In der heutigen wettbewerbsorientierten Einstellungslandschaft ist Effizienz entscheidend. Und Fakt ist, dass die Planung von Vorstellungsgesprächen einer der zeitaufwendigsten Teile des Personalbeschaffungsprozesses ist, wobei sehr viele Ressourcen beansprucht werden.

Jeden Monat werden mehr als 150.000 Vorstellungsgespräche in Greenhouse geplant. Schätzungsweise 20 % der Rekruitingzeit entfallen auf Aktivitäten wie die Kommunikation mit den Bewerber*innen, die Überprüfung der Verfügbarkeit und Planungsaufgaben – das sind bis zu 400 Stunden pro Person pro Jahr!

Wir bei Greenhouse wissen, dass in diesem Bereich dringend Neuerungen benötigt werden. Wir haben unsere neue Terminierungslösung an die sich ständig ändernden Anforderungen an die Personalbeschaffung angepasst. Bei der Terminplanung gibt es für uns drei Modi, die zu berücksichtigen sind: die Planung durch die Personalvermittler*innen, durch die Bewerber*innen und durch die KI-Agenten. Jeder dieser Modi hat seinen Platz in der modernen Personalplanungslandschaft. Aus diesem Grund werden wir weiterhin in jeden Modus investieren, um effizientere, strategische Einstellungspraktiken zu ermöglichen. Angesichts der zunehmenden Bedeutung von KI zeigen wir Ihnen auch, wie wir die Arbeit automatisieren können, damit Ihre Teams sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: die Suche und Förderung von Top-Talenten.

Lassen Sie uns genauer untersuchen, wie die einzelnen Modi in diesen Prozess passen und was sie für Ihren Einstellungsprozess bedeuten.

Terminplanung durch die Personalvermittler*innen

Die erste und immer noch eine der gängigsten Methoden ist die von den Personalvermittler*innen organisierte Terminplanung, bei der Bewerber*innen, Hiring Manager und Interviewer*innen manuell koordiniert werden. Dieser Ansatz gibt Personalvermittler*innen die volle Kontrolle und ermöglicht eine hervorragende Erfahrung für Bewerber*innen, aber er kann auch zu Engpässen führen, insbesondere wenn Sie versuchen, komplexe Vorstellungsgespräche oder große Mengen von Bewerber*innen zu verwalten. Es kann sich wie ein nie endendes „Kalender-Tetris“ anfühlen, bei dem man sich mit vollgepackten Zeitplänen, Änderungen in letzter Minute und endlosen E-Mail-Ketten herumschlagen muss.

Diese Methode ist zwar in einigen Fällen immer noch nützlich, z. B. wenn es um die Terminierung für die Stelle einer Führungskraft geht, bei der eine persönliche Note nicht fehlen darf. Doch wenn es darum geht, viele Bewerber*innen zu verwalten oder größere Teams zu koordinieren, ist dieses Verfahren sehr zeitaufwendig und mühsam.

Terminplanung durch die Bewerber*innen

Wenn Geschwindigkeit und Bequemlichkeit wichtig sind, ist die Terminplanung durch die Bewerber*innen eine ideale Lösung und der vorherrschende Modus für viele Stellen in Unternehmen. Bei diesem Modell legen die Personalvermittler*innen immer noch den Rahmen fest – etwa einen bestimmten Zeitraum und ein Zeitfenster für Vorstellungsgespräche. Aber die Bewerber*innen können die Zeiten auswählen, die am besten für sie passen, wodurch der Kommunikationsaufwand reduziert wird.

Dieser Ansatz verändert die Situation sowohl für die Bewerber*innen als auch für die Personalvermittler*innen. Den Bewerber*innen gibt es ein Gefühl der Kontrolle über ihren Vorstellungsgesprächsprozess, was zu einer positiveren Gesamterfahrung führt. Für Personalvermittler*innen reduziert sich die manuelle Arbeit bei der Terminierung erheblich, sodass sie sich auf wichtigere Aktivitäten konzentrieren können. Es ist besonders effektiv in Situationen mit hohem Volumen, wie der Einstellung für Einstiegs- oder saisonale Stellen, in denen Geschwindigkeit und Effizienz oberste Priorität haben.

Aber es gibt noch mehr. Die Terminplanung durch Bewerber*innen bietet auch eine wertvolle Gelegenheit zur Markenbildung. Durch die Integration personalisierter Markenkommunikation in diesen Prozess können Unternehmen in einer kritischen Phase der Candidate Journey einen starken Eindruck hinterlassen. Die einfache und flüssige Selbstterminierung wirft ein gutes Licht auf Ihr Unternehmen und unterstreicht die Idee, dass Sie ein moderner, zukunftsorientierter Arbeitgeber sind, der die Candidate Experience schätzt.

Terminplanung durch den KI-Agenten

Die Zukunft der Terminierung von Vorstellungsgesprächen liegt in der Planung durch KI-Agenten. Dieser innovative Ansatz nutzt künstliche Intelligenz, um den Terminierungsprozess vollständig zu automatisieren, sodass Personalvermittler*innen von der manuellen Koordination befreit werden.

