Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie irgendwann eine*n Personalvermittler*in oder eine andere Fachkraft für die Talentakquise einstellen. Wie sollten Sie also an diesen Prozess herangehen, und welche Fragen sollten Sie den Personalvermittler*innen am besten stellen? Wir haben uns mit Ariana Moon, Senior Manager of Talent Acquisition bei Greenhouse, getroffen, um das herauszufinden.

Structured Hiring: Ein kurzer Überblick

Jedes Gespräch über Vorstellungsgespräche bei Greenhouse beinhaltet Structured Hiring. Wenn Sie bei der Einstellung strukturiert vorgehen, legen Sie die Eigenschaften fest, die jemand für eine bestimmte Stelle benötigt, und gestalten dann den Vorstellungsgesprächsprozess so, dass diese Eigenschaften beurteilt werden.

Auf welche Eigenschaften sollten Sie bei einer*einem Personalvermittler*in achten?

Es gibt viele Möglichkeiten, Attribute zu kategorisieren. Ariana neigt dazu, sie in vier Hauptbereiche einzuteilen:

1. Qualifikationen – frühere Berufserfahrung und/oder eine Reihe von Leistungen, die erforderlich sind, um sich für die Stelle zu qualifizieren
2. Fachliche Fähigkeiten – die Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten, die erforderlich sind, um die Funktionen der Stelle auszuführen
3. Zwischenmenschliche Fähigkeiten – die Persönlichkeitsmerkmale und die emotionale Intelligenz, die erforderlich sind, um die Stelle effektiv auszufüllen
4. Kulturelle Werte – die Werte Ihres Unternehmens, die die betreffende Person verkörpern soll

Die Qualifikationen, nach denen Sie bei der Einstellung einer*eines Personalvermittler*in suchen, hängen davon ab, welche Personalbeschaffungs-Spezialisierung oder welches Erfahrungsniveau Sie anstreben. Im Allgemeinen empfiehlt Ariana, in dieser Kategorie nicht zu viele Anforderungen zu stellen, damit Sie bei der Auswahl der Bewerber*innen aufgeschlossen bleiben können. Nichtsdestotrotz gibt es einige Qualifikationen, die Sie berücksichtigen sollten:

• Erfahrung mit der Personalbeschaffung über den gesamten Zyklus und eine Erfolgsbilanz bei der Einstellung von Mitarbeiter*innen
• Erfahrung mit der Umsetzung von Beschaffungsstrategien zur Diversifizierung des oberen Teils des Personalbeschaffungstrichters
• Erfahrung mit der Personalbeschaffung für eine bestimmte Unternehmensfunktion

Was die technischen Fähigkeiten betrifft, so sollten Sie auf einige Dinge achten:

• Die Fähigkeit, potenzielle Bewerber*innen für Stellenausschreibungen zu finden
• Die Fähigkeit, Bewerbungsgespräche in großem Umfang zu führen
• Die Fähigkeit, Vorstellungsgesprächsprozesse zu entwickeln
• Die Fähigkeit, Kickoff-Meetings und Gesprächsrunden zu leiten
• Die Fähigkeit, die Angebotsverhandlung und -übermittlung zu steuern
• Die Fähigkeit, ein*e starker Partner*in für Hiring Manager*innen zu sein

Was die zwischenmenschlichen Fähigkeiten betrifft, so sollten Sie bei den Personalvermittler*innen auf folgende Eigenschaften achten:

• Proaktiv und flexibel sein, um auf sich ändernde Geschäftsanforderungen zu reagieren
• Die Fähigkeit, mit verschiedenen internen und externen Zielgruppen zu kommunizieren
• Die Fähigkeit, mit mehreren Terminen zu jonglieren und effektiv Prioritäten zu setzen
• Die Fähigkeit, aufgrund des Zugangs zu privaten Bewerberdaten Diskretion walten zu lassen
• Die Fähigkeit, Empathie und Aufgeschlossenheit zu zeigen, um einen integrativen Einstellungsprozess aufrechtzuerhalten

