Wenn Sie glauben, dass das Onboarding neuer Mitarbeiter schwierig ist, haben Sie Recht! Sie müssen nicht nur verschiedene Personen, Zeitpläne und viele bewegliche Aspekte koordinieren, sondern es wird von Ihnen erwartet, dass sich das Ganze für neue Mitarbeiter mühelos und problemlos anfühlt.

Das ist schon schwierig genug, wenn alle im selben Büro sitzen, aber bei einem Unternehmen mit verteilten Standorten wird es noch komplizierter.

Ob Sie neue Mitarbeiter in einer Außenstelle onboarden, eine neue Zweigstelle aus der Ferne eröffnen oder Heimarbeiter ins Team holen, es ist wichtig, dass Sie sie herzlich willkommen heißen, auch wenn Sie das nicht persönlich tun können. Der erste Eindruck ist sehr wichtig. Einigen Studien belegen, dass 90 % der Mitarbeiter innerhalb der ersten sechs Monate der Beschäftigung die Entscheidung treffen, ob sie langfristig bleiben wollen oder nicht.

„Genauso wie Sie in der Lage sind, sich auf Ihre neuen Mitarbeiter im Büro vorzubereiten und sie zu begrüßen, sollte es auch mit Ihren externen Mitarbeitern sein. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Zeitplan und eine Checkliste haben, damit die Dinge erledigt werden können, wenn sie erledigt werden müssen“, sagt Patty Santos, ein People Operations-Profi, die Programme für das Onboarding von neuen Mitarbeitern bei mehreren Neugründungen erstellt hat.

Hier sind einige Tipps und Tools, um sicherzustellen, dass Ihre neuen Mitarbeiter an entfernten Standorten eine durchdachte Erfahrung bezüglich Ihres Onboardings erhalten:

Formalitäten

Dienste wie DocuSign und HelloSign sind rechtmäßig und rechtsverbindlich, was sie zu einer großen Hilfe für das Unterschreiben von Dokumenten aus der Ferne macht.

In einigen Staaten, wie etwa Kalifornien, ist es erforderlich, die Originaldokumente physisch zu überprüfen, um das Formular I-9 auszufüllen. Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl von On-Demand-Diensten. Scheuen Sie sich nicht, einen Notar zu beauftragen und einzusetzen

Ausrüstung

Es ist in Ordnung, wenn neue Mitarbeiter Geräte wie Laptops und Telefone etwas früher erhalten, aber lassen Sie sie nie zu spät kommen!

Achten Sie auf Wochenenden und Feiertage, an denen keine Lieferungen stattfinden und nutzen Sie die Vorteile von Premium-Versanddiensten mit garantierten Liefer- und Zustellzeiten.

FedEx ist bekannt für seine Zuverlässigkeit. Es kann noch am selben Tag Anfragen entgegennehmen und Liefer- und Zustellzeiten garantieren, einschließlich des Datums und sogar der Uhrzeit.

Wenn Sie sehr vertrauensvoll sind, können Sie einfach die Amazon-Kontodaten Ihres Unternehmens angeben und neue Mitarbeiter bitten, ihre eigene bevorzugte Ausrüstung vor ihrem offiziellen Startdatum zu bestellen.

Kleines Präsent

Stellen Sie ein Hilfspaket zusammen, das alles enthält, was Sie normalerweise einem neuen Mitarbeiter aushändigen würden, und fügen Sie vielleicht noch etwas hinzu, um zu zeigen, dass sie, auch wenn sie nicht im Büro sind, sehr wohl Teil des Teams sind. Im vorherigen Abschnitt finden Sie Tipps zu Versand und Zeitplanung.

Engagement und persönliche Gespräche mit dem Team

Da Mitarbeiter aus der Ferne nicht Tag für Tag im Büro sind, verpassen sie den entscheidenden Aspekt der Kultur eines Teams, nämlich den der Anwesenheit!

Es ist wichtig, Gelegenheiten zu nutzen, damit sie mit ihren Teamkollegen interagieren können. Denken Sie immer über innovative Wege nach, wie Sie dies ermöglichen können.

Machen Sie es sich zum Ziel, viel zu kommunizieren. Aufgrund der Gegebenheiten entfernter Standorte kann zu wenig Kommunikation schnell und leicht zu einem Gefühl der Isolation führen.

