Die letzten Jahre waren eine Achterbahn von Einstellungswahnsinn und Einstellungsstopp, was die Personalplanung scheinbar unmöglich machte. Aber agile und adaptive HR- und Talentakquise-Teams (TA) nutzen Tech-Stacks, um das Engagement der Mitarbeiter*innen zu priorisieren, Daten zu analysieren und zukünftige Einstellungsbedürfnisse zu planen.

Das Webinar von HiBob „Mit weniger mehr erreichen: Optimieren Sie die Personalplanung mit leistungsstarker HR-Tech“ mit Oysters Senior Director of Global Talent Acquisition und unserem eigenen Head of Talent Planning & Acquisition erkundete:

• Die wichtigsten Herausforderungen im Personalwesen und der TA-Abteilung in unserem aktuellen wirtschaftlichen Umfeld

• So reagieren Oyster und Greenhouse auf diese Herausforderungen

• Wie strategische Personalplanung derzeit aussieht

• Abstimmung zwischen den Stakeholdern erreichen

• So nutzen Sie Ihren Tech-Stack, um die Hürden zu meistern

Lesen Sie weiter, um die Highlights zu sehen, oder hören Sie sich das vollständige Webinar auf Abruf an.

Was sind die größten Herausforderungen, denen HR- und TA-Teams derzeit gegenüberstehen?

Da Unternehmen wachsen und die Wirtschaft sich im Wandel befindet, müssen sich HR- und TA-Teams an die Veränderung und die Hürden anpassen. Im aktuellen makroökonomischen Zustand priorisieren Talentteams ihre bestehende Belegschaft und das Mitarbeiterengagement anstelle der Einstellung von neuen Mitarbeiter*innen. Darüber hinaus achten sie vermehrt darauf, dass ihre breiteren Geschäftsziele mit der Personalabteilung im Einklang stehen.

Ein strategischer Ansatz, um den Menschen zu priorisieren

Angesichts der Diskussionen über die unsichere Wirtschaft und der Ängste der Mitarbeiter*innen betont Eryn Marshall von Oyster die Notwendigkeit, Ihre Menschen – und deren Weiterentwicklung – an die erste Stelle zu setzen. Annie Rosencrans von HiBob und Ariana, unsere Talentchefin, diskutierten über einige Vorteile der Personalplanung: inwiefern die Priorisierung von Menschen eine Gelegenheit ist, ihnen zu zeigen, dass Sie sich um ihr Wachstum kümmern, und um strategischer sein.

1. Kleinere Budgets bedeuten, dass Sie mit weniger mehr erreichen müssen – es fühlt sich oft wie eine erhöhte Geschäftsnachfrage an. Das Empfinden von mehr Verantwortung könnten zu Gesprächen über nichttraditionelle Wachstumspfade führen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre Mitarbeiter*innen zu binden und ihnen zu zeigen, dass sie immer noch im Vordergrund stehen.
   
   

2. Achten Sie auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter*innen, ihr Engagement und ihre Entwicklung, um Ihren Personalplanungsprozess zu unterstützen. Gibt es Möglichkeiten für interne Beförderungen? Ist das Wohlbefinden auf einem Tiefststand? Wenn ja, können Sie das potenzielle Abwanderungsrisiko und längerfristige Pipeline-Strategien berücksichtigen.
   
   

3. Stellen Sie Fragen darüber, wie Sie Ihre Mitarbeiter*innen halten können – insbesondere in schwierigen Zeiten – und ermutigen Sie sie, ihre beste Arbeit zu leisten. Wie können Sie eine ständige Kommunikation mit Ihren Mitarbeiter*innen aufrechterhalten und herausfinden, wie es ihnen geht? Die Verwendung von Daten aus Mitarbeiterumfragen kann Sie auf eine effektive Richtlinie für Engagement und Bindung hinweisen.

Abstimmung der TA-Ziele mit den Geschäftszielen

Führungskräfte haben Personalanpassungen vorgenommen und Budgets neu bewertet, um sich auf einen wirtschaftlichen Abschwung vorzubereiten. Dies bedeutet, dass Sie sich die Unternehmensziele erneut ansehen sollten. Ist Ihr TA-Team auf diese Ziele ausgerichtet?

Eryns Team folgt einem jährlichen Personalplanungsprozess, hat aber auch einen monatlichen Check-in implementiert, um sicherzustellen, dass ihre Ziele mit den sich ändernden Unternehmensinitiativen übereinstimmen. Diese Gespräche sorgen dafür, dass alle auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Zudem bringen sie Klarheit in die Personalplanung.

Wie können wir diese Herausforderungen meistern?

Ariana empfiehlt, häufiger Umfragen zum Engagement zu senden, damit Sie kontinuierliches Feedback direkt von Ihren Mitarbeitern erhalten.

