Ihr Handy läutet. Es ist eine Nummer, die Sie nicht kennen. Sie zerbrechen sich einen Moment lang den Kopf darüber, ob Sie abheben sollen oder besser nicht. Sie entscheiden sich dafür und Ihre Ängste werden bestätigt: Es ist ein Student von Ihrer Alma Mater, der Sie um eine Spende bittet. Jap, Sie haben Ihre Lektion jetzt endgültig gelernt – nie wieder Anrufe von unbekannten Nummern annehmen.

Aber stellen Sie sich vor, es wäre anders gewesen. Was, wenn nicht Ihre Uni am Apparat gewesen wäre, sondern ein ehemaliger Arbeitgeber? Und was, wenn er Sie nicht um Geld bitten, sondern zu einem exklusiven Networking-Event einladen oder – noch besser – Ihnen eine verlockende neue Stelle anbieten wollte? Dann würden Sie wahrscheinlich abheben, oder?

Dies ist kein weit hergeholtes Szenario – sowas kommt tatsächlich vor! Viele Unternehmen erkennen die Vorteile einer guten Beziehung zu ihren ehemaligen Mitarbeiter*innen und ergreifen entsprechende Maßnahmen. Unternehmen können nicht nur wertvolle Erkenntnisse über ihre Triumphe und Misserfolge gewinnen, sondern ehemalige Mitarbeiter*innen auch zu engagierten lebenslangen Markenbotschaftern machen. Klingt vielversprechend, oder? Sehen Sie den potenziellen Wert für Ihr Unternehmen? Das dachten wir uns.

Wenn Sie Ihr Mitarbeiter-Alumni-Programm aufbauen, stellen Sie sich diese 5 Fragen, damit es ein voller Erfolg wird:

1. Was möchten Sie erreichen?

Diese Frage mag offensichtlich erscheinen, aber es ist wichtig, klar zu artikulieren, warum Sie ein Mitarbeiter-Alumni-Programm erstellen. Fragen Sie sich: Was genau sind meine Ziele? Hier sind ein paar übliche Ziele zur Anregung:

• Beschaffung und Personalbeschaffung, um Menschen zu motivieren, sich auf offene Stellen zu bewerben
• Offene Stellen mit Bumerang-Mitarbeiter*innen besetzen
• Akquise neuer Direktkund*innen (Geschäftsentwicklung)
• Kommunikation mit ehemaligen Mitarbeiter*innen aufrechterhalten
• Ehemalige Mitarbeiter*innen bei ihrer beruflichen Entwicklung unterstützen (z. B. durch Vernetzung)
• Aufbau Ihrer Arbeitgebermarke

Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren – dem Messen des Erfolgs Ihrer Ziele!

2. Wie werden Sie den Erfolg Ihrer Ziele messen?

Ein Ziel wie „Arbeitgebermarke aufbauen“ ist ein guter Anfang, aber es wird schwierig zu beurteilen sein, ob Sie es erreicht haben, da es recht vage ist. Sie sollten ein paar bestimmte Kennzahlen in Betracht ziehen, mit denen Sie Ihren Erfolg messen können. Diese Kennzahlen variieren je nach Ihren angegebenen Zielen, aber hier sind einige Vorschläge zur Orientierung:

• Wenn Ihr Ziel mit Employer Branding oder Personalbeschaffung (entweder neue oder Bumerang-Bewerber*innen) zusammenhängt, sollten Sie die Anzahl der Bewerber*innen, die Anzahl der Einstellungen und die Bindungsrate verfolgen.
• Ist die Geschäftsentwicklung Ihr primäres Ziel? Dann sollten Sie die Anzahl der Deals oder die Einnahmen verfolgen, die durch Ihre Initiativen erzielt wurden.
• Wenn Ihr Ziel die Kommunikation oder der Wissensaustausch ist, sollten Sie das Engagement und die Reichweite mit den Initiativen messen, die Sie ergreifen. Wenn Sie beispielsweise einen monatlichen Newsletter versenden, messen Sie Ihre Öffnungs- und Klickraten. Wenn Sie eine Alumni-Website oder ein Online-Portal haben, verfolgen Sie, wie viele neue Menschen die Website oder das Portal monatlich besuchen und wie viele wiederkehrende Besucher*innen Sie haben.
• Sie möchten ehemaligen Mitarbeiter*innen berufliche Entwicklungs- oder Networking-Möglichkeiten bieten? Achten Sie auf die Teilnehmerzahlen bei Ihren Veranstaltungen, die Anzahl der monatlich veröffentlichten Stellen und den Traffic in Ihrem Online-Stellenportal.

