Da der Markt weiter schwankt und wir einen Abschwung umschiffen, treten viele Talentorganisationen einen Schritt zurück und schauen sich die aktuellen Personalbeschaffungsprozesse an und überlegen sich Möglichkeiten, wie man die Effizienz in puncto Einstellungen steigern kann.

Führungskräfte der Talentakquise haben Structured Hiring priorisiert und rationalisierte Prozesse aufgebaut, um noch effizienter zu sein, wenn wieder mehr neue Mitarbeiter*innen eingestellt werden.

Michelle Yoshihara, Senior Manager of Talent Planning, bei Greenhouse, hat sich während unseres Webinars „Actionable ways to better hiring efficiency“ (dt. Praktische Möglichkeiten zur Verbesserung der Einstellungseffizienz) mit Branchenexperten getroffen, um zu erörtern, wie sie die Pause nutzen, um schneller zu werden, die Prozesse effizienter zu gestalten und eine außergewöhnliche Candidate Experience zu schaffen.

Anessa Fike, CEO und Gründer von Fike + Co, Kevin Charles, Manager of Recruiter Enablement and Programs bei BambooHR, und Justin Ayers, VP und Head of Global Recruiting bei Checkr, haben darüber gesprochen, wie Structured Hiring die Effizienz steigert, eine bessere Erfahrung für die Bewerber*innen schafft und stärkere Beziehungen zwischen TA-Teams und Hiring Managern fördert.

Zeiten, in den wenig neue Mitarbeiter*innen eingestellt werden, sind eine gute Gelegenheit zur Reflexion und Verbesserung

Selbst in Zeiten, in denen nur wenig Mitarbeiter*innen eingestellt werden, sind Sie immer auf der Suche nach großartigen Talenten, um die Pipeline für die Zukunft aufzubauen. Aber diese Zeiten bieten auch eine gute Gelegenheit, um Ihre Prozesse zu überprüfen und Verbesserungen vorzunehmen, um vorbereitet zu sein, wenn die Zahl der Einstellungen wieder ansteigt. Dazu gehören oft die Bereinigung und Analyse von Daten, Auditstrategien und proaktive Verbesserungen für eine effizientere Personalbeschaffung.

Konzentrieren Sie sich auf die Entwicklung eines strukturierten Einstellungsprozesses, der es Ihnen ermöglicht, eine solidere Grundlage zu schaffen.

Was ist Structured Hiring? Michelle definiert es als:

Ein Einstellungsansatz, der die Rolle, die Anforderungen, die Erfahrung und die Attribute erfolgreicher Bewerber*innen definiert, bevor Sie eine Stelle ausschreiben. Es bietet ein gerechtes, konsistentes Erlebnis für alle Beteiligten: Verringerung von Vorurteilen, Steigerung der Einstellungseffizienz und Verbesserung der Candidate Experience.

Structured Hiring kann Sie durch alle Marktbedingungen führen.

Warum jetzt?

Wir wollten wissen, warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist, um sich die eigenen Prozesse anzuschauen und Verbesserungen zu entwickeln. Für Justin dreht sich alles um die Personalplanung. Er möchte sicherstellen, dass Checkr über effiziente und skalierbare Prozesse verfügt, um einen reibungslosen Einstellungsprozess zu gewährleisten.

Kann das Talentteam entspechend skalieren, wenn die Einstellungen zunehmen? Es ist wichtig, das Recruiting-Team aufzubauen und die Talent-Pipeline so früh wie möglich zu füllen. Wenn sein Team Zeit hat, werden die Prozesse evaluiert, organisiert und effizienter gestaltet, um die Effizienz zu optimieren. Dies wird langfristig zu einem schnelleren, rationalisierten Prozess führen.

Genau wie Justin ist auch Anessa dafür, dass die notwendigen Anpassungen vorgenommen werden, wenn das Team die Zeit dafür hat.

• Welche Änderungen sollten wir vornehmen, um unsere Bewerber*innen zu begeistern?
• Brauchen wir wirklich acht Bewerbungsgespräche?