Teambesprechungen/Alle Mitarbeiter

Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter entfernter Standorte verstehen, dass von ihnen erwartet wird, dass sie an Besprechungen genauso teilnehmen wie jeder andere Mitarbeiter auch.

Stellen Sie sicher, dass eine Videokonferenzplattform eingerichtet wird, auf die sie leicht zugreifen können, und dass sie an der Besprechung teilnehmen. Für eine simple und direkte Lösung versuchen Sie es mit appear.in. Es ist sehr einfach einzurichten, browser- und mobilfreundlich und Sie erhalten kostenlos eine eigene, personalisierte URL!

Versuchen Sie beim Einrichten des Laptops oder der Kamera, diese auf Augenhöhe (und nicht über den Teilnehmern) zu platzieren, damit die Mitarbeiter das Gefühl haben, einbezogen zu werden und es für sie einfacher ist, sich am Gespräch zu beteiligen.

Persönliche Treffen

Wenn Sie Treffen regelmäßig für Ihre Mitarbeiter im Büro abhalten, sollte es für Ihre Mitarbeiter an entfernten Standorten nicht anders sein. „Das Gute an der heutigen Technologie ist, dass sie vollkommen mobil und zugänglich ist“, sagt Patty. „Es gibt keine Entfernung, die ein Telefonanruf oder Video-Chat nicht überbrücken kann!“

Ausflüge und Zusammenkünfte

Es mag nicht immer realistisch sein, aber Sie sollten versuchen, möglichst viele Fernmitarbeiter zusammen mit dem Team einzuladen. Schicken Sie Einladungen zu von der Firma gesponserten Teamveranstaltungen oder vielleicht auch nur zu informellen Zusammenkünften, wenn sie verfügbar sind. Schon das Schicken der Einladung ist eine nette Geste und wird ihnen stärker das Gefühl verleihen, Teil des Teams zu sein.

Wenn Sie wissen, dass Fernmitarbeiter das Büro besuchen werden, tun Sie Ihr Bestes, um eine Art gemeinsamen Ausflug zu planen, auch wenn es sich nur um ein einfaches gemeinsames Mittagessen oder eine zwanglose Happy-Hour-Veranstaltung handelt. Sorgen Sie dafür, dass sich ihre Anwesenheit als etwas Besonderes anfühlt!

Aus den Augen, aber nicht aus dem Sinn

Bemühen Sie sich bewusst darum, Mitarbeitern an entfernten Standorten zu zeigen, dass sie auch dann noch als Teil des Teams betrachtet werden, wenn sie nicht im Büro sind.

Sprechen Sie sie persönlich an, wenn es etwas gibt, das direkt mit ihnen zu tun hat oder für ihre Aufgabe relevant ist, und sei es nur, um sie nach ihrer Meinung zu fragen oder sie über X, Y und Z zu informieren.

Machen Sie deutlich, dass Ihre virtuelle Tür immer offen steht und Sie jederzeit Kontakt mit ihnen aufnehmen können.

Bei der Einstellung von Mitarbeitern an entfernten Standorten stehen Sie vor den gleichen Herausforderungen wie bei der Einstellung neuer Mitarbeiter vor Ort – und noch vor ein paar zusätzlichen. Für ein erfolgreiches Onboarding für neue Fernmitarbeiter empfiehlt Patty, der Einbeziehung und Einheitlichkeit Vorrang einzuräumen. Versuchen Sie, allen das Gefühl zu geben, dass sie Teil des Teams sind und dass Sie alles tun, um sie so zu behandeln, wie Sie alle anderen Mitarbeiter auch behandeln. Es wird nicht immer einfach sein, aber Sie werden dafür belohnt werden, wenn Ihr entferntes Team aus zufriedenen und engagierten Mitarbeitern besteht.

Möchten Sie für alle ihre neuen Mitarbeiter ein unvergessliches Erlebnis schaffen? Laden Sie sich unbedingt den Leitfaden zum Onboarding neuer Mitarbeiter herunter, der praktische Tipps, Ratschläge von Branchenführern und Vorlagen enthält, die Sie sofort verwenden können.