Falls Sie in letzter Zeit in einem Büro waren, haben Sie wahrscheinlich festgestellt, dass die heutigen Arbeitsplätze ganz anders aussehen und sich ganz anders anfühlen als früher. Offene Büros haben Kabinen ersetzt, schlanke Monitore und Laptops stehen anstelle von großen Desktop-Computern und selbst die Schreibtische selbst sind beweglich und verstellbar und keine stationären Möbelstücke mehr.

Eine der größten Veränderungen besteht aber bei den Mitarbeiter*innen selbst: Anstatt sich an einem zentralen Ort zu befinden, verfolgen viele Unternehmen einen verteilten Ansatz und Mitarbeiter*innen sind auf der ganzen Welt verstreut. Diese Anordnung ermöglicht mehr Flexibilität bei den Arbeitsstandorten und -zeiten, führt aber auch zu einer wichtigen Frage: Wie schaffen Sie eine Unternehmenskultur und vereinen eine Belegschaft, die sich nicht im gleichen physischen Raum befindet?

Damit dezentral arbeitende Mitarbeiter*innen sich in Ihrem Unternehmen wohlfühlen, sollten Sie jede Phase ihres Mitarbeiter-Lebenszyklus berücksichtigen: Was geschieht, bevor sie für Sie arbeiten, was beim Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter*innen und was, wenn sie regelmäßig Beiträge als Teammitglieder leisten.

Wir wollen einige Möglichkeiten betrachten, wie Sie Remote-Mitarbeiter*innen während ihrer gesamten Zeit bei Ihrem Unternehmen in Ihre Unternehmenskultur einbinden können.

Pre-Boarding

Sie müssen nicht bis zum offiziellen ersten Tag von neuen Mitarbeiter*innen warten, um zu kommunizieren und Informationen weiterzugeben. Wenn Sie ein unterschriebenes Angebotsschreiben haben, können Sie den Pre-Boarding-Prozess starten. Das ist bei Remote-Mitarbeiter*innen besonders hilfreich, weil diese Aktionen zeigen können, dass Sie sich freuen, die neuen Mitarbeiter*innen im Team zu haben, selbst wenn Sie nicht am gleichen physischen Ort arbeiten werden.

Bewaffnen Sie sie mit Informationen

Machen Sie das Meiste aus dem Pre-Boarding-Prozess, indem Sie neuen Mitarbeiter*innen alle benötigten Informationen bereitstellen. Das Ziel ist es, dass die neuen Mitarbeiter*innen sich willkommen fühlen und gut darüber informiert werden, was sie erwarten können, wenn sie offiziell für Sie arbeiten. Senden Sie jegliche Dokumente, die neue Mitarbeiter*innen überprüfen und unterzeichnen müssen, noch vor dem ersten Tag an sie. Sie können auch den Inhalt des Mitarbeiter*innen-Handbuchs und anderer schriftlicher Richtlinien mit Links zu Ihrem Unternehmens-Blog sowie anderen empfohlenen Lesematerialien teilen. Hat Ihr CEO eine Willkommensnachricht für neue Mitarbeiter*innen verfasst oder aufgezeichnet, schicken Sie ihnen den Link. Denken Sie daran, dass die meisten neuen Mitarbeiter*innen viele Fragen und Ängste haben. Sie können dazu beitragen, sie zu lindern, indem Sie Informationen aktiv teilen.

Fördern Sie die Vernetzung mit anderen Mitarbeiter*innen

Selbst wenn die Menschen nicht am gleichen physischen Ort arbeiten, ist es nützlich, die Vernetzung von Kolleginnen und Kollegen zu fördern. Bitten Sie die Abteilungsleitung, alle darüber zu informieren, wer dem Team beitreten wird, und teilen Sie das LinkedIn-Profil der neuen Mitarbeiter*innen, damit sie sich in Verbindung setzen und die neuen Teammitglieder persönlich begrüßen können. Und falls Ihr Unternehmen eine interne Wiki oder ein eigenes Verzeichnis hat, sollten Sie neuen Mitarbeiter*innen Zugriff erhalten, damit sie sich gleich über ihre zukünftigen Mitarbeiter*innen informieren können.

Onboarding

Unternehmen erkennen immer mehr, welche Auswirkungen Onboarding auf die Entscheidung der Mitarbeiter*innen haben kann, langfristig beim Unternehmen zu bleiben. Dies ist eine kritische Zeit, in der Sie neue Mitarbeiter*innen in ihre Arbeitsumgebung einführen, anderen Teammitgliedern vorstellen und sie über die Erwartungen ihrer Manager*innen in Bezug auf ihre Rolle informieren. Hier einige Tipps zum Onboarding Ihrer verteilten Belegschaft.

Ortstermin

Falls Ihr Unternehmen einen zentralen Hauptsitz hat, kann es wirklich nützlich sein, dezentrale Mitarbeiter*innen für ihre erste Woche vor Ort zu bringen. Dadurch erhalten sie die Gelegenheit, Führungskräfte, Teammitglieder und alle anderen Personen zu treffen, mit denen sie regelmäßig zusammenarbeiten werden. So können sie von Anfang an ihre Unternehmenskultur beobachten und daran teilnehmen. Darüber hinaus signalisieren Sie dadurch, dass es Ihnen ernst ist, die neuen Mitarbeiter*innen in Ihr Unternehmen einzubinden, auch wenn sie nicht täglich physisch vor Ort sind.

