Die Welt der Personalbeschaffung ist immer in Bewegung. Unternehmen wachsen und vergeben Aufträge, und dementsprechend muss sich der Einstellungsprozess verlagern. Derzeit sind die meisten von uns aber mit unerwarteten Veränderungen und Ungewissheit konfrontiert. In unserem kürzlich durchgeführten Webinar Great Hiring in 2020: Best Practices for Recruiters and Hiring Managers machten wir uns Gedanken über die zeitbasierten und die zeitlosen Aspekte der Personalbeschaffung. Die Diskussionsteilnehmer*innen Khang Tran, Head of Engineering bei Hipcamp, Joeri Leemans, Technical Recruiter bei Sonder und Alexis Tissian, Technical Recruiter bei Greenhouse, teilten Best Practices für Personalvermittler*innen und Hiring Manager in Reaktion auf die heutige Situation und die allgemeine Lage.

Wir werden hier einige Highlights des Webinars besprechen und einige Bonusfragen aus dem Publikum beantworten, die wir nicht live beantworten konnten.

Sie möchten das gesamte Gespräch hören? Sehen Sie sich das On-Demand-Webinar hier an.

Was sind allgemeine Schmerzpunkte für Hiring Manager und Personalvermittler*innen?

Als Head of Engineering stellt Khang fest, dass es im gesamten Einstellungsprozess viele Reibungspunkte gibt. Die Bewerber*innen zu erreichen, wenn sie für eine neue Rolle offen sind, sie durch den Personalbeschaffungs-Prozess zu leiten und mit anderen Unternehmen zu konkurrieren sind einige der größten Herausforderungen. Deshalb ist die Partnerschaft zwischen Personalvermittler*in und Hiring Manager so wichtig. Khang: „Sie müssen das richtig hinkriegen, ansonsten werden Sie Bewerber*innen nicht zum Abschluss oder noch nicht mal durch die Tür bekommen.“

Aus der Perspektive der Personalvermittler*innen kann mangelnde Klarheit zum Profil der idealen Bewerber*innen seine Herausforderung darstellen. Joeri: „Hiring Manager wissen oft nicht genau, wonach sie suchen, und das Unternehmen stellt am Ende irgendjemanden für eine Rolle ein, die sich etwas von der unterscheidet, die man ursprünglich füllen wollte.“ Er empfiehlt, zunächst umfassend zu suchen und frühzeitig viel Feedback von Ihren Hiring Managern einzuholen, u. a. dazu, wonach sie bei Bewerber*innen nicht suchen. Das hilft, sich so schnell wie möglich abzustimmen.

Was sind die notwendigen Schritte für Personalvermittler*innen und Hiring Manager, um sicherzustellen, dass sie für den Erfolg aufgestellt sind?

Alexis teilt mit, dass alle erstmaligen Hiring Manager bei Greenhouse eine Einzelschulung mit einem Mitglied des Personalbeschaffungs-Teams durchführen. Diese Schulung behandelt allgemeine Prinzipien wie was es bedeutet, Hiring Manager zu sein, und was in dieser Position erwartet wird, sowie taktische Tipps, wie man Greenhouse optimal verwenden kann. Die*der Personalvermittler*in stellt auch einen Überblick über die verschiedenen Meetings bereit, an denen der*die Hiring Manager teilnehmen muss, wie z. B. Rollen-Kickoffs, wöchentliche Updates und Team-Debriefings.

Joeri stimmt zu, dass es wichtig ist, Gemeinsamkeiten zu bestimmen: „Der erste Schritt besteht darin, klare Erwartungen festzulegen und eine Beziehung mit der*dem Hiring Manager herzustellen.“ Er empfiehlt, zu besprechen, was Sie voneinander erwarten können, und Ihre bevorzugten Kommunikationskanäle zu teilen. Und denken Sie daran, dass nicht alles in Stein gemeißelt ist: „Nehmen Sie hier und da kleine Anpassungen vor, damit der Prozess reibungsloser verläuft.“

Welche Kennzahlen sind hinsichtlich Daten am nützlichsten?