Sie werden feststellen, dass einige Ihrer Ziele und Kennzahlen sich mit denen anderer Teams oder Abteilungen in Ihrem Unternehmen überschneiden. Vielleicht haben Sie ein ganzes Team für die Geschäftsentwicklung, oder vielleicht sendet Ihre Marketingabteilung bereits die Öffnungs- und Klickraten für E-Mail-Newsletter und verfolgt sie. Das wäre großartig für Sie! Lassen Sie sich von diesen Menschen beraten, wenn Sie Ihr Programm zusammenstellen. Überlegen Sie, wie Sie sich gegenseitig dabei unterstützen können, ähnliche Ziele zu erreichen.

3. An wen werden Sie sich wenden und wie werden Sie diese Informationen verwalten?

Wenn Sie diesen Prozess durchlaufen, definieren Sie, wer genau als ehemalige*r Mitarbeiter*in Ihres Unternehmens gilt. Ein*e Praktikant*in vom letzten Sommer? Jemand, der mindestens sechs Monate hier gearbeitet hat? Sind es Zeitarbeitnehmer*innen oder Saisonarbeiter*innen? Sie müssen Ihre spezifischen Kriterien festlegen. Auf diese Weise können alle in Ihrem Unternehmen auf dem gleichen Stand sein.

Darüber hinaus wird es ein wenig Zeit und Mühe erfordern, die Kontaktinformationen für alle ehemaligen Mitarbeiter*innen zu einzuholen und zu verwalten. Wenn sie innerhalb des letzten Jahres gegangen sind, sollte Ihre Gehaltsabrechnung zumindest ihre Adressen (für Steuerzwecke) enthalten, aber Sie haben möglicherweise keinen Zugriff auf ihre E-Mail-Adressen. Und wenn sie seit mehr als einem Jahr weg sind, haben Sie möglicherweise wenig bis keine zuverlässigen Kontaktinformationen. Ein weiteres großes Puzzleteil ist die Beschaffung genauer Kontaktinformationen.

Denken Sie darüber nach, wie Sie diese Informationen jetzt und in Zukunft einholen möchten. Werden Sie eine Gruppe für ehemalige Mitarbeiter*innen auf LinkedIn einrichten und hoffen, dass diese ihr beitreten? Werden Sie Mitarbeiter*innen bitten, an ihrem letzten Arbeitstag ein Formular auszufüllen? Schicken Sie ihnen eine Abschieds-E-Mail mit einem Link zu Ihrem Online-Portal? (Bemerkung am Rande: Fügen Sie dies Ihrer Offboarding-Checkliste hinzu!)

Sobald Sie all diese Informationen haben, benötigen Sie einen Ort, an dem Sie sie speichern und verwalten können. Dies wird höchstwahrscheinlich ein CRM-System oder eine ähnliche Datenbank sein. Betrachten Sie ehemalige Mitarbeiter*innen wie Kund*innen oder potenzielle Kund*innen. Und vergessen Sie nicht, etwas Zeit mit Ihren Vertriebs-, Marketing- und Kundensupport-Teams zu verbringen, um zu erfahren, wie sie mit ihren Datenbanken umgehen, ihre Mitglieder segmentieren usw. Wenden Sie die Taktiken gegebenenfalls auf Ihr Programm an.

