In einer idealen Welt wären Personalvermittler*innen, Einstellungsmanager*innen und alle anderen am Einstellungsprozess Beteiligten perfekt aufeinander abgestimmt, da sie alle das gleiche Ziel haben: großartige Talente einzustellen. Diese magische Ausrichtung ist jedoch nicht immer die Realität, da der typische Interviewprozess viel dem Zufall überlässt: Wer führt das Interview durch, welche Fähigkeiten werden bewertet, welche Fragen werden gestellt, wie die Fragen bewertet werden und wie umfassend Ihr Prozess ist . Deshalb ist es wichtig, einen strukturierten Einstellungsprozess zu haben.

In unserer kürzlichen virtuellen Live-Veranstaltung „Wie strukturierter Einstellungsprozess zu besseren Ergebnissen führt“ haben wir globale Talentexperten zusammengebracht, die bei dem strukturierten Einstellungsprozess führend sind und intelligente, datengesteuerte Entscheidungen treffen – Alison dela Cruz, Talent Recruitment Lead bei Trivago, und Matthias Schmeißer, Director Talent Acquisition bei Scout24. Sie trafen sich mit den Greenhouse-Führungskräften Jacqui Maguire, Senior Director of Talent Advisory, Colm O'Cuinneain, General Manager of EMEA, und Jon Stross, Präsident und Mitbegründer, zu einem wirkungsvollen Gespräch darüber, wie die Standardisierung Ihres Prozesses Ihr Einstellungsteam effektiver machen kann.

Die Live-Diskussion war voll von umsetzbaren Erkenntnissen, die in jedem Unternehmen angewendet werden können, daher bringen wir Ihnen einige der Highlights und wichtigsten Erkenntnisse – von Ratschlägen, wie Sie unternehmensweite Zustimmung erhalten, bis hin zu Tipps zur Verwendung von Daten zu Ihrem Vorteil.

Was ist strukturierter Einstellungsprozess?

Jon beginnt das Gespräch, indem er die Bedeutung des Begriffs „strukturierter Einstellungsprozess“ aufschlüsselt. Bei dem strukturierten Einstellungsprozess geht es nicht darum, Entscheidungen auf der Grundlage des Bauchgefühls zu treffen oder Bewerbungsgespräche zu verdoppeln, was zu Frustration und Zeitverschwendung führt.

Stattdessen handelt es sich um einen bewussten Prozess zur Suche und Bewertung von Kandidaten*innen und zur Verwendung von Daten, um zu lernen, zu iterieren und die Einstellungsergebnisse zu verbessern. Diese Struktur hilft dabei, den*die richtigen*e Kandidaten*in basierend auf seiner tatsächlichen Fähigkeit, den Job zu erledigen, zu ermitteln.

Jacqui beschreibt die Schlüsselkomponenten des strukturierten Einstellungsprozesses, die in unserem eBook „Strukturierter Einstellungsprozess 101: Ihre Blaupause für den Erfolg“ ausführlich erläutert werden.

1. Rollen-Kickoff und Scorecard-Erstellung: Artikulieren Sie, wie kurz- und langfristiger Erfolg für die Rolle aussieht, und definieren Sie die gewünschten Kandidatenattribute.
2. Interviewplanung und Erstellung von Interviewkits: Definieren Sie klar den Zweck für jedes Interview und die damit verbundenen Attribute, die bewertet werden.
3. Sourcing und Interviews: Führen Sie einen effizienten und informativen Interviewprozess mit der von Ihnen erstellten Scorecard und dem Interviewplan durch.
4. Zusammenfassung: Sammeln Sie Beweise und Daten, um die Entscheidung des Personalchefs in einer strukturierten Zusammenfassung zu treffen. Überprüfen Sie systematisch die Daten und Rückmeldungen zu den endgültigen Kandidaten*innen, um zu einer evidenzbasierten Entscheidung zu gelangen.