Joeri untersucht die Conversion Rates in jeder Pipeline-Phase, um den Prozess zu optimieren. Wenn bei Ihnen beispielsweise ein großer Prozentsatz der Bewerber*innen das Telefon-Screening übersteht, aber ein signifikant kleinerer Anteil der Bewerber*innen die nächste Phase (egal, ob es sich um einen zu Hause zu absolvierenden Test oder ein Hiring-Manager-Vorstellungsgespräch handelt), können Sie dies weiter untersuchen. Vielleicht müssen Sie die Fragen beim Telefon-Screening anpassen oder mit dem*der Interviewer*in abstimmen, wie die Bewerber*innen beurteilt werden. Einen Greenhouse-Bericht findet Joeri besonders nützlich: den Kalibrierungsbericht für Interviewer*innen. Basierend auf den Informationen in diesem Bericht sagt Joeri: „Sie können dadurch stärkere Vorstellungsgesprächs-Teams zusammenstellen und die Personen schulen, die noch nicht so gut abgestimmt sind.“

Alexis empfiehlt, anhand der Berichte zur Bewerber*innen-Qualität nach Quelle in Greenhouse zu ermitteln, woher Ihre am besten qualifizierten Bewerber*innen stammen, Durchsatzraten zu untersuchen, um zu bestimmen, wie Bewerber*innen sich durch Ihre Pipeline bewegt haben, und anhand der Ergebnisse von Bewerber*innen-Umfragen die Bewerber*innen-Zufriedenheit mit Ihrem Prozess zu ermitteln und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

Wie viele Personalvermittler*innen findet Khang, dass ein Trichter ein nützliches Hilfsmittel zur Veranschaulichung der Bewegung von Bewerber*innen durch den Einstellungsprozess darstellt. Er überprüft regelmäßig die Conversion Rates in jeder Phase des Trichters, um zu ermitteln, wie viel Zeit Mitglieder des Engineering-Teams für Vorstellungsgespräche reservieren müssen. Er sagt: „Wenn Sie das Volumen und die Conversions sowie Ihr Einstellungsziel kennen, können Sie budgetieren, wie viele Stunden Ingenieur*innen für Vorstellungsgespräche reservieren müssen. Diese Kapazitätsanforderungen zu kennen ist wirklich wichtig.“

Wie stellen Sie die Bewerber*innen-Erfahrung nach, wenn Sie Vorstellungsgespräche dezentral führen?

Sie werden nicht in der Lage sein, die Energie im Büro in einem virtuellen Vorstellungsgespräch haargenau nachzustellen, können aber trotzdem nach Möglichkeiten suchen, um die Erfahrung persönlicher zu machen, so Khang. Er empfiehlt, das Vorstellungsgespräch zu strukturieren, indem Sie z. B. eine „Mittagszeit“ einführen. Lassen Sie Teammitglieder ein Spiel wie „2 Wahrheiten und eine Lüge“ mit Bewerber*innen spielen, um die Atmosphäre eines Büros im Video-Vorstellungsgespräch nachzustellen.

Antworten Bewerber*innen schneller oder langsamer, wenn sie von zu Hause aus arbeiten? Ist ein Kommunikationskanal in diesem Umfeld besser?

Alexis findet, dass E-Mail immer noch die beste Methode zur Kommunikation mit Bewerber*innen ist, insbesondere, wenn Sie sich zum ersten Mal an sie wenden. Wenn Sie die Kommunikationslinien mit einer*einem Bewerber*in eröffnet haben, können Sie nachfragen, ob ein anderer Kanal besser funktioniert. Khang hat festgestellt, dass SMS-Nachrichten extrem effizient sein können, aber nur bei sparsamer Verwendung. Nach seinem ersten Telefongespräche mit einer*einem Bewerber*in schickt er zum Nachfassen eine SMS, um sich zu bedanken. Und wenn er eine schnelle Antwort benötigen sollte, schickt er eine SMS-Nachricht, weil „E-Mail sich leicht im Eingang ansammelt.“

Bonusfrage: Wie setzen Sie regelmäßig Hiring Manager ein, um Vorstellungsgesprächs-Kits für individuelle Stellen zu erstellen?

Alexis empfiehlt, nach dem ersten Kickoff-Meeting eine E-Mail mit Aktionspunkten für sowohl Personalvermittler*in als auch Hiring Manager zu senden. Sie empfiehlt außerdem, das Vorstellungsgesprächs-Kit so gut wie möglich auszubauen, bevor Sie es an Hiring Manager weiterleiten. Sie können Kits von früheren, verwandten oder älteren Stellen kopieren. Alexis: „Geben Sie ihnen etwas, mit dem sie etwas anfangen können, um sie für den Erfolg aufzustellen.“

