Wir sind weit über die in Aktenschränken eingeschlossenen Lebensläufe in Papierform hinaus. Da sich die Art der HR-Teams verändert und wächst, sind Prozesse automatisierter, effizienter und datengesteuerter geworden. Und wenn der „Daten“-Teil des Personalwesens automatisiert wird, haben HR-Experten mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – Menschen, Teamdynamik, Diversitätsgerechtigkeit und -integration, Mitarbeiterentwicklung und mehr.

Bewerber*innen, Mitarbeiter*innen und Manager*innen dabei zu helfen, sich schnell mit den Tools und Informationen zu verbinden, die sie benötigen, ist auch für immer schlankere HR-Teams besonders hilfreich. HR-Technologie ist verschlüsselt, organisiert und sicher – und eine großartige Möglichkeit, alltägliche Geschäftsfunktionen auf eine Weise zu automatisieren, die für alle einfach zu bedienen ist. Sehen wir uns fünf Bereiche genauer an, in denen HR-Technologie die Mitarbeiterproduktivität steigert.

1. Sozialleistungen und Gehaltsabrechnung

HR-Technologie bietet Mitarbeitern eine zentrale Ressource, mit der sie Zeit sparen können, indem sie effizient Online-Zugriff auf personalisierte Sozialleistungsinformationen bereitstellen. Diese Technologie ist für die Mitarbeiter in der Regel intuitiv zu bedienen und erfordert, wenn überhaupt, nur wenig Schulung.

Auf Online-Plattformen können Mitarbeiter*innen alle Aspekte der von ihrem Unternehmen bereitgestellten Deckungsoptionen wie Kranken-, Zahn-, Berufsunfähigkeits- und Lebensversicherungen verstehen. Der Auswahlprozess für Leistungen wurde ebenfalls online verlagert, sodass Mitarbeiter sich elektronisch für jährliche Leistungen und Wellnessprogramme, 401(k)-Pläne, flexible Ausgabenkonten, Gesundheitssparkonten und mehr anmelden können.

Dies ermöglicht Mitarbeiter*innen, die sich von zu Hause oder auf Geschäftsreisen in das Netzwerk ihres/r Arbeitgeber*in einloggen, jederzeit und überall Zugriff. Dank Technologie können Mitarbeiter*innen schnell Antworten erhalten und weniger Zeit für die Suche nach den benötigten Informationen aufwenden.

Der Funktionsumfang kann auch den Zugriff auf eine Reihe von HR-Formularen umfassen, wodurch wichtige Informationen für eine erhöhte Mitarbeiterproduktivität zentralisiert werden. Sobald Ihre Mitarbeiter*innen-Zahl eine bestimmte Größe erreicht hat, wird die Verfolgung der Finanzdaten Ihrer Mitarbeiter*innen im Stil einer Tabellenkalkulation schnell zu einer administrativen Belastung für die Personalabteilung.

2. Online-Schulung

Niemand mag es wirklich, obligatorische Schulungen zu absolvieren, aber die Verwendung eines Lernmanagementsystems stellt Organisationskurse online, um die Effizienz zu steigern und den Mitarbeitern einen einfachen Zugang zu ermöglichen. Zu den gemeinsamen Themen gehören Ethik- und Geschäftsverhaltensschulungen, neue Führungsschulungen und Inklusionsschulungen.

Die Online-Technologie ermöglicht es Personalschulungsabteilungen, nicht nur On-Demand-Schulungskurse anzubieten, sondern auch die Teilnahme der Mitarbeiter zu notieren und sogar Abschlusszertifikate im PDF-Format auszustellen. Online-Learning-Management-Module sind äußerst flexibel und ermöglichen es den Mitarbeiter*innen, in ihrem eigenen Tempo zu lernen.

Die Lernenden können Trainingsmodule nach Belieben stoppen und neu starten. Wenn sie also zu einem Meeting gerufen werden oder eine Bio-Pause brauchen, keine Sorge. Sie können ganz einfach zurückkehren und genau dort weitermachen, wo sie aufgehört haben, oder sogar Inhaltsbereiche wiederholen, falls gewünscht.

Am wichtigsten ist, dass die integrierten Berichtsfunktionen wertvolle Zeit für die Mitarbeiter*innen der Talententwicklung sparen und den Gesamtprozess für erforderliche Schulungen weiter optimieren. Das System kann so eingerichtet werden, dass es beispielsweise automatisierte Benachrichtigungen per E-Mail an Mitarbeiter*innen (und ihre Manager*innen) über bevorstehende Fertigstellungstermine sendet.

3. Video-Interviews

Perfekt für Unternehmen jeder Größe, haben webbasierte Video-Interviews Organisationen dabei geholfen, den Prozess neu zu erfinden und zu beschleunigen. Video-Interviews sind im Allgemeinen einfacher zu planen, da die Kandidaten keine Fahrzeit, Parkgebühren usw. berücksichtigen müssen. Außerdem sind Video-Interviews nach Feierabend einfach durchzuführen, was Kandidat*innen, die derzeit beschäftigt sind, zu schätzen wissen.

