Die meisten CEOs und Führungskräfte sind der Ansicht, dass Talente ihre höchste Priorität und Menschen das wichtigste Asset ihres Unternehmens sind. Aber allzu oft spiegelt der Einstellungsprozess die proklamierte Priorisierung von Menschen nicht wider.

Ich verstehe: Es ist schwierig, hervorragende Leute einzustellen. Es ist viel einfacher, darüber zu sprechen, gute Leute einzustellen.

Ich meine, dass es für Unternehmen am besten ist, mit einem Ansatz des Structured Hiring zu arbeiten. Ich habe im Laufe meiner Karriere als Recruiter und Führungskraft erlebt, wie schädlich der Mangel an Struktur sein kann. Ich möchte Ihnen berichten, was ich erlebt habe, um zu verdeutlichen, was passiert, wenn Unternehmen die Prinzipien des Structured Hiring nicht befolgen.

Ich hoffe, Ihnen mit diesen 3 Storys zu erklären, warum Structured Hiring ein Eckpfeiler der Personalbeschaffung ist und warum es ein Fehler ist, diesen Ansatz zu vernachlässigen.

Der*die ahnungslose Interviewer*in

Als ich noch im Consulting tätig war, habe ich mit einer Bank gearbeitet, die um meine Hilfe bei der Beurteilung von Bewerber*innen bat. Das war von Anfang an etwas ungewöhnlich, da ich noch nie für eine Bank gearbeitet hatte und nicht viel über die Stelle wusste.

Ich bat also den*die Mitarbeiter*in der Personalabteilung, mir zu erklären, wie ich die Vorstellungsgespräche mit den Bewerber*innen führen sollte. „Was ist bei dieser Stelle wichtig?“ „Wer hat bereits mit den Bewerber*innen gesprochen und was haben sie sie bereits gefragt?“ „Woher weiß ich, ob diese Person gut ist oder nicht?“ Stellen Sie sich vor, wie überrascht ich war, als sie darauf überhaupt keine Antworten hatten! Sie wollten anscheinend, dass ich einfach nur mitarbeite und nahmen an, dass mein Urteil, weil ich „eine kluge Person“ bin, ohne jede Struktur genügen würde.

Aber das Problam war, ich wusste nicht, was Ihr Bedarf war. Ich wusste nicht, was die Aufgabe dieser Abteilung war, wie sie erfolgreiche Arbeit für diese Stelle bestimmten und worüber andere Leute in den vorherigen Vorstellungsgesprächen bereits gesprochen hatten.

Ich habe dringend versucht, von dem*der Mitarbeiter*in der Personalabteilung mehr Informationen zu erhalten. Nicht um ihn*sie zu ärgern, sondern, weil ich nichts über ihren Bedarf wusste und wie ich ihnen helfen konnte, den*die passende*n Bewerber*in auszuwählen.

Aber ich habe bei diesem Gespräch herausgefunden, dass der*die Mitarbeiter*in der Personalabteilung nicht mehr Informationen hatte als ich. Er*sie wusste nicht nur, worüber die Kolleg*innen in ihren Vorstellungsgesprächen gesprochen hatten, er*sie hatte auch keine Vorstellung, nach welcher Art von Mitarbeiter*in er*sie für diese Stelle suchte.

Das war ein wirkliches Problem: Wie konnte er*sie überhaupt eine lohnenswerte Erfahrung für Bewerber*innen schaffen oder den*die richtige*n Mitarbeiter*in einstellen, wenn er*sie nicht beschreiben konnten, wonach man sucht und den Interviewer*innen so wenig Informationen gaben? Der Mangel an Struktur im Prozess der Vorstellungsgesprächs bedeutete, dass die Interviewer*innen nicht für erfolgreiche Arbeit vorbereitet waren. Sie würden sehr wahrscheinlich schlechte Entscheidungen bei der Einstellung treffen und der ganze Prozess würde sich als Teufelskreis fortsetzen.

Die Maschine Personalabteilung

Ein paar Jahre später habe ich für einen anderen Kunden gearbeitet, der eine Stelle besetzen wollte. Ich habe meinen Ansprechpartner gefragt, wer auf der Seite des Unternehmens den Handelsbereich führt und wie der Einstellungsprozess funktioniert.

Er erklärte, dass er den Antrag für die offene Stelle gestellt habe und etwa einen Monat später die Genehmigung erhalten würde. Dann würde ihm jemand von der Personalabteilung (der in einer anderen Stadt mehrere Staaten entfernt lebte) eine zweiseitige Job-Beschreibung schicken, die er*sie scheinbar von woanders ausgeschnitten und zusammengefügt hatte, die nicht genau war und die natürlich kein*e Bewerber*in jemals lesen würde. Das hat mein Kunde natürlich ignoriert. Etwa zwei Monate später schickte der*die Mitarbeiter*in der Personalabteilung scheinbar aus dem Nichts eine Reihe von Lebensläufen.

Als ich mir all das angehört hatte, sagte ich: „Das muss ziemlich nutzlos sein.“ Seine Antwort? „Das ist es.“

Deshalb habe ich ihn gefragt, wie er denn jemanden einstellen will. Er erklärt mir, dass er sich mit jemandem auf einen Drink treffen wird, mit dem er bereits zusammengearbeitet hat, und den er überzeugen wollte, in seinem Unternehmen zu arbeiten. Abgesehen davon, dass dies bei vielen großen Unternehmen zu einem stetigen Mangel an Diversity führt, wird dieser Ad-hoc-Prozess sehr wahrscheinlich kein hervorragenden Ergebnis erzielen.