Erfolgsgeheimnisse bei dem strukturierten Einstellungsprozess

Wie sieht das alles in der Praxis aus? Die Talentexperten Matthias und Alison bieten ein umfassendes und detailliertes Verständnis für den Aufbau einer erfolgreichen Einstellungsstrategie und bieten konkrete Ratschläge, die in jedem ihrer Unternehmen zu echten Ergebnissen geführt haben.

Stellen Sie die Teamausrichtung sicher

Beziehen Sie alle mit ein

Strukturierte Einstellung ist gleichbedeutend mit Ausrichtung – Ausrichtung darauf, was die Prioritäten für die Rolle sind, welche Attribute am wichtigsten sind und welche Interviewfragen Sie dem/der Kandidaten*in stellen.

Die strukturierte Einstellung basiert auf dem, was wir für jeden*e Kandidaten*in bewerten. Wir erkennen an, dass unterschiedliche Stellenprofile unterschiedliche Anforderungen haben, und bewerten daher nach denselben Kriterien, die sich aus unseren Werten ergeben.

–Alison dela Cruz, Leiterin der Talentrekrutierung bei Trivago

Alison erklärt: „Wenn neue Mitarbeiter*innen in Ihrem Unternehmen anfangen, ist es wichtig, sie mit den Prozessen Ihres Unternehmens vertraut zu machen. Die Mitarbeiter*innen haben möglicherweise in anderen Unternehmen gearbeitet und auf unterschiedliche Weise Vorstellungsgespräche geführt, daher ist es für sie von entscheidender Bedeutung, an spezifischen Schulungen teilzunehmen. Wir bitten dennoch darum, dass jede Person ihre eigenen persönlichen Erfahrungen einbringt, um die Leute dazu zu bringen, sich zu vernetzen und an Bord zu kommen.“

Unternehmen, die auf der Rekrutierungsreifekurve weit oben stehen, haben nicht nur Personalvermittler*innen hinzugezogen und in die Einstellung eingebunden – sie beziehen alle in der Organisation mit ein.

– Jon Stross, Präsident und Mitbegründer von Greenhouse

Unternehmensverhalten ändern

Es ist wichtig zu erkennen, dass „Engagement und Ausrichtung entscheidend für die Zusammenarbeit mit Personalchefs*innen und dem Gesamtunternehmen sind“, wie Matthias betont. Aber es ist nicht immer einfach. Es gibt oft Widerstand, wenn man versucht, Menschen dazu zu bringen, auf eine neue Art und Weise zu arbeiten.

Ein Profi-Tipp ist, das Eis mit Daten zu brechen. In dem Moment, in dem Sie Beweise mit Daten in die Diskussion einbringen, ist es viel einfacher, die Leute vom Wert der Beteiligung am Einstellungsprozess zu überzeugen. Matthias sagt, dass sie „Personalmanager*innen hatten, die seit 10 Jahren im Unternehmen sind und gefragt haben, warum sie Kandidaten-Scorecards ausfüllen müssen“. Es liegt in der Verantwortung des Talentteams, den Zweck und Wert der strukturierten Einstellung zu erklären – vom Ausfüllen von Scorecards bis hin zur Priorisierung von DE&I – damit diese Aufgaben nicht wie sinnlose Anfragen des Talentteams erscheinen.

Um sicherzustellen, dass jeder weiß, dass dies eine kollektive Verantwortung ist, sollten Talentteams wiederholen, dass alle strukturierten Einstellungsziele aus den allgemeinen unternehmensweiten Zielen und Schlüsselergebnissen (OKRs) resultieren. Sie müssen das Unternehmen an Bord haben, um etwas zu bewirken.

