Wie sieht Ihr Onboarding-Prozess aus? Wenn es sich nur um ein einfaches einstündiges Einweisungsmeeting mit belegten Brötchen handelt, sollten Sie Ihre Strategie überdenken und eine gründliche Onboarding-Checkliste und einen Onboarding-Prozess einführen.

Die meisten HR-Teams verwechseln die Orientierungsveranstaltung mit dem Onboarding, was dazu führt, dass der Mitarbeiter auf sich alleine gestellt ist, sobald die erforderlichen Formalitäten erledigt sind. Die meisten Unternehmen halten Orientierungsveranstaltungen ab – aber diejenigen, die einen echten Onboarding-Prozess im Einsatz haben, machen den Unterschied.

–Hallie Pierson, vormals Direktorin von HR Talent Operations & Rewards bei Constant Contact

Anstatt einfach nur „Orientierungsveranstaltungen“ durchzuführen, damit sich neue Mitarbeiter zurechtfinden, sollten Sie ihnen lieber dabei helfen, sich vollständig zu integrieren. Mit dieser Checkliste für das Onboarding können Sie einen hochstrukturierten Ansatz entwickeln, der Ihren neuen Mitarbeitern dabei hilft, sich in Ihrem Unternehmen zurechtzufinden und sich voll und ganz zu integrieren.

Die Leistung eines großartigen Onboarding-Prozesses

Ein organisierter Onboarding-Prozess kann das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessern, was direkt mit der Mitarbeiterbindung zusammenhängt. Die SHRM-Präsentation der Wynhurst-Gruppe zeigt, dass 20 % der Mitarbeiterfluktuation in den ersten 45 Tagen stattfindet.

Der Workplace Intelligence Report, der von Greenhouse und HRWins-Analyst George LaRocque erstellt wurde, zeigt uns auch, dass eine Verbesserung des Onboarding-Erlebnisses sogar zu Kundengewinnen führen kann. „Studien haben Onboarding und Mitarbeitererfahrung schon lange mit der Marken- und Kundenerfahrung verknüpft. Eine PWC-Studie behauptet, es sei erwiesen, dass die Mitarbeitererfahrung zu einer verbesserten Kundenerfahrung führt, und das beginnt beim Onboarding.“

Wie Cheetah Digital seine globale Erfahrung mit neuen Mitarbeitern verbessert hat

Brauchen Sie noch mehr überzeugende Argumente? Der führende Anbieter von Marketinglösungen Cheetah Digital hat sich vor kurzem einer massiven Umstrukturierung unterzogen und fünf separate regionale Unternehmen zu einer zusammenhängenden Organisation verschmolzen. Das Team war mit einem ineffizienten Onboarding-Prozess konfrontiert, der zu viele Berührungspunkte erforderte, um neuen Mitarbeitern ein großartiges Erlebnis zu bieten.

Nach der Implementierung von Greenhouse Onboarding war das Team in der Lage, einen definierten Rahmen und die klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten zu schaffen sowie Aufgaben und E-Mail-Erinnerungen für neue Mitarbeiter zu automatisieren – und das alles, während die Unternehmensmarke gestärkt und die Mitarbeiter auf den neuesten Stand gebracht wurden.

In den ersten 30 Tagen war das Team in der Lage, 54 neue Mitarbeiter nahtlos einzubinden, 526 Aufgaben zu erledigen und 12 Stunden an HR-Koordination einzusparen; außerdem erhielten sie 100 % positives Feedback von neuen Mitarbeitern.

Dies war der reibungsloseste, schnellste und effizienteste Onboarding-Prozess in meiner Karriere, und nachdem ich vor Freunden damit geprahlt habe, kann ich mit Sicherheit sagen, dass dies auch besser war als jeder ihrer Onboarding-Prozesse!

–Joelle McCalla, Contracts Administrator bei Cheetah Digital

Sind Sie bereit, jetzt die richtigen Schritte zu setzen, um Ihren eigenen Onboarding-Prozess zu verbessern?

