Sie haben Ihrer Pipeline einige ausgezeichnete Bewerber*innen zugeführt. Jetzt aber ist der Zeitpunkt für das Vorstellungsgespräch gekommen, das über das weitere Schicksal Ihrer Kandidat*innen, aber auch über die Zukunft Ihres Teams entscheiden wird. Keine große Sache.

Sie sind nicht ganz sicher, wie man ein Vorstellungsgespräch führt? Keine Bange – wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, Sie mit hilfreichen Tipps zu versorgen, damit Ihre Vorstellungsgespräche reibungslos verlaufen und effektiv durchgeführt werden. Auf diese Weise schaffen Sie die Voraussetzungen für eine hervorragende Erfahrung sowohl seitens der Bewerber*innen als auch der Interviewer*innen. (Und natürlich leisten Sie auch einen wichtigen Beitrag zur Suche nach dem*der für die Stelle am besten geeigneten Bewerber*in.)

Die Auswirkungen eines schlechten Vorstellungsgesprächs

Ein schlechtes Vorstellungsgespräch kann dadurch gekennzeichnet sein, dass die*der Gesprächspartner*in zerstreut ist, dass es im Gesprächsraum unangenehm riecht oder dass eine einige von Fauxpas passieren, die bei einem schlechten Date vorkommen könnten. Scheinbar kleinere Rückschläge können tatsächlich große Auswirkungen haben.

Der offensichtlichste Effekt bezieht sich auf Talent Pools. Natürlich ist es denkbar, dass sich ein*e von Ihnen abgelehnte*r Bewerber*in nicht noch einmal bewirbt. Aber wenn der*die Betreffende dann auf Glassdoor eine Arbeitgeberbewertung verfasst, sind andere Kandidat*innen eventuell weniger willens, eine eigene Bewerbung abzugeben.

Hinzu kommt, dass 64 % aller Bewerber*innen laut einer Umfrage von CareerArc angeben, dass negative Erfahrungen mit Vorstellungsgesprächen es weniger wahrscheinlich machen, dass sie in Zukunft Produke dieses Arbeitgebers kaufen werden. Das heißt also, dass schlechte Vorstellungsgespräche auch schlecht fürs Geschäft sind.

Wenn Sie also die bestmöglichen Teams entwickeln und, falls Sie ein B2C-Unternehmen sind, Ihren Kundenstamm behalten möchten, gibt es keine Alternative – Sie müssen einen außergewöhnlichen Prozess bereitstellen.

Bewährte Verfahren für die Durchführung eines Vorstellungsgesprächs

Vor dem Vorstellungsgespräch

Stimmen Sie sich mit dem Hiring Manager bezüglich der mit der Stelle verbundenen Anforderungen ab

Stellen Sie zusammen mit dem Hiring Manager einen Interviewplan zusammen und formulieren Sie Interviewfragen, die auf die Anforderungen der Stelle abgestimmt sind. Wir empfehlen Ihnen, eine stellenspezifische Kickoff-Synchronisation zu organisieren, damit es zu keinen Problemen kommt. Außerdem sollten Sie erörtern, wer beim Terminplan für die Vorstellungsgespräche berücksichtigt werden muss – wer muss den*die Betreffende*n persönlich kennenlernen, um eine Entscheidung treffen zu können?

Formulieren Sie die richtigen Fragen (und verwenden Sie auch stets dieselben)

Bereiten Sie für jede*n Bewerber*in, der*die zu einem Vorstellungsgespräch für die angebotene Stelle eingeladen wurde, dieselben Interviewfragen vor. Und stellen Sie sicher, dass sie die richtigen sind.

Wenn wir Ihnen hier bei Greenhouse auf einen einzigen Tipp für die Gestaltung von Vorstellungsgesprächen beschränken müssten, wäre es dieser: Verzichten Sie darauf, das Gespräch mit der mittlerweile arg diskreditierten Bitte „Erzählen Sie mir doch etwas über sich“ in die Gänge zu bringen, und stellen Sie gleich von vornherein die richtigen Fragen.

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Vage Fragen können den*die Bewerber*in vom Kurs abbringen oder Dinge zum Vorschein bringen, die für die tatsächlichen Fähigkeiten oder die Eignung für die Stelle eher irrrelevant sind.

Bemühen Sie sich stattdessen zusammen mit dem Hiring Manager um die Ausarbeitung einer Reihe standardisierter Fragen, die an den Anforderungen der Stelle ausgerichtet sind. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Sie eine*n Kommunikationsmanager*in einstellen werden und hervorragende Kommunikationsfähigkeiten somit Teil des Stellenprofils sind, könnten Sie dem*der Bewerber*in die folgende Frage stellen: „Beschreiben Sie eine Situation, in der Ihre Kommunikationsfähigkeiten einen echten Unterschied ausgemacht haben. Welcher Aspekt Ihrer Kommunikationsfähigkeiten hat sich hier als besonders hilfreich erwiesen?“

Wenn Sie mit einem Tool wie Greenhouse arbeiten, dürfen Sie nicht vergessen, diese Fragen Ihrem Bewerber-Berichtsbogen mit den erwünschten Eigenschaften hinzuzufügen.