Schauen wir uns genauer an, wie dies in einem realen Szenario ablaufen könnte. Angenommen, Sie möchten eine komplexe Vorstellungsgesprächsschleife mit mehreren Stakeholdern in verschiedenen Zeitzonen terminieren. Anstatt die Verfügbarkeit jeder Person manuell abzufragen und mit ihren Präferenzen jonglieren zu müssen, kann ein KI-Agent den gesamten Prozess übernehmen. Er analysiert die Kalender der Interviewer*innen und berücksichtigt dabei die Verfügbarkeit, die Arbeitsbelastung, die Zeitzone und sogar persönliche Vorlieben wie bevorzugte Zeiten für Meetings oder die Pausen zwischen den Vorstellungsgesprächen. Die KI koordiniert alles und stellt sicher, dass es keine Konflikte wie Doppelbelegungen oder Vorstellungsgespräche außerhalb der Arbeitszeiten gibt. Dabei macht es Sinn, die Planung von einem erfahrenen Koordinator überprüfen zu lassen, aber Sie sparen jeden Monat Dutzende Stunden manueller Arbeit.

Die Vorteile von KI hören nicht bei der Logistik auf. Sie können sich vorstellen, dass eine KI-gesteuerte Planung den gesamten Bewerbungsprozess optimiert, indem die Interviewer*innen und die Bewerber*innen basierend auf ihren Fähigkeiten, ihrer Verfügbarkeit und ihrer bisherigen Leistung zugeordnet werden. Angenommen, es muss bewertet werden, ob die Bewerber*innen eine bestimmte technische Fähigkeit haben. In diesem Fall stellt der KI-Agent sicher, dass jemand dem Vorstellungsgespräch zugewiesen wird, der über das erforderliche Fachwissen verfügt, um dies zu bewerten. Er behält den Überblick darüber, wie viele Vorstellungsgespräche jede Person im Einstellungsteam geführt hat und stellt sicher, dass niemand überlastet ist. Neuere Teammitglieder können an Schulungen und Shadowing teilnehmen und automatisch auf Grundlage ihres Status befördert werden. Dank der vollautomatisierten Funktionen zur Terminverschiebung werden Stornierungen und Umbesetzungen nahtlos in Echtzeit verarbeitet, wobei automatisch Benachrichtigungen an alle relevanten Beteiligten gesendet werden.

Damit die KI-gestützte Planung ihr volles Potenzial entfalten kann, ist die Übernahme aller relevanten Funktionen von entscheidender Bedeutung. Je mehr Daten Sie der KI zur Verfügung stellen – wie Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Vorlieben –, desto genauer und effizienter wird die Planung. Dafür ist zwar viel Transparenz und ein hohes Engagement für die Datenqualität vom gesamten Einstellungsteam erforderlich, aber die Vorteile liegen auf der Hand: schnellere Prozesse, bessere Übereinstimmungen zwischen den Interviewer*innen und den Bewerber*innen und eine optimierte Erfahrung für alle Beteiligten.

Die Terminplanung durch KI-Agenten hat einen revolutionären Effekt. Es verlagert den Schwerpunkt von manuellen, administrativen Aufgaben hin zu strategischeren und kundenbezogenen Arbeiten. Dadurch können sich Personalbeschaffungsteams darauf konzentrieren, sich mit Top-Bewerber*innen in Verbindung zu setzen und sie durch ein qualitativ hochwertiges Einstellungsverfahren zu führen. Wir gehen davon aus, das von diesen 150.000 Vorstellungsgesprächen, die wir oben erwähnt haben, mehr als 80 % – oder mehr als 120.000 Vorstellungsgespräche pro Monat – einfach und effektiv durch KI-Agenten bearbeitet werden können.

Entdecken Sie die Terminplanung mit Greenhouse

Wir führen effiziente, neue Funktionen ein, mit denen Sie Ihr Einstellungsverfahren 2024 und in der Zukunft optimieren können.

In unseren kommenden Veröffentlichungen finden Sie eine Reihe von Innovationen für die Terminplanung: Interviewer-Pools, die es Ihnen erleichtern, Experten nach Fähigkeiten zu gruppieren und automatisch einen Ersatz zu finden, wenn jemand überbucht ist oder das Vorstellungsgespräch nicht führen kann. Individuell anpassbare Präferenzen für Vorstellungsgespräche, damit Ihre Interviewer*innen die Verfügbarkeit so einstellen können, dass sie ihrem Arbeitsstil entspricht. Dadurch haben die Probleme bei der Planung endlich ein Ende. Und da Sie gewisse Zeitfenster in Ihrem Kalender als „frei“ markieren können, können Personalvermittler*innen die Verfügbarkeiten für Vorstellungsgespräche einfacher und schneller im Team koordinieren. Darüber hinaus beschleunigt unsere Funktion Zeit vorschlagen die Planung und reduziert manuelle Fehler, indem sie nach einer freien Zeit in allen Kalendern sucht und diese vorschlägt.

Aber diese Funktionen sind nur der Anfang. Bei jeder Neuerung möchten wir manuelle Aufgaben reduzieren, die Effizienz steigern und sicherstellen, dass jede Bewerberinteraktion zu einem Erfolg für Sie und Ihre Marke wird.

Möchten Sie diese Innovationen auszuprobieren? Sprechen Sie noch heute mit einem Vertreter von Greenhouse, um herauszufinden, wie wir Ihren Einstellungsprozess optimieren und Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: die Suche und die Interaktion mit Top-Talenten.