• Verschicken Sie Umfragen öfter (vierteljährlich), aber machen Sie sie kürzer

• Fragen Sie gezielt

• Verwenden Sie eine Kombination aus tiefgehenden und Impulsbefragungen

Eine weitere Option ist die Priorisierung der internen Mobilität. Sowohl Oyster als auch HiBob haben intern Wege eröffnet und die Fähigkeiten beschrieben, die Mitarbeiter aufbauen müssen (oder bereits haben), um in zukünftigen Rollen erfolgreich zu sein. Wie Annie erklärte, bereitet dieser Ansatz die Mitarbeiter*innen auf eine zukünftige Stellenausschreibung vor.

Oyster arbeitete sogar mit der Führung zusammen, um eine Vorschau des Einstellungsplans zu erstellen und die Besetzung von Stellen intern zu vereinbaren. Das Ergebnis? Sie stellten 13 interne Bewerber*innen ein.

Eryn, Annie und Ariana sind sich einig, dass es eine Verlagerung auf die Einstellung aufgrund von Fähigkeiten anstelle von Jobtiteln geben muss, damit interne Einstellungen tragfähig sind. Die Konzentration auf übertragbare Fähigkeiten eröffnet Bewerber*innen, die einen Titel haben, der nicht zu übersetzen scheint, mehr interne Rollen. Wir sagen voraus, dass der Wechsel zu übertragbaren Fähigkeiten ein Einstellungstrend sein wird.

Wie sieht die Personalplanung derzeit aus?

Die Personalplanung sieht für jedes Unternehmen anders aus. Oyster, das immer noch wächst und reift, konzentriert sich auf die Planung der Mitarbeiterzahl und den Aufbau eines Prozesses zum Schließen der Kompetenzlücke. Das Unternehmen stimmt alles mit den Geschäftszielen ab, legt die Erwartungen früh fest und nimmt die notwendigen Anpassungen vor.

Greenhouse analysiert unsere Personaldaten, um die Talentbedürfnisse im gesamten Unternehmen vorherzusagen. Daten sind die Grundlage für unsere Planungsentscheidungen, vom Hinzufügen der Mitarbeiterzahl und der Besetzung der richtigen Personen in den richtigen Rollen bis hin zur Untersuchung und Reduzierung des Abwanderungsrisikos.

Obwohl wir alle gerne mehr tun würden, erklärt Ariana, wie wir die Personalplanung angehen sollten:

„Unser Ansatz, der für uns aufschlussreich war, ist die Erkenntnis, dass wir bei der Personalplanung erkannt haben, dass man zwar vieles tun kann, aber eben nicht alles.“

Konzentrieren Sie sich auf eine Sache und bleiben Sie dabei.

Tech-Tools für die Bewältigung der Herausforderungen der Personalplanung

Ganz gleich, ob Sie Workflows automatisieren oder die Effizienz verbessern möchten, HR-Tech kann helfen. Oyster und Greenhouse verwenden Folgendes:

• Ein HRIS zur Erfassung von Mitarbeiterdaten, die man analysieren und verwenden kann, um zukünftige Bedürfnisse vorherzusagen

• Performance-Management-Software, um zu eruieren, was funktioniert und wo man automatisieren kann

• Ein Feedbackkanal kann so einfach sein wie Google Forms oder Typeform – vorausgesetzt, dass Mitarbeiter*innen konsequent mit Ihnen kommunizieren können

Eryn weist darauf hin, dass Ihre Technik nur so gut ist wie ihre Implementierung und Annahme. Sie müssen Ihre Tools auf den Erfolg ausrichten, und dies beinhaltet eine konstante Datenhygiene. Ohne Qualitätsdaten können Sie keine fundierten Entscheidungen treffen.

Des Weiteren sollten Sie überlegen, ob Ihre Tools sich in Ihre vorhandene Technik integrieren lassen und wie sie miteinander kommunizieren. Je besser sie verbunden sind, desto weniger manuelle Arbeit werden Sie haben.

Wenn Ihr Unternehmen jedoch versucht, mit weniger mehr zu erreichen, sollten Sie interne Ressourcen nutzen, um Teile Ihres TA-Prozesses zu automatisieren. Ariana schlägt vor, mit einem Ingenieur zu sprechen, der Code schreiben könnte, um den Versand von Werbeschreiben zu automatisieren. Es gibt Ihrem Team Zeit, sich auf strategischere Initiativen zu konzentrieren, und es ist kein Budget für neue Software erforderlich.

So können Sie die Personalplanung in Abschwüngen besser gestalten

Mit einer unvorhersehbaren Wirtschaft und einem langsamen Einstellungsjahr war 2023 schwierig für die strategische Personalplanung. Die folgenden Maßnahmen können Abhilfe schaffen:

• Priorisierung von Menschen

• Kontinuierliche Abstimmung mit den Stakeholdern

• Nutzung von HR-Tech, um die Mitarbeiter*innen zu binden

• Automatisierung von Prozessen

• Analyse von Personendaten, um Bedürfnisse vorherzusagen

Und denken Sie daran, was Ariana gesagt hat: Sie können alles Mögliche tun, aber nicht alles.

Suchen Sie nach Erkenntnissen für die Personalplanung in unsicheren Zeiten und wie Sie HR-Tech nutzen können, um die Effizienz zu steigern? Sehen Sie sich das vollständige Webinar an!