Das Leben von Personalvermittler*innen ist niemals langweilig. Oft muss mit vielen Terminen gleichzeitig jongliert werden, die Hiring-Manager-Erwartungen erfüllt werden, Mitarbeiter*innen über die Fortschritte bei ihren Empfehlungen informiert werden, dazu kommt noch die Planung der Mitarbeiter*innen-Anzahl … die Liste ist lang! Die Vorstellung, Daten und Analysen als weiteren Punkt in Ihre bereits überfüllte Aufgabenliste zu integrieren wirkt einschüchternd, aber das muss nicht so sein. Wenn Sie wissen, welche Daten Sie wann erfassen sollten, können Sie den Erwartungen gerecht werden, Workflows optimieren und einen strategischeren Ansatz bezüglich Ihrer Rolle verfolgen.

Wir wollen betrachten, wie Sie mithilfe von Daten und Analysen Ihre Personalbeschaffungs-Leistung in Echtzeit messen können.

Pipeline-Berichte

Ein Pipeline-Bericht bietet Ihnen eine Momentaufnahme des Personalbeschaffungs-Trichters für einen Job innerhalb eines ausgewählten Zeitraums. Jacqui Maguire, Director of Talent Acquisition bei Greenhouse, empfiehlt, dass Sie immer dann einen Pipeline-Bericht abrufen, wenn Sie eine neue Stelle eröffnen, und danach wöchentlich während der gesamten Suche. Dadurch können Sie Ihrem Hiring Manager aktuelle Informationen zu seinen offenen Stellen liefern. Nachstehend finden Sie die Arten von Daten, die Sie in einem Pipeline-Bericht erfassen können. Hinweis: Die von uns hier genannten spezifischen Beispiele stammen vom Greenhouse-Pipeline-Bericht. Wir empfehlen, dass Sie ein Bewerber-Verfolgungssystem (Applicant Tracking System oder ATS) wählen, das den Fortschritt der Bewerber*innen in den verschiedenen Phasen der Pipeline verfolgt, um ständige Transparenz in Ihrer Personalbeschaffungs-Pipeline zu erhalten, damit Sie und Ihre Hiring Manager stets informiert sind.

Historische Daten

Vor dem Eröffnen einer Stelle ist es sehr nützlich, historische Daten darüber abzurufen, welche Leistungen für die gleiche (oder eine ähnliche) Funktion in der Vergangenheit erbracht wurden. Dadurch können Sie informierte Vermutungen über die Anzahl der Bewerber*innen anstellen, die Sie in jeder Phase benötigen, sowie über die Länge des Einstellungsprozesses. Wenn Sie wissen, wie viele Bewerber*innen in der Bewerbungsprüfungs-Phase erforderlich sind, um eine Person einzustellen, können Sie kalibrieren, wann Sie Ihre Personalbeschaffungs-Bemühungen reduzieren und Ihren Fokus auf die bereits in der Pipeline befindlichen Bewerber*innen verlagern können. Mithilfe von Daten dieser Art arbeitet Ihr Talentakquise-Team viel effizienter.

Mit den Informationen aus historischen Daten können Sie auch besser mit den Erwartungen Ihrer Hiring Manager umgehen. Wenn Sie z. B. fünf Vertriebsmitarbeiter*innen einstellen müssen und die Daten zeigen, dass Sie 30 Screening-Telefongespräche benötigen, um eine Person einzustellen, teilen Sie diese Datenerkenntnisse mit Ihren Hiring Managern, damit diese wissen, dass ca. 150 Screening-Telefongespräche (oder 75 Stunden der Zeit ihres Teams) benötigt werden, um dieses Einstellungsziel zu erfüllen. Bei Informationen dieser Art Hiring Managern gegenüber transparent zu sein, ermöglicht Ihnen, eine realistische Strategie basierend auf der Teamgröße und Bandbreite zu entwickeln.

Conversion Rates von Phase zu Phase

Mit Conversion Rates oder „Bestanden-Raten“ wird verfolgt, welcher Prozentsatz der Bewerber*innen „besteht“ und von einer Pipeline-Phase zur nächsten übergeht. Ariana Moon, Senior Recruiter bei Greenhouse, gibt an, dass eine zu hohe Conversion Rate ein Alarmsignal sein kann. Angesichts eines Pipeline-Berichts mit einer Conversation Rate von 92 % vom Test zu Hause (Take-Home Test oder THT) bis zum Vorstellungsgespräch vor Ort schreibt sie: „Ich frage mich dann sofort, ob in der THT-Phase unqualifizierte Bewerber*innen ausreichend ausgefiltert werden. Falls nicht, wie können wir die Bewerber*innen besser ausfiltern, bevor sie vor Ort eingeladen werden?“

Andererseits kann eine zu niedrige Conversion Rate ebenfalls problematisch sein. Ariana: „Bei Greenhouse habe ich einmal das entgegengesetzte Problem erlebt. Die THT-Phase verzeichnete eine Bestanden-Rate von nur 10 %, was zu nur sehr wenigen Vorstellungsgesprächen vor Ort und einem sehr besorgten Hiring Manager führte. Nach weiteren Untersuchungen kamen der Hiring Manager und ich zu dem Schluss, dass bestimmte Aspekte des Tests die Bewerber*innen zu aggressiv aussortierten.“

Durchschnittliche Anzahl von Tagen in der Phase

Diese Kennzahl erklärt sich selbst: Damit können Sie sehen, wie schnell Bewerber*innen die einzelnen Phasen durchlaufen.