Nutzen Sie Daten zu Ihrem Vorteil

Richten Sie Ihre Daten ein

Bevor Sie eine erfolgreiche Einstellungsstrategie starten können, müssen Sie über die richtigen Daten verfügen. Matthias erzählt, als er bei Scout24 anfing, „war es eine echte Herausforderung, keine oder nur fragmentierte Daten zu haben. Der erste Schritt bestand also darin sicherzustellen, dass wir nicht nur die richtigen Recruiting-Daten hatten, sondern auch die konsistentesten Daten.“

Um konsistente Daten zu erhalten, richtete er optimierte Berichtsprozesse in Greenhouse ein, um wichtige Verbesserungsbereiche aufzudecken. Dies trug dazu bei, wesentliche Einblicke zu gewinnen – etwa wie Konversionsraten aussahen und wo im Recruiting-Funnel wiederkehrende Probleme auftreten könnten, ganzheitlich.

Die richtigen Daten sind der Schlüssel, um die richtigen nächsten Schritte zu kennen.

– Matthias Schmeißer, Leiter Talent Acquisition bei Scout24

Verfolgen Sie die richtigen Kennzahlen

Es gibt offensichtlich eine Fülle wichtiger Rekrutierungsmetriken, die es zu verfolgen und zu messen gilt, aber es ist klar, dass einige Metriken für die breitere Organisation interessanter sind. Hier sind ein paar Kennzahlen, die dazu beigetragen haben, die Führungsteams bei Trivago und Scout24 zu bewegen:

Angebotsannahmequote: Dies ist unglaublich wichtig, um zu verstehen, ob sich all die Zeit und Kosten, die in die Rekrutierung investiert wurden, am Ende des Tages auszahlen. So können Sie sehen, wie erfolgreich Ihr Team darin ist, Kandidaten*innen an Bord zu holen.

Und egal wo auf der Welt sich Ihr Unternehmen befindet, Alison sagt, dass es eine zusätzliche Einschränkung zu beachten gilt: „Unsere Herausforderung in diesem Jahr bestand nicht nur darin, ob die Kandidaten*innen die Angebote annehmen, sondern auch, ob die Kandidaten*innen die Rollen tatsächlich antreten. Bei allem, was auf der Welt vor sich geht, ist es für Menschen viel schwieriger, Arbeitsrechte in verschiedenen Ländern zu bekommen, also gibt es ein paar zusätzliche Hürden, die jeder überwinden muss.“

In einer zusätzlichen Perspektive zur Angebotsannahmerate schlägt Matthias vor, dass Sie auch verfolgen sollten, wie wettbewerbsfähig Ihre Angebote sind. Wenn Sie 10.000 oder 15.000 US-Dollar unter dem Marktwert liegen oder nicht die Vorteile haben, die die Leute tatsächlich wollen und brauchen, wird es viel schwieriger, Ihre Akzeptanzrate zu verbessern.

Ihre Angebotsakzeptanzrate erzählt eine große Geschichte. Es ist wie ein Kanarienvogel in einer Kohlemine, um vorherzusagen, was in Ihrem Rekrutierungsprozess tatsächlich passiert.

– Jon Stross, Präsident und Mitbegründer von Greenhouse

Employer Branding: Sowohl Alison als auch Matthias machen deutlich, dass die Messung der Arbeitgebermarke für ihre Teams Priorität hat. Bei Trivago sind Bewerber*innen in der Regel auch Nutzer*innen, daher ist es ihnen wichtig, dass ihr Arbeitgebermarke einzigartig und wirkungsvoll ist.

Es kann schwierig sein, diese Metrik zu messen, aber zu Beginn untersuchte das Scout24-Team die Conversion-Raten der Bewerber*innen, die über bestimmte Arbeitgebermarke-Quellen, wie ihre neu gestalteten Stellenanzeigen, kamen, und verfolgte, wie viele von ihnen es in die erste Vorstellungsrunde schafften. Auf diese Weise konnten sie erkennen, woher hochwertige Kandidaten*innen kamen und aus welchen Quellen sie sich verbessern konnten.

