Wann waren Sie das letzte Mal an einer Einstellung in Ihrem Unternehmen beteiligt? Denken Sie einen Moment lang darüber nach, wie dieser Prozess ablief und wie zufrieden Sie damit waren. Ganz gleich, ob es darum ging, die Stellenausschreibung vom Personalbeschaffungsteam genehmigen zu lassen, eine*einen Hiring Manager*in zu befragen, was genau er*sie sucht, oder ein Vorstellungsgespräch mit einer*einem Bewerber*in zu führen, die*der für Ihr Team infrage kommt – die Chancen stehen gut, dass es einige Reibungen gab und zumindest ein wenig Raum für Verbesserungen.

In vielen Unternehmen gibt es keinen formalisierten Prozess für die Ausschreibung von Stellen und die Befragung von Bewerber*innen. Dies kann zu Verwirrung und Frustration führen, da alle, die an der Personalbeschaffung beteiligt sind, unterschiedliche Vorstellungen davon haben, wonach sie suchen, und unterschiedliche Ansätze verfolgen, um die*den besten Bewerber*in zu finden.

Aber das muss nicht so sein: Sie können die Mitarbeiter*innen der verschiedenen Abteilungen an einen Tisch bringen, indem Sie einen strukturierten Vorstellungsgesprächsprozess erstellen und befolgen.

Ein strukturierter Vorstellungsgesprächsprozess folgt einem klaren Rahmen: Die wichtigsten am Einstellungsprozess beteiligten Parteien beginnen den Einstellungszyklus mit einer Besprechung. In dieser Arbeitsbesprechung ermitteln sie die Antwort auf drei wichtige Fragen: Wen versuchen sie einzustellen? Wie werden sie den/die Bewerber*in beurteilen? Und wie wird der Vorstellungsgesprächsprozess aussehen?

Lesen Sie weiter, um die 4 Vorteile eines strukturierten Vorstellungsgesprächsprozesses zu entdecken und einige Ideen zu erhalten, wie Sie den Ansatz Ihres Unternehmens ändern können!

1. Erhöhen Sie Ihre Chancen, die richtige Person einzustellen, drastisch

Woran erkennen Sie, dass Sie eine gute Wahl getroffen haben? Diese Frage kann schwer zu beantworten sein, wenn Sie nicht definiert haben, wie Erfolg in einer bestimmten Rolle aussieht.

Deshalb ist der strukturierte Ansatz bei Vorstellungsgesprächen so wirkungsvoll: Anstatt eine Liste von Qualifikationen aufzustellen, die eigentlich nicht viel aussagt (wie z. B. die Anzahl der Jahre, die jemand in einer bestimmten Funktion oder Branche gearbeitet hat), überlegen Sie stattdessen, was die*der Bewerber*in in dieser Funktion erreichen soll.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie stellen eine*einen Content-Marketing-Manager*in ein, die*der Ihren Unternehmensblog betreuen soll. Sie möchten, dass sie sowohl interne als auch externe Gastautor*innen hinzuziehen und einen regelmäßigen Veröffentlichungsrhythmus einhalten. Mit diesen Informationen über die Anforderungen der Stelle können Sie sicherstellen, dass die Erfahrung der*des Bewerber*in im Projektmanagement und Ihre*seine Erfolgsbilanz bei der Einhaltung strenger Fristen im Vorstellungsgesprächsprozess berücksichtigt werden. Da Sie bereits festgelegt haben, was eine*ein erfolgreicher Content-Marketing-Manager*in können sollte, müssen Sie die Bewerber*innen einfach anhand dieser Kriterien bewerten.

Mit diesem Ansatz ist es viel wahrscheinlicher, dass Sie die richtige Person einstellen, da Sie bereits festgelegt haben, wie Erfolg aussieht, und dies während des gesamten Vorstellungsgesprächsprozesses klar kommunizieren können.

2. Konzentrieren Sie sich auf die Planung für die Zukunft, nicht nur auf Ihren unmittelbaren Bedarf

Personalvermittler*innen befinden sich oft in der schwierigen Lage, auf den unmittelbaren Bedarf von Hiring Manager*innen zu reagieren. Dies führt zu einer Belastung, da der gesamte Prozess ein Gefühl der Dringlichkeit vermittelt, und es kann verlockend sein, sich auf jemanden zu konzentrieren, der die dringendsten Anforderungen erfüllen kann.

Wenn Sie jedoch einen strukturierten Interviewprozess befolgen, werden Sie während des Auftaktgesprächs einige Zeit damit verbringen, in die Zukunft zu blicken, um sich vorzustellen, was jemand in dieser Rolle in den ersten drei, sechs und zwölf Monaten der Tätigkeit erreichen wird. Diese langfristige Perspektive hilft Ihnen, darüber nachzudenken, wie die Entwicklung dieser Rolle aussehen sollte, und sie ermöglicht es Ihnen, den Bewerber*innen eine klare Vorstellung davon zu vermitteln, worauf sie sich einlassen und welche Art von beruflicher Entwicklung sie erwarten können.