Wenn Sie diese Kennzahl im Auge behalten, können Sie Ineffizienzen in Ihrem Prozess erkennen und Probleme in Echtzeit beheben. Zum Beispiel: Wie lange befinden sich die Bewerber*innen in der THT-Phase? Sie möchten nicht, dass sie zu lange in dieser Phase verweilen und das Risiko besteht, dass Momentum verloren geht, sodass sie es nicht bis zum Rest der Pipeline schaffen.

Sie können auch die durchschnittliche Anzahl der Tage in der Phase als Kennzahl für das Benchmarking der Effizienz Ihrer Personalbeschaffungs-Koordinator*innen verwenden. Die Effizienz der Koordinator*innen ist notorisch schwer zu bestimmen. Durchschnittswerte dafür, wie lange Bewerber*innen in einer Phase für eine aktive Rolle „festsitzen“ kann ein Indikator dafür sein, wie schnell Ihre Koordinator*innen planen können. Geschwindigkeit und zeitnahe Kommunikation sind wichtig, damit Angebote auf einem Bewerber*innen-freundlichen Markt letztendlich unterzeichnet werden, daher muss die Koordinator*innen-Geschwindigkeit in der Pipeline in Echtzeit verfolgt werden.

Gesamtstunden

Die Gesamtstunden-Kennzahl wird anhand der für eine bestimmte Phase, wie z. B. „Anfängliches Screening“, geschätzten Zeit und Multiplikation dieser Zahl mit der Anzahl der geplanten anfänglichen Screenings berechnet. Wenn Sie festgestellt haben, dass anfängliche Screenings 30 Minuten dauern und Sie 20 solcher Screenings durchgeführt haben, beträgt die Gesamtstundenzahl 10.

Dies ist eine weitere Kennzahl, die nützlich sein kann, um die Erwartungen gemeinsam mit Ihrem Hiring Manager festzulegen, wenn eine neue Stelle eröffnet wird. Sie können Hiring Managern zeigen, wie viele Stunden sie und ihre Teammitglieder erwartungsgemäß für Vorstellungsgespräche mit den Bewerber*innen aufwenden müssen. Wenn z. B. fünf Stellen offen sind und Sie wissen, dass für eine Einstellung in der Regel ca. 20 anfängliche Screenings erforderlich sind, ergibt dies 50 Stunden für die Durchführung von anfänglichen Screenings (10 Stunden pro Stelle, multipliziert mit 5 Stellen). Hiring Manager können mithilfe dieser Informationen dann die Arbeitslast und den Einstellungsplan ihres Teams planen und gegebenenfalls anpassen.

Interviewer-Kalibrierung

Ein weiterer nützlicher Datentyp für Personalvermittler*innen ist die Interviewer-Kalibrierung. Sie müssen diese Daten wahrscheinlich nicht regelmäßig abrufen, sie sind aber praktisch, wenn eine Gruppe von Interviewern widersprüchliches Feedback zu bestimmten Bewerber*innen geben. Wir und alle unsere Interviewer sind Menschen. Selbst wenn wir unseren Prozess strukturieren, werden Emotion und auch Vorurteile eine gewisse Rolle spielen. Die Fähigkeit, Interviewer zu vergleichen und zu kalibrieren, kann die Entscheidungsfindung daher unterstützen.

Falls Sie sich in einer Situation wiederfinden, in der die meisten Interviewer eine*n bestimmte*n Bewerber*in bestehen lassen, während ein Interviewer eine gegensätzliche Meinung hat und „Auf keinen Fall“ angibt, können Sie anhand der Interviewer-Kalibrierung mehr über diesen Interviewer erfahren. Hat er*sie immer nur mit „Ja, auf jeden Fall“ oder „Auf keinen Fall“ geantwortet? In diesem Fall können Sie der Sache nachgehen, um die Ursache der „Auf keinen Fall“-Antwort zu ermitteln und sie evtl. nicht zu sehr überbetonen. Wenn ein Interviewer Bewerber*innen noch nie diese Antwort gegeben hat, sollten Sie evtl. nachfragen, um die Ursache für einen so negativen Eindruck von diesem*r Bewerber*in zu ermitteln.

Die nächsten Schritte zur datenbestimmten Personalbestimmung gehen

In diesem Beitrag haben wir einige der Möglichkeiten betrachtet, wie Sie Daten taktisch nutzen können, um Ihre Pipeline regelmäßig zu messen. Sie können mithilfe dieser Informationen in Echtzeit Änderungen und Anpassungen an bestimmten Aspekten Ihres Einstellungsprozesses vornehmen und Ihr Team und Ihre Hiring Manager über die Fortschritte mit bestimmten Einstellungen auf dem Laufenden halten. Falls Sie andere Möglichkeiten suchen, um einen stärker datenbestimmten Personalbeschaffungs-Ansatz zu verfolgen, kann es auch hilfreich sein, das große Ganze bei den Daten zu betrachten.

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