Ihre erste Checkliste

Vor dem 1. Tag (Einstellungsvorbereitung)

Ke$has Zitat „The party don’t start ’til I walk in“ trifft hier nicht zu. Sie müssen Ihren neuen Mitarbeiter für den Erfolg vorbereiten, lange bevor er das Gebäude betritt. Beginnen Sie mit diesen wesentlichen Punkten:

1 Monat vor dem Starttermin:

• Lassen Sie neue Mitarbeiter Unterlagen wie Ihre Geheimhaltungsvereinbarung, Erfindungsvereinbarung und Steuerformulare ausfüllen. (Profi-Tipp: Verwenden Sie eine e-sign-Plattform als Unterstützung).
• Stellen Sie sicher, dass jeder Prozessbeteiligte (People Ops, Hiring Manager, Buddy des neuen Mitarbeiters usw.) seine Rolle kennt.

1 Woche vor dem Starttermin:

• Geben Sie neuen Mitarbeitern einen detaillierten Zeitplan für ihren ersten Tag (einschließlich einer Wegbeschreibung zum Büro, den Namen der Personen, die sie treffen werden, und was sie für das Mittagessen planen sollten).
• Geben Sie ein Exemplar Ihres Mitarbeiterhandbuchs und Ihres Leitfadens für Sozialleistungen aus.
• Erlauben Sie neuen Mitarbeitern, ihre bevorzugte Schreibtisch-/Computer-/Ausrüstungseinrichtung anzufordern.
• Geben Sie neuen Mitarbeitern Zugang zu Ihrem Firmenintranet oder einer Onboarding-Software wie Greenhouse Onboarding, damit sie sich mit ihren Kollegen bekannt machen können.
• Geben Sie Kontaktinformationen für Personalverantwortliche oder Mitarbeiter weiter, die ihre Fragen vor dem Starttermin beantworten können.

1 Tag vor dem Starttermin:

• Informieren Sie alle Mitarbeiter über die bevorstehende Ankunft des neuen Mitarbeiters (versenden Sie eine Firmen-E-Mail oder eine Slack-Nachricht), und fordern Sie alle auf, ihn willkommen zu heißen.

Erster Tag

Ihr neuer Mitarbeiter befindet sich nicht mehr in der Grauzone zwischen Angebot und Starttermin! Genau wie der erste Schultag ist dies eine Zeit voller Nervosität und Aufregung, also gestalten Sie diesen Tag so angenehm wie möglich.

• Bestätigen Sie mit der Personalabteilung, dass der neue Mitarbeiter alle entsprechenden Dokumente unterzeichnet und bereitgestellt hat.
• Machen Sie eine unternehmensweite Ankündigung per E-Mail oder Slack, die alle darüber informiert, dass ein neuer Mitarbeiter anfängt.
• Wenn möglich, lassen Sie alle neuen Mitarbeiter am selben Tag anfangen und sich im selben Raum zu einer kurzen Begrüßung einfinden.
• Der Buddy sollte eine Führung durch die Büroräume machen und den neuen Mitarbeiter zu seinem Schreibtisch bringen.
• Stellen Sie den neuen Mitarbeiter seinem Vorgesetzten und allen anderen wichtigen Personen vor, mit denen er zusammenarbeiten wird.
• Der Manager sollte dem neuen Mitarbeiter seine Erwartungen für die erste Woche mitteilen, sodass es nicht zu Ungewissheiten dahingehend kommt, was zu tun ist.
• Fügen Sie den neuen Mitarbeiter zu den entsprechenden Slack-Kanälen hinzu, egal ob team- oder interessenspezifisch (#puppies for the win).

Erste Woche

Die erste Woche ist eine entscheidende Zeit, um dem Mitarbeiter dabei zu helfen, sich schnell zu integrieren. Hier müssen Sie sehr integrationsbereit vorgehen und den Mitarbeiter dazu anregen, seine wahre, authentische Persönlichkeit zu zeigen, damit er über sich selbst hinauswachsen kann.