Viele Unternehmen führen ein kulturspezifisches Gespräch, um zu beurteilen, wie die Bewerber*innen zur Unternehmenskultur beitragen werden. Achten Sie darauf, dass Sie diese Fragen in Ihre Vorstellungsgespräche mit Personalvermittler*innen einbeziehen. Wenn Sie diese Art von Vorstellungsgespräch noch nicht eingeführt haben, überlegen Sie, welche Unternehmenswerte für Personalvermittler*innen, die für die Suche und Gewinnung von Talenten zuständig sind, entscheidend sind.

Wie man den Vorstellungsgesprächsprozess gestaltet, um diese Eigenschaften zu beurteilen

Sobald Sie die Eigenschaften definiert haben, die ein*e Personalvermittler*in benötigt, um sich in der Rolle hervorzutun, besteht der nächste Teil des Prozesses beim Structured Hiring darin, zu entscheiden, wie diese Eigenschaften beurteilt werden sollen. Wahrscheinlich werden Sie am Ende eine Kombination aus Fragen und praktischen Übungen (oft in Form von Beurteilungen zum Mitnehmen) haben, die Ihnen helfen, ein ganzheitliches Bild von den Fähigkeiten einer*eines Bewerber*in zu bekommen.

Wir werden uns gleich einige Beispielfragen für ein Vorstellungsgespräch ansehen, aber was könnte eine Beurteilung zum Mitnehmen beinhalten? Dies hängt von der Rolle und den Eigenschaften ab, die Sie zu beurteilen versuchen. Hier sind einige Ideen für Aufgaben, die Sie vergeben könnten:

• Skizzieren Sie, wie Sie ein produktives Kickoff-Meeting durchführen können
• Stellen Sie Ihren Ansatz für die Zusammenarbeit mit Ihrer*Ihrem Hiring Manager*in vor
• Finden Sie Profile, die gut zu einer Muster-Stellenbeschreibung passen (und fügen Sie sie hinzu!)
• Entwerfen Sie eine erste Kontakt-E-Mail an eine*n Muster-Berwerber*in
• Bestimmen Sie die Komponenten einer effektiven Beschaffungsstrategie

Wenn Sie eine Beurteilung zum Mitnehmen erstellen, sollten Sie die zu bewertenden Eigenschaften angeben, bei denen es sich wahrscheinlich um eine Reihe von technischen Fähigkeiten handelt.

Sobald Sie die Aufgabe von dem*der Bewerber*in zurückerhalten haben, prüfen Sie, wie gut er*sie die Aufgabe erfüllt hat:

• Wurde die Aufgabe rechtzeitig eingereicht?
• Hat die*der Bewerber*in die Anweisungen befolgt?
• Hat das Arbeitsergebnis Ihre Erwartungen erfüllt oder übertroffen?
• Wenn es Lücken im Arbeitsergebnis gibt, sind sie trainierbar?

Beispielfragen im Vorstellungsgespräch für Personalvermittler*innen

Nachdem wir uns nun mit den Aufgaben befasst haben, die Sie in einer Beurteilung zum Mitnehmen abdecken könnten, wollen wir uns nun einige der Fragen ansehen, die Sie den Bewerber*innen stellen können, und warum sie wichtig sind.

Beachten Sie, dass es sich bei diesen Fragen um Vorschläge und nicht um Vorschriften handelt – Sie können in Ihrem Vorstellungsgesprächsprozess Änderungen vornehmen und mehr Kontext bereitstellen.

Können Sie mir Ihre Erfahrungen bei der Personalbeschaffung schildern?