Ihr Interview-Team hat die bequeme Möglichkeit, sich von verschiedenen Büros aus einzuwählen, um sich virtuell mit Kandidat*innen zu treffen. Und Video-Interviews sind besonders praktisch, wenn Kandidat*innen in einer anderen Stadt oder sogar in einem anderen Land leben – eine Funktion, die entfernte Kandidat*innen mit Sicherheit positiv über Ihr Unternehmen denken lässt.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Videointerviews auch für das Unternehmen günstiger sein können, wodurch der Zeitaufwand verkürzt und die damit verbundenen Reisen entfallen. Da auch Videointerviews aufgezeichnet werden können, ermöglicht die Verwendung dieser Technologie dem Team auch, zurückzugehen und die Antworten verschiedener Bewerber*innen auf vorher festgelegte Fragen zu vergleichen (und es jemandem zu ermöglichen, der die Interviewsitzung verpasst hat, aufzuholen).

Das Feedback kann auch online erfasst werden. Einstellungen ermöglichen es, einige Informationen – wie das gewünschte Gehalt – vor dem gesamten Interviewteam geheim zu halten, während die Teammitglieder dennoch die Möglichkeit haben, Eingaben zur Interviewbewertung, Bewertungen und Feedback zu jedem/r Kandidat*in bereitzustellen.

4. Bewerbungen

Die Rekrutierung oder Talentakquise verlagert immer mehr Unternehmen ins Internet, wodurch der Einstellungsprozess erheblich rationalisiert wird. Von der einfachen Verwaltung von Online-Postings auf mehreren Jobbörsen oder LinkedIn bis hin zur Speicherung von Bewerberdaten modernisiert diese Technologie den Einstellungsprozess. Viele HR-Anwendungen verwenden Bewerber-Tracking-Systeme (ATS) wie Greenhouse, um alle Aspekte ihrer Rekrutierungsprozesse zu automatisieren.

Bewerber*innen können Lebensläufe, Anschreiben und Arbeitsproben einfach elektronisch einreichen, ohne Papier, Umschlag oder Porto. Und das Bewerber*innen-Tracking erfasst sicher Ihre stärksten Kandidat*innen, damit sie nicht in der Mischung verloren gehen.

Mit der HR-Technologie können Mitarbeiter*innen und Personalchef*innen auch die Anzahl der Kandidat*innen und Daten über mehrere Standorte hinweg leicht verfolgen und Aufgaben wie E-Mails an Bewerber*innen automatisieren. Darüber hinaus können Personalchef*innen und Personalvermittler*innen online zusammenarbeiten, um Feedback auszutauschen und dann den/die beste/n Kandidat*in effizienter auszuwählen.

E-Mail-Vorlagen mit Firmenlogo sind oft enthalten, damit Personalvermittler*innen die Bewerbungskorrespondenz nicht erneut eingeben müssen, was die Produktivität erhöht, gleichzeitig die Qualität sicherstellt und die Gesamteinstellungskosten senkt.

5. Onboarding

Ein guter erster Eindruck ist entscheidend, um neue Mitarbeiter*innen in Ihrem Unternehmen willkommen zu heißen, ihnen das Gefühl zu geben, willkommen zu sein, und sie schließlich zum Laufen zu bringen. Das Online-Onboarding beschleunigt einen normalerweise langsamen oder umständlichen Prozess und hilft Ihrem Unternehmen, in den ersten Wochen und Monaten für neue Mitarbeiter*innen gut auszusehen.

Die HR-Technologie ermöglicht es Mitarbeiter*innen, ein W-4-Formular elektronisch zu unterschreiben und sich für die Direktzahlung anzumelden – wesentliche Schritte für alle Neueinstellungen. Online-Plattformen können eingerichtet werden, um Erinnerungs-E-Mails zu versenden, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Schritte abgeschlossen sind.

Ohne sich durch einen riesigen Stapel gedruckter Informationen und Formulare wühlen zu müssen, spart die Online-Technologie den Papierverbrauch erheblich ein und ist daher ein umweltfreundlicherer Ansatz für wesentliche Onboarding-Schritte.

Mit HR-Plattformen können Sie das Datum dokumentieren, an dem ein neues Einstellungspaket verschickt wurde, elektronische Unterschriften des/r neuen Mitarbeiter*in auf wichtigen Dokumenten sammeln, den Verhaltenskodex des Unternehmens übermitteln und neue Mitarbeiter*innen an die Kultur Ihres Unternehmens heranführen.

Ohne Frage, die Produktivitätssteigerungen, die die Online-HR-Technologie bietet, lassen HR-Mitarbeiter*innen fragen, wie sie jemals ohne sie ausgekommen sind. Von der vollständigen Rationalisierung der Leistungskommunikation und -anmeldung über die Unterstützung bei Vorstellungsgesprächen bis hin zur Vereinfachung des gesamten Einstellungsprozesses kann man mit Sicherheit sagen, dass die Technologie den Personalabteilungen zugute gekommen ist und weiterhin Fortschritte machen wird.

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