Tool-Tutorial

Wenn Sie mit einem dezentralen Team zusammenarbeiten, verwenden Sie wahrscheinlich eine Reihe von Tools für die Kommunikation und Zusammenarbeit. Stellen Sie sicher, dass Ihr Onboarding-Programm Zeit einräumt, um die Tools vorzustellen und neue Mitarbeiter*innen darin zu schulen. Selbst wenn ein*e neue*r Mitarbeiter*in ein bestimmtes Tool bereits verwendet hat, ist es oft nützlich, sich einen Moment Zeit zu nehmen, um zu erklären, wie es in Ihrem Unternehmen verwendet wird. Jedes Team geht die Dinge etwas anders an! Wenn Sie sich die Zeit nehmen, neue Mitarbeiter*innen mit Tools und Schulungen beim Onboarding richtig vorzubereiten, bedeutet das, dass sie in der neuen Stelle bereits am ersten Tag so richtig loslegen können.

Buddy-System

Unternehmen stellen neuen Mitarbeiter*innen immer öfter einen „Buddy“ oder eine*n Mentor*in zur Seite, um ihnen beim sozialen Übergang in ein neues Arbeitsumfeld zu helfen. Sie können sich entscheiden, neuen Mitarbeiter*innen jemandem aus ihrer eigenen Abteilung oder aus einem anderen Unternehmensbereich zur Seite zu stellen (je nach den Zielen Ihres Buddy-Programms). Buddies können neue Mitarbeiter*innen in der ersten Woche zum Mittagessen mitnehmen, sie (falls präsent) durch das Büro führen und generell als Ressource für alle Fragen zum Unternehmen dienen. Dadurch wird die*der Manager*in der neuen Mitarbeiter*in auch etwas entlastet, weil Buddies viele der weniger dringenden, aber trotzdem wichtigen Fragen beantworten können (z. B. welchen Slack-Channels neue Mitarbeiter*innen beitreten sollten oder wie sie sich für das tägliche Meeting anmelden).

Auf kontinuierlicher Basis

Wenn Ihr*e Fernarbeiter*in den Onboarding-Prozess abgeschlossen hat und voll zu Ihrem Team beiträgt, sollten Sie stolz sein. Ihre Arbeit ist aber noch nicht vorbei! Sie sollten weiterhin die Botschaft senden, dass alle Mitarbeiter*innen geschätzte Mitglieder Ihres Unternehmens sind, unabhängig davon, wo sie leben und täglich arbeiten. Die Ideen in diesem Abschnitt werden Ihnen dabei helfen, sich zu überlegen, wie Sie Ihre verteilten Mitarbeiter*innen laufend in Ihre Unternehmenskultur einbinden.

Alle Mitarbeiter*innen vorstellen

Eine einfache Möglichkeit, alle verteilten Mitarbeiter*innen einzubeziehen, besteht darin, eine visuelle Darstellung aller Mitarbeiter*innen zu erstellen und diese an einem prominenten Ort am Hauptsitz zu präsentieren. Dies kann formell (professionelle Porträtaufnahmen) oder informell (Fotos von Mitarbeiter*innen, die mit ihren Haustieren oder lustigen Requisiten posieren, die ihre Interessen oder Persönlichkeiten darstellen).

Um Input bitten

Ihre Fernarbeiter*innen befinden sich zwar nicht an Ihrem Hauptsitz präsent im Büro, das bedeutet aber nicht, dass Sie sie nicht in einige Aspekte der Bürokultur einbinden können, die Spaß machen. Benennen Sie Ihre Konferenzräume oder wählen Sie eine neue Farbe für die Wände aus? Bitten Sie sie um Ideen und beteiligen Sie sie am Abstimmungsprozess.

Alle auf dem Laufenden halten

Legen Sie Erwartungen hinsichtlich der Art und Häufigkeit der Kommunikation fest, die Mitarbeiter*innen erwarten sollten. Egal, ob Sie ständig auf Slack chatten, tägliche Meetings in Google Hangouts durchführen oder einen wöchentlichen Newsletter versenden: Sorgen Sie dafür, dass alle wissen, wann und wie Sie mit ihnen kommunizieren werden. Apropos Videokonferenzen: Etwas so Einfaches wie die Einrichtung der Kamera auf Augenhöhe (anstatt über Teilnehmer*innen) kann das Gespräch offener und inklusiver machen.

Sorgen Sie für Spaß

Natürlich möchten Sie darüber informieren, was in Ihrem Team oder Unternehmen gerade geschieht, aber es muss nicht immer alles so ernst sein. Versuchen Sie, Ihre dezentralen Teammitglieder in Spaßaktivitäten einzubeziehen. Hier können Sie wirklich kreativ werden. Organisieren Sie einen weltweiten Kostüm- oder Talentwettbewerb.

Abschließende Überlegungen

Das Management von Mitarbeiter*innen in verschiedenen Zeitzonen und Niederlassungen kann eine Herausforderung sein. Selbst wenn Sie alle darüber informiert halten, was im Unternehmen passiert, ist nicht garantiert, dass eine offene und einladende Kultur entsteht. Die Schritte, die ich hier skizziert habe, werden Ihnen dabei helfen, über die einfache Kommunikation von Informationen hinauszugehen und Ihre Fernarbeiter*innen wirklich so aufzustellen, dass sie aktiv zu Unternehmenskultur beitragen können.

Sie möchten sich detaillierter mit diesem Thema beschäftigen? Im Leitfaden zum Onboarding von neuen Mitarbeiter*innen finden Sie weitere Tipps zum Onboarding von Fernarbeiter*innen.