Wenn Sie ein CRM bereits für andere Zwecke verwenden, können Sie Ihre ehemaligen Mitarbeiter*innen womöglich in dieses System hinzuzufügen und darin tracken. Wenden Sie sich an Ihren Admin, um das herauszufinden. Wenn nicht gibt es unzählige andere CRM-Lösungen wie Salesforce, Produkte für akademische Alumni wie Graduway sowie Netzwerke für Unternehmens-Alumni wie Conenza.

4. Welche Ressourcen werden Sie benötigen?

Sobald Sie Ihre primären Ziele und Strategien herausgefunden haben, müssen Sie darüber nachdenken, welche Arten von Ressourcen erforderlich sind, um diese durchzuführen.

Angenommen, Sie haben sich verpflichtet, Ihre ehemaligen Mitarbeiter*innen in Networking-Veranstaltungen einzubinden und beschlossen, jedes Quartal zwei Veranstaltungen auszurichten. Denken Sie darüber nach, wie viel Zeit und welches Budget es braucht, um die Veranstaltungsorte zu sichern, Speisen und Getränke zu bestellen, die Werbung zu organisieren und sich am Veranstaltungstag um die Logistik zu kümmern.

Oder wenn Sie einen monatlichen Newsletter verteilen möchten, was kostet die Planung, das Erstellen der Inhalte und das Verwalten der E-Mail-Verteilung? Kann eine einzige Person all diese Aufgaben erledigen? Sollten bestehende Mitarbeiter*innen diese Aufgaben übernehmen? (Ja, es gibt viel zu beachten!)

Wenn Sie mehrere Büros haben, ist es sinnvoll, eine einzige Person die gesamte Kommunikation und Planung koordinieren zu lassen, oder sollten Sie jedem Büro Autonomie geben, um lokale Veranstaltungen zu organisieren? Oder vielleicht verwenden Sie einen hybriden Ansatz, bei dem eine Zentrale für die Planung und Überwachung zuständig ist, aber die einzelnen Büros sind größtenteils für ihre eigenen Veranstaltungen verantwortlich. Jeder Fall erfordert einen anderen Ansatz für die Ressourcenzuweisung. Stellen Sie sicher, dass Sie dies im Voraus entscheiden, sonst kann Verwirrung (und Frustration) unter allen Parteien entstehen.

5. Wie oft werden Sie mit ehemaligen Mitarbeiter*innen kommunizieren?

Sie sollten sorgfältig darüber nachdenken, wie oft Sie sich an ehemalige Mitarbeiter*innen wenden. (Erinnern Sie sich an die Telefonanrufe, die Sie vermieden haben?) Da ehemalige Mitarbeiter*innen nicht mehr Teil Ihres Unternehmens sind, sind sie nicht verpflichtet, Ihre E-Mails zu öffnen oder an Ihren Veranstaltungen teilzunehmen. Aber solange Sie Informationen oder Dienstleistungen bereitstellen, die für sie von Vorteil sind, sollten sie sich freuen, von Ihnen zu hören.

Hier ist eine gute Faustregel: Überlegen Sie nicht nur, welche Informationen Sie teilen möchten – denken Sie darüber nach, was für Ihre ehemaligen Mitarbeiter*innen am nützlichsten wäre. Versetzen Sie sich in ihre Lage.

Vielleicht möchten Sie langsam anfangen, damit Sie beobachten können, wofür Ihre ehemaligen Mitarbeiter*innen am empfänglichsten sind. Wenn Ihre Kennzahlen steigen, könnte das ein Hinweis darauf sein, dass Sie sie häufiger kontaktieren können und sie sich darüber freuen werden.

Abschließende Überlegungen

Ihre Beziehung zu Ihren Mitarbeiter*innen muss nicht enden, weil sie nicht mehr für Ihr Unternehmen arbeiten. Aber dieser Übergang wird wahrscheinlich nicht automatisch erfolgen – es erfordert ein wenig Marketing, ein bisschen Verkaufskunst und eine exzellente Datenbank. Am Ende wird es sich lohnen – damit Sie nicht nur von aktuellen Mitarbeiter*innen, sondern auch von ehemalige Mitarbeiter*innen gelobt werden! So stellen wir uns Employer Branding vor.