• Der Manager des neuen Mitarbeiters sollte ein wöchentliches persönliches Meeting anberaumen, um den Fortschritt und die Erwartungen klar zu umreißen. Dies ist eine gute Gelegenheit, um die Karriereziele des neuen Mitarbeiters zu besprechen.
• Weisen Sie Aufgaben zu, die dem Mitarbeiter helfen, das Unternehmen und die Rolle zu verstehen.
• Richten Sie wichtige Orientierungssitzungen in seinem/ihrem Kalender ein (Unternehmenswerte, Vorteile, IT-Schulungen usw.).
• Richten Sie ein gemeinsames Essen mit dem Team für den neuen Mitarbeiter ein, damit er seine Teammitglieder kennenlernen kann.
• Praktizieren Sie von Anfang an Inklusion und beziehen Sie neue Mitarbeiter mit ein. Laden Sie sie zu bevorstehenden Geburtstagen, Happy Hours usw. ein.

Die ersten 3 Monate

Während Sie beginnen, Ihren neuen Mitarbeiter kennenzulernen, beginnt auch der neue Mitarbeiter, Ihr Unternehmen kennenzulernen. In einer SHRM-Umfrage gaben 21 % der Mitarbeiter, die in den ersten sechs Monaten das Unternehmen verlassen, an, dass eine „effektivere Schulung“ sie zum Bleiben bewogen hätte. Diese Zeit ist entscheidend für die Erstellung eines Mitarbeiterentwicklungsplans.

• Manager sollten 30-, 60- und 90-Tage-Ziele mit dem Mitarbeiter besprechen, diese festlegen und den Fortschritt an jedem der Kontrollpunkte verfolgen.
• Bieten Sie Schulungseinheiten von Teams an, die sich auf die spezifische Rolle des neuen Mitarbeiters auswirken werden.
• Lassen Sie die Führungskräfte gegebenenfalls konstruktives Feedback geben, damit der neue Mitarbeiter eine produktive Lernumgebung vorfindet.
• Versenden Sie nach drei Monaten eine Onboarding-Umfrage über eine hilfreiche Plattform wie Culture Amp, um die Effektivität Ihrer Initiativen zu messen.

Nach 6 Monaten

Dies ist ein guter Zeitpunkt, um zurückzublicken und die Leistung zu bewerten sowie einen Blick in die Zukunft zu werfen.

• Je nach den Bedürfnissen des Unternehmens sollten Sie viertel- oder halbjährliche Leistungsüberprüfungen mit einem Leistungsmanagement-Tool wie Zugata einrichten.
• Lassen Sie den Mitarbeiter wissen, dass Sie seine Bemühungen sehen! Erkennen Sie die Leistungen Ihrer Mitarbeiter auf eine Weise an, die mit Ihrer Arbeitgebermarke übereinstimmt.
• Erstellen Sie einen formellen Plan für die Karriereentwicklung der Mitarbeiter, der sich an jenen persönlichen und beruflichen Zielen des Mitarbeiters orientiert, die mit Ihrem Unternehmen übereinstimmen.

Profi-Tipp für das Onboarding dezentral arbeitender Mitarbeiter

Achten Sie beim Onboarding von Mitarbeitern, die dezentral arbeiten, darauf, dass der Spruch „aus den Augen aus dem Sinn“ nicht zutrifft. Übermitteln Sie Ihre Ziele, ermöglichen Sie Videokonferenzen in Onboarding-Meetings, schicken Sie ihnen Willkommensgeschenke und planen Sie Videochats mit Teamkollegen.

Fordern Sie sich selbst heraus und werden Sie so kreativ wie möglich, wenn es darum geht, Ihre externen Mitarbeiter einzubeziehen. Wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Meinung auch bei kleinen Dingen zählt, fühlen sie sich in das Unternehmen eingebunden.

–Cecilia Landhol, vormals People Ops Managerin

Wenn Sie bereit sind, eine außergewöhnliche Erfahrung für neue Mitarbeiter zu schaffen, die in dem Moment beginnt, in dem ein Angebot angenommen wird, fordern Sie noch heute eine Demo für Greenhouse Onboarding an.