Folgen Sie einem Zeitplan

Wahrscheinlich haben Sie die erste Bewertungsüberprüfung bereits abgeschlossen; das Telefongespräch mit dem*der Personalvermittler*in hat schon stattgefunden, und Sie haben alle „Hausaufgaben“ des Bewerbers*der Bewerberin durchgesehen. Wenn Sie sich jetzt auf das Vorstellungsgespräch am Standort vorbereiten, halten Sie sich an einen Zeitplan, der allen Interviewer*innen bekannt ist. Im Einzelnen könnte der Tag des Vorstellungsgesprächs vor Ort so aussehen:

• Bürobesichtigung und Produktvorführung | 15 Minuten
• Kultur-Plus-Gespräch | 30 Minuten
• Kooperationsgespräch (mit potenziellen Teamkolleg*innen) | 30 Minuten
• Plausch über einer Tasse Kaffee | 30 Minuten
• Technisches Vorstellungsgespräch | 30 Minuten
• Gespräch mit dem Hiring Manager | 1 Stunde
• Check-in mit dem*der Personalvermittler*in | 15 Minuten

Während des Vorstellungsgesprächs

Wissen, mit wem genau Sie sprechen

Wahrscheinlich werden Sie sich mit mehreren Bewerber*innen unterhalten – also müssen Sie sich als Erstes sich klarmachen, wer wer ist. Lesen Sie unmittelbar vor dem Gespräch die Stellenbeschreibung und den bisherigen Berufsweg jedes Bewerbers*jeder Bewerberin, um sich einen zuverlässigen Eindruck davon zu verschaffen, wer die Bewerber*inen sind. Damit ermöglichen Sie einen natürlicheren Gesprächsfluss.

Vergewissern Sie sich, dass Sie sich selbst vorstellen (Name, Team, Stelle), und legen Sie die Tagesordnung für das Vorstellungsgespräch fest. Vergessen Sie nicht zu erwähnen, dass am Ende des Vorstellungsgesprächs auch Zeit für Fragen vorgesehen ist.

Machen Sie sich Notizen

Das ist wahrscheinlich Ihre wichtigste Aufgabe überhaupt. Ein Abbau von Vorurteilen ist eine unbedingte Voraussetzung für hervorragende Einstellungspraktiken. Das Ganze beginnt mit der Sicherstellung, dass Sie über die wirklich wichtigen Fakten verfügen, um ggf. auf diese verweisen zu können. Wenn Sie versuchen, sich allein auf Ihr Erinnerungsvermögen zu verlassen, signalisieren Sie dem*der Bewerber*in vielleicht unbewusst, dass alles im grünen Bereich ist, nur weil Sie sich beide gerne Harry-Potter-Filme ansehen. Wegen seiner*ihrer Antworten im Pottermore-Quizwissen Sie vielleicht, dass er*sie ein Ravenclaw ist, aber heißt das auch, dass er*sie in der Lage ist, erfolgreiche Werbekampagnen mirt externen Agenturen durchzuführen?

Lassen Sie den*die Bewerber*in auf jeden Fall wissen, dass es in seinem/ihren Sinne ist, wenn Sie sich Notizen anfertigen, und dass das nicht heißt, dass Sie an seinen*ihren Aussagen nicht wirklich interessiert seien.

Nach dem Vorstellungsgespräch

Füllen Sie den Berichtsbogen sofort aus

Berufen Sie sich auf Ihre Notizen und füllen Sie sofort nach dem Vorstellungsgespräch den Bewerber-Berichtsbogen aus. Erklären Sie Ihre Entscheidungen mit so viel Details wie möglich. Wenn die Entscheidung zwischen zwei außerordentlich qualifizierten Bewerber*innen getroffen werden muss, brauchen Sie so viele Informationen wir möglich, um die richtige Wahl zu treffen.

Führen Sie eine Nachbesprechung mit allen beteiligten Interviewer*innen

Da an diesem Prozess wahrscheinlich mehrere Interviewer*innen und Stakeholder beteiligt waren, veranstalten Sie eine Nachbesprechung, bei der noch einmal alle Bewerber*innen besprochen werden. Wen können Sie auf der Grundlage der kollektiven Bewertungen in den verschiedenen Berichtsbögen eliminieren und über wen muss noch weiter diskutiert werden?

Bei diesem Gespräch können alle Interviewer*innen ihre Argumente für und gegen bestimmte Bewerber*innen vortragen, um die Zahl derer einzuschränken, die zu einem Vorstellungsgespräch mit einem*einer leitenden Angestellten eingeladen werden oder gar ein Stellenanbebot erhalten.

Natürlich können sich Ihre Bemühungen, Ihre Interviewpraktiken auf das Niveau eines Best-in-Class-Prozesses anzuheben, als schwierig erweisen, aber mit etwas Übung und einer guten Abstimmung zwischen den Personalvermittler*innen und den Hiring Managern können Sie mit der Bildung der Teams beginnen, von denen Sie schon immer geträumt haben.

Sie sind nach wirklich guten Tipps dafür interessiert, wie Sie das Feedback von Bewerber*innen im Anschluss an ihre Vorstellungsgespräche auswerten sollten? Hier finden Sie einige typische Strategien für die erfolgreiche Gestaltung eines Round-up-Meetings.