Sobald sich Hiring Manager*innen und Personalvermittler*innen an diesen Ansatz und Zeitplan gewöhnt haben, fällt es leichter, bei der Ausschreibung und Besetzung von Stellen eine langfristige Strategie zu verfolgen, anstatt einfach nur bestehende Brände zu löschen.

3. Bewahren Sie Objektivität und einen rechtlich vertretbaren Ansatz während des Vorstellungsgesprächsprozesses

Wenn Sie nicht einem strukturierten Prozess folgen, wie treffen Sie dann Ihre Entscheidungen? Oft beruhen sie auf persönlichen Vorlieben oder Neigungen. Und in vielen Fällen erkennen die Menschen nicht einmal, dass sie voreingenommen sind, und sie neigen dazu, Bewerber*innen auszuwählen, die ihnen ähnlich sind.

Ein klarer – und durchdachter – Satz von Kriterien, anhand derer Sie bewerten, kann Ihnen helfen, Objektivität zu bewahren. Denken Sie daran, dass bestimmte Kriterien (wie Schule oder frühere Unternehmen) leider gute Bewerber*innen ausschließen können. Alles hängt davon ab, wie Sie sich den Erfolg in dieser Funktion vorstellen und welche Faktoren Ihnen dabei helfen, die Erfolgschancen einer Person zu bestimmen. Dies sollte wirklich nach ihren bisherigen Erfahrungen und Ergebnissen beurteilt werden und nicht nach ihrer Zugehörigkeit oder ihrem Stammbaum.

Die Vermeidung von Voreingenommenheit ist nicht nur eine gute Geschäftspraxis, sondern auch ein wichtiger Weg, um sicherzustellen, dass Sie sich nicht anfällig für Diskriminierungsklagen machen. Ein weiterer Grund, warum die Einführung eines strukturierten Einstellungsverfahrens einfach das Richtige ist!

4. Bieten Sie den Bewerber*innen eine deutlich bessere Erfahrung

Bei Greenhouse sind wir der Meinung, dass die Erfahrung der Bewerber*innen ziemlich wichtig ist. Und zwar so sehr, dass unser Talentakquise-Team die Erfahrung der Bewerber*innen als Grundlage für einen ihrer wichtigsten Leistungsindikatoren verwendet.

Und das ist nicht nur etwas, worauf wir bei Greenhouse Wert legen – in der heutigen Arbeitswelt sind die Bewerber*innen schlauer als je zuvor und haben zahlreiche Foren, um Informationen zu sammeln und sich auszutauschen. Sie können Ihr Unternehmen und den Vorstellungsgesprächsprozess im Vorfeld auf Websites wie Glassdoor und Quora recherchieren. Und wenn sie eine negative Erfahrung mit Ihnen gemacht haben, werden sie wahrscheinlich eine Bewertung hinterlassen, in der sie der ganzen Welt mitteilen, was passiert ist und was Sie falsch gemacht haben.

Die Ausrichtung Ihres gesamten Unternehmens auf einen strukturierten Vorstellungsgesprächsprozess ist ein Schlüsselelement für die Schaffung einer positiven Bewerbererfahrung. Wenn jede*r Interviewer*in genau weiß, wonach sie*er sucht und wie sie*er eine*n Bewerber*in bewerten soll, sollte jedes Vorstellungsgespräch einzigartig und dessen Zweck klar sein. Keine ausschweifenden Sitzungen mehr, in denen ahnungslose Interviewer*innen die Bewerber*innen auffordern, zum fünften Mal an diesem Tag zu wiederholen, wo sie studiert haben. Die Bewerber*innen sollten nicht immer wieder die gleichen Fragen gestellt bekommen, und sie sollten das Gefühl haben, dass ihnen das Gespräch einen echten Einblick in das Unternehmen und die Stelle, für die sie sich bewerben, vermittelt. Und schließlich sollten sie den Eindruck gewinnen, dass Ihr Unternehmen ein Ort ist, an dem Menschen aus verschiedenen Abteilungen regelmäßig miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten!

Wir haben darüber gesprochen, wie ein strukturierter Vorstellungsgesprächsprozess nicht nur dem*der Bewerber*in und den einstellenden Stakeholdern zugutekommt, sondern auch den Ruf Ihres Unternehmens und das Arbeitsumfeld schützt. Wenn Sie denken, dass sich das alles ziemlich gut anhört und sich fragen, wie Sie ein solches System einrichten können, dann haben Sie Glück!

Wir haben ein interaktives Arbeitsblatt für strukturierte Interviews erstellt, das Sie durch den Prozess führt. Laden Sie Ihre Kopie herunter.