Ich hoffe, dass Ihnen meine Blog-Serie über Structured Hiring gefallen hat. Zuvor haben wir die Bedeutung von Structured Hiring erforscht und uns dann mit der Implementierung beschäftigt, einschließlich der Durchführung eines Kickoff-Meetings für die Rolle, der Definition Ihres Berichtsbogens und der Planung Ihres Vorstellungsgesprächs sowie der Erstellung eines Gesprächskits mit diesen 4 Arten von Fragen.

Jetzt ist es Zeit für die nächsten beiden (und letzten!) Schritte im Prozess – Bewerber*innen interviewen und Feedback während eines Round-up-Meetings überprüfen.

Bewerber*innen interviewen

Sobald Sie einige vielversprechende Bewerber*innen gefunden und in den Einstellungstrichter gebracht haben, kann es losgehen! Planen Sie einige Vorstellungsgespräche mit dem Berichtsbogen und dem Vorstellungsgesprächsplan, den Sie gemäß den Schritten 2 und 3 erstellt haben, um Ihre Bewerber*innen effektiv zu interviewen und zu bewerten. Indem Sie diesem strukturierten Einstellungsprozess folgen, können Sie alle wichtigen Informationen sammeln, die Sie benötigen, um eine datengestützte Einstellungsentscheidung zu treffen.

Round-up-Meeting: Daten für die Entscheidungsfindung

Da Sie nun einige Bewerber*innen interviewt haben, kann sich Ihr einstellendes Team in einem Round-up-Meeting zusammenzufinden und die Ergebnisse dieser Vorstellungsgespräche besprechen.

Ihr Ziel ist es, die Besprechung mit einem der folgenden Punkte zu beenden:

1. Eine Entscheidung, wem ein Angebot gemacht werden soll
2. Eine kurze Liste von Maßnahmen, die erforderlich sind, um ein Angebot abzugeben (z. B. ein Attribut nochmals überprüfen)
3. Eine Entscheidung über Prozessänderungen, um eine baldige Einstellung zu ermöglichen

Bevor Sie dieses Meeting abhalten, sollten Sie mit Ihrem Hiring Manager besprechen, wer die Entscheidungsträger sind und wer ein Veto-Recht hat (mehr dazu gleich). Überprüfen Sie das Feedback gemeinsam, damit Sie eine allgemeine Vorstellung davon haben, was alle denken. Und fragen Sie, ob er oder sie etwas Bestimmtes klären möchten, damit Sie während des Meetings darauf eingehen können.

So halten Sie Ihr Round-up-Meeting ab

Der Berichtsbogen mit Attributen wird zu Ihrer Meeting-Agenda. Sie gehen alle Attribute in 3 Schritten durch:

1. Nennen Sie der Gruppe zunächst alle Attribute, bei denen es wenig Zweideutigkeit gab (z. B. gutes Feedback auf ganzer Linie). Stellen Sie sicher, dass niemand noch etwas hinzufügen möchte, aber verbringen Sie nicht zu viel Zeit damit.
2. Gehen Sie dann jedes Attribut mit gemischtem Feedback durch. Besprechen Sie das Feedback und entscheiden Sie, ob es disqualifizierend ist oder etwas, worin der*die Bewerber*innen nach dem Onboarding gecoacht werden kann.
3. Verwenden Sie all diese Informationen, um Berichtsbögen von Bewerber*innen zu vergleichen und zu entscheiden, wer am besten abschneidet.

Es klingt einfach, aber wir wissen nur zu gut, dass es einige Dinge gibt, die einen Erfolg verhindern können. Die häufigsten Probleme sind unklare Rollen und Verantwortlichkeiten in dem Meeting, fehlendes Feedback im Voraus oder die Unfähigkeit, eine Einstellungsentscheidung zu treffen.

So können Sie jeden dieser Fallstricke überwinden:

Fallstrick 1: Unklare Rollen und Verantwortung

Wir haben alle schon ein Einstellungsgespräch erlebt, bei dem ein*e Interviewer*in eine starke Meinung hatte und dadurch eine Entscheidung erschwert hat, obwohl diese Person kein wichtiger Stakeholder für diese Einstellung war. Um ein effektives Meeting abzuhalten, definieren Sie im Vorhinein Folgendes:

• Wer leitet das Meeting (normalerweise der*die Personalvermittler*in)?

• Wer trifft letztendlich die Entscheidung (normalerweise der*die Hiring Manager*in)?

• Wer hat ein Veto-Recht (1 oder 2 wichtige Stakeholder)?

• Wer kann seine Meinung äußern, hat aber kein Veto-Recht (normalerweise der Rest des einstellenden Teams)?

Sobald Sie diese Rollen festgelegt haben, sind die Erwartungen klar und das Meeting sollte viel reibungsloser ablaufen.

Fallstrick 2: Fehlendes Feedback

Wenn Sie versuchen, ein Round-up-Meeting abzuhalten und es Teilnehmende gibt, die kein Feedback im Voraus abgegeben haben, empfehlen wir Ihnen, sie zuerst um ihr Feedback zu bitten, um einen fairen Prozess zu gewährleisten. Bitten Sie den*die Interviewer*in zu Beginn des Meetings, seine*ihre Bewertung der Attribute der Bewerber*innen zu erläutern und zu begründen. Dies wird der Person das Gefühl geben, dass sie die Zeit der anderen im Meeting verschwenden, weil sie nicht vorbereitet war. Die meisten von uns wollen so etwas vermeiden! Erklären Sie Interviewer*innen, dass sie ihr Feedback rechtzeitig abgeben müssen, damit das einstellende Team ihre Gedanken versteht und abwägen kann.

Fallstrick 3: Unentschlossenheit

Vielleicht gibt es eine*n Bewerber*in mit positivem Feedback, aber das einstellende Team ist sich trotzdem nicht sicher. Um dies zu vermeiden, befolgen Sie diese 3 Schritte:

1. Identifizieren Sie genau, zu welchen Attributen das einstellende Team mehr Daten benötigt.
2. Entwerfen Sie ein weiteres Vorstellungsgespräch, um speziell auf diese Attribute zu testen.
3. Legen Sie fest, dass danach eine Entscheidung getroffen wird – entweder um ein Angebot zu machen oder um den*die Bewerber*in abzulehnen.

Wenn Ihr Einstellteam entscheidet, dass keine*r der Bewerber*innen in der Spätphase eingestellt werden soll, verfeinern Sie Ihren Vorstellungsgesprächsprozess! Entweder haben Sie die Attribute nicht effektiv genug getestet, oder es fehlten Attribute auf dem Berichtsbogen, die tatsächlich für eine Einstellung erforderlich wären.

Um jeden Schritt des Structured-Hiring-Prozesses gemeinsam mit den entsprechenden Tools (z. B. eine Vorlage für ein Kickoff-Meeting, einen Berichtsbogen für Vorstellungsgespräche und mehr) an einem Ort zu haben, laden Sie unser neues E-Book mit den Grundlagen des Structured Hiring herunter.