Khang ist der Meinung, dass der wichtigste Teil des Vorstellungsgesprächs der Berichtsbogen ist, der eine objektive Sicht darauf bietet, was ein Erfolg ist und was nicht. Er sagt: „Arbeiten Sie eng mit Ihrer*Ihrem Hiring Manager zusammen, um alle Dinge auszuarbeiten, die für einen Job wichtig sind, d. h. alle Dimensionen, mit denen Bewerber*innen beurteilt werden.“ Als Nächstes können Sie an den Zielprofil- und Vorstellungsgesprächs-Sitzungen arbeiten, mit denen Sie die auf Ihrem Berichtsbogen definierten Dimensionen beurteilen können. Im Laufe der Zeit wird bei Debriefings deutlich, welche Dimensionen wichtig sind, welche nicht und welche fehlen. Khang: „Als Personalvermittler*in sollten Sie kontinuierlich Hiring Manager auffordern, die Berichtsbogen oder den Vorstellungsgesprächs-Prozess zu verfeinern, um die optimalen Bewerber*innen zu identifizieren.“

Bonusfrage: Wie gehen Sie bei der Marktforschung für eine Rolle vor, bevor Sie ein Kickoff-Meeting mit einer*einem Hiring Manager durchführen?

Joeri empfiehlt die Nutzung von LinkedIn Recruiter für Ihre Marktforschung. Er sagt: „Der Zweck guter Stellenmarktforschung besteht darin, A) geeignete Orte zu identifizieren, wo nach dieser Rolle gesucht werden soll und B) eine grobe Schätzung der Zeit zu erhalten, um bei der*dem Hiring Manager Erwartungen zu definieren.“ Es kann nützlich sein, zu schätzen, wie der Personalbeschaffungs-Trichter sich entwickeln wird, und sich Gedanken zum erwarteten Eingangsvolumen zu machen. Laut Joeri sind kurze LinkedIn-Suchen und die Ermittlung, welche Art von Ergebnissen erzielt werden, eine gute Möglichkeit, um ein Gefühl zu bekommen, welche Taktiken Sie anwenden sollten: „Wenn Ihre Suchergebnisse nur ein Dutzend Profile umfassen, sollten Sie evtl. eine 'Senden im Auftrag/Send On Behalf Of (SOBO)-Sequenz einrichten und am Anfang Empfehlungsveranstaltungen organisieren. Falls Tausende von Profilen angezeigt werden, sind solche Aktionen wahrscheinlich nicht erforderlich und normale Beschaffungsmaßnahmen reichen aus.“

Bonusfrage: Wie sollten Personalvermittler*innen und Hiring Manager zusammenarbeiten, um Diversity im Einstellungsprozess sicherzustellen?

Alexis: „Wir bei Greenhouse sprechen bereits im Kickoff-Meeting über Diversity im Einstellungsprozess, noch bevor wir eine Stelle ausformulieren.“ Personalvermittler*innen und Hiring Manager definieren dann, wie Diversity für ihr spezifisches Team und ihre Abteilung aussieht, erwägen Jobbörsen und andere Hilfsmitteln, die ihrem Team nutzen können, und besprechen Möglichkeiten, um Hiring Manager zu beteiligen. Wenn die Stelle ausgeschrieben ist, empfiehlt Alexis, regelmäßig zu überprüfen, wie sich Bewerber*innen durch die Pipeline bewegen. Sind Warnzeichen festzustellen? Gibt es Bereiche, in denen sich unbeabsichtigte Vorurteile eingeschlichen haben könnten?

Bonusfrage: Haben Sie Tipps zur Verbesserung einer „kaputten“ Beziehung zwischen Personalvermittler*innen und Hiring Manager?

„Das hängt alles davon ab, was dabei kaputt ist“, so Khang. Generell empfiehlt er, ein offenes Gespräch zu führen, das mit dem aufrichtigen Wunsch angegangen wird, Probleme zu beheben. Reicht das nicht aus, müssen Sie eskalieren, was laut Khang besser funktioniert, wenn Sie bereits Versuche unternommen haben, Probleme direkt zu beheben.

Die häufigste Ursache von Schwierigkeiten zwischen Personalvermittler*innen und Hiring Managern ist eine mangelnde Abstimmung zur Frage, wie Erfolg aussieht, zu den Rollen und Verantwortlichkeiten jeder Position oder eine Kombination von beidem. Um dies zu überwinden, empfiehlt Khang „sich mit Ihrer*Ihrem Einstellungspartner*in zu treffen und zu teilen, was Erfolg für Sie bedeutet. Dabei erhalten Sie wahrscheinlich Perspektiven, Empathie und hoffentlich mehr Vertrauen. Wenn Sie sich auf eine gemeinsame Definition von Erfolg geeinigt haben, müssen Sie klar definieren, wer für was verantwortlich ist.“ Letztendlich ist Khang der Auffassung, dass „es zwar klare Eigner für die verschiedenen Bereiche gibt, Sie beide aber erfolgreicher sein werden, wenn Sie über Ihre Grenzen hinausgehen und Lücken füllen und bei den toten Winkeln der jeweils anderen Person aushelfen.“

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