Ich habe aus diesem Gespräch mitgenommen, dass die Personalabteilung und das Unternehmen nicht am gleichen Strang ziehen. Das Ergebnis? Dieser Mangel an Struktur hat den Einstellungsprozess völlig aus dem Ruder laufen lassen. Der*die Hiring Manager*in und der*die Recruiter*in haben im Grunde genommen die Arbeit des anderen ignoriert, was zu viel doppelter Arbeit geführt hat und zu einer Einstellungsentscheidung, die wahrscheinlich nicht im Interesse des Unternehmens war.

Obwohl das Humankapital für den Erfolg des Unternehmens entscheidend ist, hat der Mangel an Struktur verhindert, effizient zusammenzuarbeiten oder erfolgreich einzustellen.

Mein eigenes Team

Ich bin selbst nicht gegen diese Art von Fehlern immun. Am Anfang meiner Karriere war ich wegen unseres unstrukturierten Ansatzes bei der Einstellung in einer unangenehmen Position.

Wir haben Vorstellungsgespräche mit Softwareentwickler*innen geführt und irgendwann haben zwei erfahrene Softwareentwickler*innen mit einem*einer Bewerber*in gesprochen. Jeder der beiden hatte durch das Vorstellungsgespräch eine starke Überzeugung gewonnen. Das Problem war, sie waren völlig unterschiedlich. Der eine sagte: „Dieser Mitarbeiter ist ein Slam Dunk. Wir können keinen besseren einstellen“, während der andere sagte: „Absolut nicht. Diese Person einzustellen wäre ein großer Fehler.“

Es hat etwas gedauert, aber schließlich kam ich auf den entscheidenden Punkt, als ich sie fragte, welche Fragen sie im Vorstellungsgespräch gestellt hätten, um zu so unterschiedlichen Schlussfolgerungen zu kommen. Es stellte sich heraus, dass der*die Entwickler, der*die den*die Bewerber*in abgelehnt hatte, eine Lieblingsfrage hatte, die er*sie immer stellte, und sich aufgrund der Antwort entschied.

Die Frage lautete: „Wenn Sie einen Zauberwürfel hätten, der in seine Einzelteile zerfallen wäre und diese kleinen Würfel in einem Eimer mit roter Farbe fallen würden, wie viele Seiten wären rot gefärbt?“ Das ist ein spannendes kleines Rätsel, aber ist das für den Job wichtig? Ist das für die Bewerber*innen angemessen? Wohl kaum.

War diese Frage der beste Weg, herauszufinden, ob ein*eine Bewerber*in im Job erfolgreich sein würde? Ich denke nicht. Ich wusste überhaupt nicht, dass die Frage im Vorstellungsgespräch als Lackmustest verwendet würde, um herauszufinden ob ein*e Bewerber*in geeignet sei, bis ich gefragt habe.

Noch einmal, ein Mangel an Struktur im Prozess der Vorstellungsgespräche führte dazu, hervorragende Bewerber*innen wegen ihrer Antwort auf eine einzige Frage, die die meisten von uns nicht einmal kannten, auszusortieren.

Der Kontext

Der rote Faden all dieser Anekdoten ist ein Mangel an Planung und Struktur im Einstellungsprozess, der zu schlechten Ergebnissen führt. Für die Interviewer*innen, für die HR-Abteilung und für die Bewerber*innen.

Und diese Geschichten klingen wahrscheinlich sehr vertraut, wenn Sie an Ihre eigenen Erfahrungen im Personalwesen und bei der Einstellung von Personal denken.

Aber wenn Sie sich vorstellen, dass dies in einem Vertriebsunternehmen passiert, wird klar, wie lächerlich sie sind. Was würde passieren, wenn ein Kundenbetreuer einen Kunden besucht, ohne Informationen über ihn zu haben? Wie sollte er erfolgreich sein ohne zu wissen, ob der potenzielle Kunde bereits eine Demo gesehen hat oder überhaupt etwas über das Unternehmen weiß?

Oder stellen Sie sich vor, das Vertriebsteam würde sich an die Marketingabteilung wegen Leads wenden, die sie haben möchten und die Anfrage verschwindet für zwei Monate erstmal in einem schwarzen Loch.

Diese Szenarien sind im Vertrieb lachhaft, aber bei der Personalbeschaffung Routine. Und das ist das Problem.

Indem wir dem Einstellungsprozess mehr Struktur verleihen, können wir bessere Ergebnisse erzielen. Wir können Hiring Manager*innen und Recruiter*innen die Tools geben, die sie brauchen, um eine effektivere Partnerschaft aufzubauen, für alle Beteiligten einen positiveren und transparenteren Prozess der Vorstellungsgespräche zu gestalten und bessere Entscheidungen bei der Einstellung zu treffen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Structured Hiring in der Praxis aussieht, haben wir viele Ressourcen, die Ihnen helfen. Unser E-Book Structured Hiring 101 bietet einen Rahmen für einen sechsstufigen Structured-Hiring-Prozess mit Arbeitsblättern für die Gespräche von Hiring Manger*innen und Recruiter*innen. Wir denken alle, dass Menschen unser wichtigstes Asset sind. Deshalb sollte unser Verhalten diese Überzeugung stützen.