Sie konzentriert sich auf eine bewusste und feinere Abstimmung, um eine einzigartige Candidate Experience zu entwickeln, die die Bewerber*innen in den Mittelpunkt des Prozesses stellt. Das Team von Kevin bei BambooHR nimmt sich die Zeit, um kleine Änderungen vorzunehmen, unnötige Prozessschritte zu entfernen, Kosten zu reduzieren und die Einstellungseffizienz zu steigern.

Wie tragen Structured Hiring und Automatisierung zur Optimierung der Prozesse bei?

Bei der Überarbeitung Ihrer Strategie geht es auch darum, eine Struktur zu schaffen, oder das, was wir Structured Hiring nennen. Obwohl Anessa, Justin und Kevin verschiedene Strategien verfolgen, haben sie alle einen strukturierten Einstellungsprozess, der Schritte umfasst wie:

• Formale Schulung der Interviewer*innen, wie Vorstellungsgespräche durchgeführt werden, damit sie die richtigen Fragen stellen und Vorurteile vermeiden
• Kickoff-Meetings zwischen Personalvermittler*innen und Hiring Managern, um die Erwartungen festzulegen
• Standardisierung der Vorstellungsgespräche und die Verpflichtung der Interviewer*innen, Berichtsbögen zu verwenden
• Automatisierte Abläufe, wie die Planung von Vorstellungsgesprächen, Erinnerungen zum Ausfüllen von Berichtsbögen und Referenzprüfungen, um die Effizienz zu steigern und Verzögerungen zu vermeiden

Structured Hiring gibt den Teams, die die Vorstellungsgespräche führen, klare Ziele und Fähigkeiten an die Hand, die sie bewerten sollen, sowie Fragen dazu, wie diese bewertet werden sollten.

- Anessa Fike, CEO und Gründerin bei Fike + Co

Ist Structured Hiring wirklich notwendig?

Einige Dinge sind Nice-to-have. Aber um einen möglichst effizienten Einstellungsprozess und eine unglaubliche Candidate Experience zu schaffen, ist Struktur ein Muss. Kevin nutzt sie, um die besten Einstellungsentscheidungen auf der Grundlage von Daten zu treffen und einen gerechteren, einheitlicheren Einstellungsprozess für alle Bewerber*innen zu schaffen. Da Structured Hiring den Prozess vereinheitlicht, werden Vorurteile minimiert.

Justin nutzt Daten auch, um zu verstehen, welche Änderungen vorgenommen werden müssen. Er empfiehlt, einen wiederholbaren, zuverlässigen Rahmen für die Struktur zu schaffen, der es Ihrem Team erleichtert, sich daran zu orientieren.

Einer der größeren Anwendungsfälle für Structured Hiring könnte sein, was Anessa erörtert hat: Wenn Sie die Vorstellungsgespräche und die Talentsuche richtig gestalten, können Sie dem Unternehmen viel Geld sparen. Anstatt das Budget für die Einarbeitung und Schulung neuer Mitarbeiter*innen auszugeben, die sich dann doch nicht bewähren, können Sie einen strukturierten Prozess entwickeln, der klar definiert, wo Sie etwas bewirken und wo Sie sich verbessern können.

Die Beziehung zwischen dem Hiring Manager und dem/der Personalvermittler*in und die Einstellungseffizienz

Die Beziehung zwischen Hiring Managern und Personalvermittler*innen ist entscheidend, da sie auf Vertrauen, Rücksichtnahme, Glaubwürdigkeit und ständiger Kommunikation basieren sollte. TA-Teams sollten den gesamten Einstellungsprozess begleiten, die Erwartungen von Anfang an managen und mit ihrem Fachwissen führen. Structured Hiring hilft jeder Partei, zu verstehen, welche Rolle er oder sie während des gesamten Einstellungsprozesses einnimmt.

Wenn Personalvermittler*innen und Hiring Manager sich früh abstimmen und zusammenarbeiten, um die Ziele gemeinsam zu erreichen, können sie erstklassige Talente finden und einstellen.

Wie priorisieren Sie DE&I und konzentrieren sich gleichzeitig auf die Effizienz?