Denken Sie langfristig

Es gibt eine Vielzahl von Techniken, die Sie anwenden können, um Kandidaten*innen zu finden und anzuziehen – und Personalvermittler*innen haben heute möglicherweise die Aufgabe, 10 Programmierer einzustellen. Es ist wichtig zu beachten, dass langfristige Markenaufbautechniken, wie der Aufbau und die Pflege von Beziehungen zu Kandidaten*innen, sehr wertvoll sind. Selbst wenn es einige Monate dauert, bis sie sich amortisieren, wird Ihre Einstellungsqualität höchstwahrscheinlich sehr hoch sein.

Verknüpfen Sie Einstellungskriterien mit der Arbeitsleistung

Obwohl es offensichtlich ist, dass Einstellungskriterien und Arbeitsleistung miteinander verknüpft sind, vergessen Teams nach der Einstellung oft die Stellenbeschreibung und die anfänglich aufgeführten Anforderungen der Rolle. Das Leistungsmanagement gehört normalerweise der Personalabteilung, und die Rekrutierung gehört zum Talentteam. Die Kriterien für die Rekrutierung sollten jedoch die gleichen Kriterien für die Leistung einer Person im Job sein.

Alison erklärt: „Es ist eine Sache, jemanden einzustellen, aber woher weißt du, dass das die richtige Person war, in 6 oder 12 Monaten? Um Ihre Einstellungsqualität zu verstehen, müssen die Anforderungen der Rolle mit dem Tagesgeschäft verknüpft sein. Bei der Rekrutierung dreht sich alles um Konsistenz, aber diese Konsistenz muss in den Mitarbeiterlebenszyklus einfließen.“

Es ist auch wichtig, um Verschleiß zu verhindern. Wenn Mitarbeiter*innen mit einem Verständnis für die Anforderungen der Rolle eingestellt und auf der Grundlage dieser Erwartungen geschult werden, bleiben sie eher. Laut Matthias passiert in dieser ganzheitlichen Ausrichtung „die Magie“.

Passen Sie Ihre Sourcing-Strategien laufend an

Das Jahr 2020 hat bewiesen, dass alles möglich ist. Es ist klar, dass Talentteams immer agil und bereit sein müssen, sich jederzeit anzupassen. Alison erklärt, wie ihr Einstellungsteam seine Sourcing-Strategie weiterentwickelt hat, um „als Marke attraktiver“ zu sein und mehr Leute in seine Einstellungspipeline zu bringen. Sie sagt: „In der Reisebranche ist es derzeit aufgrund von Reisebeschränkungen schwierig, daher musste sich unser Kandidaten-Targeting darauf einstellen. Wir suchen jetzt proaktiv nach Menschen, die bereit sind, die Herausforderung anzunehmen, unsere Branche neu zu starten.“

Bei Scout24 stehen sie ständig vor der Herausforderung, neue Arbeitsweisen zu erlernen. Ihr Rekrutierungsteam beschafft, stellt ein und veranstaltet Schulungen, um Teammitglieder in Interviews und Anti-Bias-Praktiken zu coachen. Und es gibt die zusätzliche Herausforderung für ihr Team, auch Vermarkter*innen zu sein, um ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wie sie Kampagnen durchführen können, um mehr Menschen einzuladen, sich zu bewerben, und den Menschen Gründe zu geben, dem Unternehmen beizutreten. „Heutzutage muss man ein*e besserer*e Sourcer*in als ein*e Recruiter*in sein“, sagt Matthais.

Talentteams müssen ständig neue Fähigkeiten erlernen – von der Verfolgung der richtigen Metriken bis hin zum Nachweis des Werts ihres Prozesses gegenüber der gesamten Organisation. Alison und Matthais machen jedoch deutlich, dass die Implementierung eines strukturierten Einstellungsprozess nicht nur möglich, sondern ein wiederholbarer Erfolgsplan ist.

Sie möchten noch mehr vom strukturierten Einstellungsprozess erfahren? Schalten Sie hier die vollständige Aufzeichnung der Veranstaltung ein.