Eine Frage, die mir immer wieder von Kolleg*innen aus den Bereichen Personalbeschaffung, Human Resources und Personal allgemein gestellt wird, lautet: Wie macht man eigentlich Vorstellungsgesprächs-Schulungen?

Zunächst ist schon mal die Tatsache, dass Sie Vorstellungsgesprächs-Schulungen planen, ganz toll! Ihre Interviewer zu schulen ist ein sehr wichtiger Bestandteil eines guten Einstellungssystems und wird allzu oft übersehen. Gut ausgebildete Interviewer schützen Ihr Unternehmen vor unbeabsichtigter Diskriminierung, sorgen für einen einheitlich positiven Prozess und führen zu besseren Einstellungen.

Wie Sie und Ihr Unternehmen Ihre Schulung strukturieren hängt von vielen Faktoren ab: Unternehmensgröße, Erfahrungsniveau der Interviewer, Struktur und Bandbreite Ihres Talentteams usw. Als wachsendes Startup-Unternehmen, das Mitarbeiter*innen auf allen Ebenen die Möglichkeit, Vorstellungsgespräche zu führen, bietet, halten wir vierteljährlich Schulungen ab, die vom Personalbeschaffungsteam geleitet werden. Dabei sind alle Mitarbeiter*innen willkommen, egal ob sie in puncto Vorstellungsgespräche neu sind, eine Auffrischung brauchen oder einfach nur einen Einblick in den Prozess gewinnen möchten. Dabei handelt es sich um eine interaktive Präsentation mit drei Hauptabschnitten:

1. Die Regeln
2. Unbewusste Vorurteile
3. Die Logistik

Wir wollen uns etwas genauer mit jedem dieser Bereiche beschäftigen.

Die Regeln

Bei Greenhouse vertrauen wir darauf, dass unser Team offen sein möchte und bei Vorstellungsgesprächen niemanden absichtlich diskriminieren möchte. Es ist aber trotzdem wichtig, dass wir die Regeln durchgehen, um sicherzustellen, dass sich alle ihrer bewusst sind. Wir sind unseren Mitarbeiter*innen gegenüber lieber „zu“ offen: Wir fragen nach Situationen, in denen sie sich nicht sicher waren, was sie fragen sollten oder wie sie auf eine Frage reagieren sollten und erzählen ihnen von Fällen, in denen wir uns ebenfalls nicht sicher waren.

In diesem Abschnitt informieren wir unsere Teams über geschützte Gruppen und wie sie bei Vorstellungsgesprächen eine Rolle spielen. Außerdem geben wir Beispiele dafür, was nicht gefragt werden darf oder sollte, und erklären, warum das so ist. Wenn Sie diesen Teil Ihrer Schulung erstellen, sollten Sie alle geltenden Gesetze konsultieren. Ziehen Sie bei Bedarf interne Rechtsberater*innen hinzu.

Unbewusste Vorurteile

Der zweite Teil unserer Sitzung handelt von Vorurteilen in Vorstellungsgesprächen. Wir sprechen an, dass wir alle Vorurteile haben und Stress ausgesetzt sind. Unsere Aufgabe als Interviewer besteht darin, solche evtl. vorhandenen Vorurteile zu erkennen. Wir helfen unseren Teams, Möglichkeiten zu ermitteln, um diese Vorurteile zu unterbinden und die Bewerber*innen aufgrund ihrer Fähigkeiten und Eignung zu beurteilen. Wir unterstreichen auch den Wert, der durch einen Structured Hiring-Prozess entsteht. Ein Einstellungsprozess, der sich auf die Beurteilung der für den Erfolg in einer Rolle erforderlichen Attribute konzentriert, hilft unseren Interviewern dabei, zwischen ihren Vorurteilen und den Fähigkeiten von Bewerber*innen zu unterscheiden.

Wir gestalten diesen Abschnitt interaktiv, indem wir verschiedene Arten von unbewussten Vorurteilen aufführen, die bei einem Vorstellungsgespräch ins Spiel kommen können:

• Erster-Eindruck-Fehler: Wenn wir ein anfängliches Urteil der Bewerber*innen (ob gut oder schlecht) zulassen, wirkt sich dies auf das eigene Feedback oder die eigene Entscheidung aus.

• Groupthink: Zulassen, dass die Meinung anderer (ob gut oder schlecht) das eigene Feedback oder die eigene Entscheidung beeinflusst

• Heiligenschein-Horn-Effekt: Zulassen, dass eine Hauptstärke oder -schwäche eines*r Bewerber*in das Gesamtfeedback oder die Entscheidung beeinflusst, anstatt ganzheitlich zu denken

Wir bitten die Schulungsteilnehmer*innen, jedes dieser Vorurteile zu definieren, und unterhalten uns über Situationen, in denen sie diesen begegnet sind. Dabei führen wir sie die ganze Zeit hin zu Best Practices für Vorstellungsgespräche.

Vorstellungsgesprächs-Logistik

Schließlich unterhalten wir uns über die Logistik und beantworten Fragen dazu, was in einem Vorstellungsgespräch eigentlich zu tun ist.

Falls Sie eine Personalbeschaffungs-Lösung wie ein Produkt von Greenhouse verwenden, können Sie eine Produktdemo durchführen, um Ihren Interviewern zu zeigen, wie Sie die erforderlichen Informationen erhalten, um ein Vorstellungsgespräch erfolgreich abzuschließen, einschließlich:

• Wie sieht eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch aus

• Wie navigiert man im Berichtsbogen oder Feedback-Formular

• Wo findet man heraus, wer zum Vorstellungsgespräch kommt, vor/nach

… sowie all die anderen Details und Informationen, die Ihr Personalbeschaffungsteam in Ihren Einstellungsprozess integriert hat.

Ich verwende den Logistikteil auch als Gelegenheit, um die Erwartungen festzulegen. Interviewer bei Greenhouse können beispielsweise davon ausgehen, dass das Personalbeschaffungsteam ihnen relevante detaillierte Informationen bereitstellt und während des gesamten Prozesses zur Unterstützung zur Verfügung steht. Wir erwarten wiederum, dass unsere Interviewer sich vorbereiten, bevor sie zu einem Vorstellungsgespräch erscheinen, alle Bewerber*innen gastfreundlich behandeln, Berichtsbogen noch am Tag eines Vorstellungsgespräches einreichen, usw. Wir nutzen diese Gelegenheit, um den Ton für unsere zukünftige Arbeitsbeziehung zu bestimmen.

Schlussfolgerung

Wir experimentieren weiter mit der grundlegenden Struktur unserer Schulung, um Möglichkeiten zu finden, sie interaktiver zu gestalten und unserer Unternehmenskultur anzupassen. Uns ist wichtig, dass unser Team Teil von Vorstellungsgesprächen sein möchte. Deshalb bemühen wir uns sehr, die Schulung nicht zu ernst oder pedantisch zu gestalten. Wir stellen auch sicher, dass wir unseren Interviewern danken, Teil des Prozesses zu sein, und heben hervor, dass gute Vorstellungsgespräche der Grund dafür waren, dass sie jetzt in unserem Team sind … und gute Vorstellungsgespräche auch weiterhin zu neuen fähigen und talentierten Mitarbeiter*innen für ihre Teams führen werden.