Für eine Position auf mittlerer oder höherer Ebene im Bereich der Personalbeschaffung sucht Ariana nach Bewerber*innen, die über umfassende Erfahrungen im Bereich der Personalbeschaffung verfügen. Für eine Einstiegsposition, z. B. als Personalbeschaffungs-Koordinator*in sagt sie: „Wir freuen uns über Bewerber*innen mit unterschiedlichem Hintergrund, solange sie in unserem Vorstellungsgespräch die für die Stelle erforderlichen Fähigkeiten nachweisen können.“

Erzählen Sie mir von einem Zeitpunkt, an dem Sie bei einem Projekt bewusst proaktiv vorgegangen sind.

Als Personalvermittler*in muss man oft handlungs- und lösungsorientiert sein, um die Pipelines voranzubringen. „Wenn Sie mit Hiring Manager*innen zusammenarbeiten, müssen Personalvermittler*innen die Projektleitung bei der Suche übernehmen, um sicherzustellen, dass die richtigen Meilensteine erreicht werden. Wenn nicht, müssen sie proaktiv kommunizieren, warum und was getan werden muss“, sagt Ariana.

Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Sie sich an veränderte Prioritäten anpassen mussten. Was haben sie getan?

„Personalvermittler*innen und Hiring Manager*innen sind Partner, die zusammenarbeiten müssen, um erfolgreich zu sein“, erklärt Ariana, „vor allem angesichts der sich ständig verändernden Prioritäten der Unternehmen“. Sie sucht nach Personalvermittler*innen, die effektiv kommunizieren und die Erwartungen der Hiring Manager*innen und des gesamten einstellenden Teams erfüllen können. Für erfahrene Personalvermittler sucht Ariana nach Bewerber*innen, die die Fähigkeit besitzen, sich durchzusetzen und auf unrealistische Erwartungen oder Forderungen von Hiring Manager*innen zu reagieren.

Können Sie mir von einer Situation erzählen, in der Sie mit einer*einem schwierigen Hiring Manager*in zusammenarbeiten mussten und wie Sie die Beziehung gemeistert haben?

„Die Partnerschaft mit Hiring Manager*innen ist von entscheidender Bedeutung für eine erfolgreiche Einstellung“, sagt Ariana. Sie verwendet diese Frage, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie die Bewerber*innen lernen, mit Stakeholdern zusammenzuarbeiten – insbesondere, wie sie Herausforderungen, die in einer Beziehung auftreten, angehen oder bewältigen.

Können Sie mir sagen, wie Sie Daten für Ihre Arbeit genutzt haben?

„Wir wollen oft ein Gefühl dafür bekommen, wie kennzahlenorientiert ein*e Bewerber*in für die Personalbeschaffung ist“, sagt Ariana. „Wie vertraut sind sie mit der Nutzung von Daten als Grundlage für ihre Personalbeschaffungs-Strategie und die Aufrechterhaltung der wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs)? Haben sie Erfahrung mit der Verwendung von Pipeline-Daten, um den Hiring Manager*innen eine Analyse über den Verlauf einer Suche zu übermitteln?“

Erzählen Sie mir von einer Zeit, in der Sie mit mehreren Rollen jongliert haben. Wie sind Sie bei der Bewältigung dieser Belastung vorgegangen?

„Ein häufiges Problem für Personalvermittler*innen ist die Verwaltung mehrerer Rollen für mehrere Hiring Manager*innen auf einmal“, erklärt Ariana. Deshalb ist es wichtig, die Bewerber*innen danach zu fragen, wie sie ihre Aufgaben priorisieren, welche Methode sie zur Verwaltung ihrer Arbeitslast verwenden und wie sie mit anderen über den Status einer Aufgabe kommunizieren.

Welche Erfahrungen haben Sie bei der Durchführung von Vorstellungsgesprächen in einer virtuellen Welt gemacht?

