesondere wenn viele Mitarbeiter*innen dieselbe Abteilung verlassen, ist es eine Gelegenheit, das ‚Leck' zu stoppen, wenn es eines gibt. Man kann rechtzeitig eingreifen, bevor es ein größeres Problem wird.“

Weitere bewährte Verfahren für Kündigungsgespräche finden Sie unter Wie Sie mit einem Kündigungsgespräch Ihre Unternehmenskultur verbessern können.

Die Vorteile von Kündigungsgesprächen

Mit Hilfe von Kündigungsgesprächen können Sie herausfinden, warum sich Mitarbeiter dafür entscheiden, Ihr Unternehmen zu verlassen. So erhält man einen Einblick in das, was sich für die Mitarbeiter*innen verändert hat, sei es in persönlicher, beruflicher oder anderer Hinsicht. Wenn Sie die Gründe für das Ausscheiden von Mitarbeiter*innen verstehen, können Sie Probleme erkennen und angehen und diese dann möglicherweise mit Themen in Verbindung bringen, die Sie an anderen Stellen im Unternehmen beobachten. Sie können Kündigungsgespräche auch als Gelegenheit nutzen, um Ihr Alumni-Netzwerk auszubauen. Wenn jemand in gutem Einvernehmen ausscheidet, können Sie herausfinden, ob sie*er bereit ist, in Kontakt zu bleiben und über Unternehmensereignisse, Meilensteine oder sogar zukünftige Stellenangebote informiert zu werden.

Denken Sie daran, dass Kündigungsgespräche in viele unerwartete Richtungen gehen können – jemand kann froh sein, seinen Traumjob woanders anzutreten, oder verärgert darüber, eine*n schwierige*n Manager*in zu verlassen. Egal was passiert, Ihr Job ist es, zuzuhören und dafür zu sorgen, dass sich die Person wohlfühlt. Hier ist Derricks Ansatz: „Zeigen Sie sich als guter Mensch. Ich erkenne an, dass das, was sie denken und fühlen, wertvoll ist, und ich werde mein Bestes tun, um dieses Feedback aufzugreifen und tatsächlich etwas daraus zu machen. Ich werde weiterhin nach Wegen suchen, um die Organisation besser und stärker zu machen.“

Suchen Sie nach weiteren Ratschlägen für Kündigungsgespräche und andere bewährte Praktiken für das Offboarding? Lesen Sie das E-Book „Employee Departure Best Practices (Bewährte Praktiken beim Ausscheiden von Mitarbeitern)“.