Es gibt viele Möglichkeiten, DE&I während des Einstellungsprozesses an erster Stelle zu stellen. Hier sind einige Tipps von Anessa, Justin und Kevin.

Justin hält wöchentliche Diversity-Sourcing-Meetings ab, um eine vielfältige Pipeline für die Stellen aufzubauen, die bei Checkr am häufigsten besetzt werden. Sein Team verbringt die erste Woche, in der eine neue Stelle ausgeschrieben ist, nur mit der Suche nach unterrepräsentierten Bewerber*innen

Kevin baut eine Kultur der Zugehörigkeit auf und hilft allen bei BambooHR, die Gründe dafür zu verstehen. Berichtsbögen und umfangreiche Schulungen helfen, Vorurteile zu reduzieren und die Prozesse gerecht zu gestalten. Das Team von Kevin sorgt dafür, dass die Hiring Manager einen vielfältigen Talentpool zur Verfügung haben

Anessa achtet ständig auf Diversität und integriert diesen Aspekt in die Personalbeschaffung. Außerdem versucht sie, den Bewerber*innen zum Erfolg zu verhelfen, indem sie allen Bewerber*innen im Voraus alle Informationen zur Verfügung stellt, die sie benötigen, z. B. die Namen der Interviewer*innen und die zu erwartenden Fragen.

Bei den Gesprächen mit Anessa, Justin und Kevin über DE&I fiel etwas auf: Sie sind sich einig, dass sie von Anfang an über DE&I sprechen müssen, und zwar mit den richtigen Personen. Betonen Sie, wie wichtig dieser Aspekt sowohl innerhalb als auch außerhalb des Talentteams ist.

Kennzahlen – führen Ihre Bemühungen zum Erfolg?

Wir haben bereits darüber gesprochen, dass Daten dazu beitragen, den Einstellungsprozess zu verbessern, aber welche Kennzahlen sind besonders aussagekräftig? Unsere Experten haben ein paar Beispiele genannt.

• Zufriedenheit der Hiring Manager
• Umfrage zur Candidate Experience
• Befragung der neuen Mitarbeiter*innen (nach sechs Monaten)
• Umfrage zur Qualität der neuen Mitarbeiter*innen, um sicherzustellen, dass das TA-Team die Erwartungen der Hiring Manager erfüllt
• Zeit für die Besetzung und Konversionsraten während des gesamten Einstellungstrichters
• Justin probiert neue Kennzahlen aus, wie z. B. Umfragen nach der Einarbeitung und die Ermittlung, wie lange sich die Bewerber*innen im Prozess befanden (und warum)
• Wohlfühlfaktor der Bewerber*innen während des gesamten Prozesses, einschließlich der Frage, ob sie die Unterstützung erhielten, die sie benötigten, um ihr Bestes zu geben

Nach der Auswertung der Daten haben die Talentteams die Möglichkeit, Verbesserungen vorzunehmen und eine noch effizientere und auf die Bewerber*innen ausgerichtete Erfahrung zu entwickeln.

Sind Sie bereit für einen effizienteren und strukturierten Einstellungsprozess?

Ganz unabhängig davon, ob Sie Ihren Einstellungsprozess von Grund auf neu gestalten oder effizientere Einstellungsprozesse schaffen möchten: Die Zeit, in der es wenig Neueinstellung gibt, ist der perfekte Zeitpunkt, um den Prozess zu überdenken und Anpassungen vorzunehmen. Wenn Sie jetzt Zeit und Arbeit investieren, sind Sie gut vorbereitet auf die Zeit, wenn es wieder mehr zu tun gibt.

Kevin hat es perfekt zusammengefasst: „Standardisierte Prozesse in allen Unternehmen sind wirklich der Schlüssel zum Erfolg für die Candidate Experience, die Erfahrung der Hiring Manager und die Effizienz.“ Alles beginnt mit Structured Hiring.

Möchten Sie umsetzbare Tipps zur Schaffung eines effizienteren Einstellungsprozesses erhalten? Schauen Sie sich die Aufzeichnung unseres Gesprächs an, um noch mehr wertvolle Erkenntnisse von Talentführern zu erhalten.