Da so viele Menschen aufgrund der Pandemie von zu Hause aus arbeiten, sagt Ariana: „Es ist wichtiger denn je, autonom und asynchron arbeiten zu können.“ Das Talentakquise-Team von Greenhouse arbeitet über mehrere Zeitzonen hinweg, und sie sucht nach Bewerber*innen, die sich durch konsistente Kommunikation und Zeitmanagement an diese Herausforderung anpassen können. „Es ist auch wichtig, daran zu denken, dass Bewerber*innen, die von zu Hause aus ein Vorstellungsgespräch führen, möglicherweise nicht den nötigen Platz haben, um ein virtuelles Gespräch zu führen, das völlig ungestört ist. Aus diesem Grund sind wir dazu übergegangen, einfühlsamer zu sein und Vorstellungsgespräche immer mit 'Wie geht es Ihnen?' und 'Passt Ihnen diese Zeit noch?' zu beginnen.“

Wichtige Überlegungen beim Vorstellungsgespräch mit Personalvermittler*innen

Bei der Bewertung der Antworten der Bewerber*innen auf diese Fragen achtet Ariana auf einige Punkte:

• Besonderheit: Ariana sagt, dass es wichtig ist, auf Einzelheiten zu achten (und gegebenenfalls nachzufragen), um zu verstehen, wie die*der Bewerber*in in die von ihm*ihr beschriebene Situation involviert war. Waren sie die treibende Kraft, oder waren sie eher passive Teilnehmer*innen oder Beobachter*innen?
• Ergebnisse: Bei der Frage nach spezifischen Initiativen oder Herausforderungen achtet Ariana nicht nur darauf, wie die*der Bewerber*in die Situation gemeistert hat, sondern auch darauf, welche Ergebnisse die Bemühungen der*des Bewerber*in erbracht haben.
• Zielgruppenbewusstsein: Besonders für eine menschenorientierte Rolle ist es wichtig, die Fähigkeit einer*eines Bewerber*in zu beurteilen, sich ihrer*seiner Zielgruppe bewusst zu sein. „Bei der Personalbeschaffung gibt es zum Beispiel viele Akronyme“, sagt Ariana, „und jedes Unternehmen hat seine eigenen Akronyme. Es ist wichtig, dass sich die Bewerber*innen nicht zu sehr auf den Fachjargon verlassen oder Annahmen darüber treffen, was andere Leute wissen, damit wir den Bewerber*innen, mit denen sie interagieren, eine umfassendere Erfahrung bieten können.“
• Diskretion: Da ein wesentlicher Teil der Aufgabe einer*eines Personalvermittler*in darin besteht, mit Vergütungsdaten und anderen privaten Informationen über Bewerber*innen umzugehen, sucht Ariana nach Bewerber*innen, die in der Lage sind, ihre Arbeit und ihre Erfahrungen auf diskrete, verantwortungsvolle und respektvolle Weise zu beschreiben.

Schließlich ist Ariana der Meinung, dass es wichtig ist, darüber nachzudenken, wie Ihr aktuelles (und zukünftiges) Personalbeschaffungsteam die Demografie des Unternehmens widerspiegelt, das Sie aufbauen wollen. „Personalvermittler*innen und Koordinator*innen sind für viele Bewerber*innen die erste Anlaufstelle, sie sind also im Grunde das Gesicht Ihres Unternehmens. Je mehr Diversität sich in Ihrem Personalbeschaffungsteam widerspiegelt, desto eher werden Sie in der Lage sein, die Verbindungen herzustellen, die Sie brauchen, um Ihren Mitarbeiterstamm zu diversifizieren.“

Die Art und Weise, wie Ihr Team eine vielfältige Gruppe von Bewerber*innen anzieht, rekrutiert und einstellt, kann Ihren Wettbewerbsvorteil steigern und Ihre Identität als großartige*r Arbeitgeber*in festigen. Laden Sie unseren Leitfaden für integrative Einstellungen herunter, um Strategien und Ansätze zur Verbesserung der Integration und Fairness in Ihrem Einstellungsprozess zu finden.