Wir haben uns bereits damit befasst, wie bei der automatisierten Bearbeitung einer großen Anzahl von Bewerbungen dank „Greenhouse Auto Reject“ Voreingenommenheit eliminiert werden kann. Wie können wir aber zugleich sicherstellen, dass geeignete Kandidaten automatisch in die nächste Runde weitergeleitet werden?

Unsere Auto-Advance-Funktion zur Prüfung von Bewerberinformationen gibt Benutzern die Möglichkeit, Kriterien festzulegen, die Kandidaten automatisch zur jeweils nächsten Phase des Interviewprozesses weiterleiten. Im Wesentlichen konfigurieren Sie dazu bestimmte Bewerbungsfragen, sodass bestimmte Antworten auf diese Fragen die direkte Weiterleitung des Kandidaten in die nächste Runde auslösen.

Um diese Funktion effektiv nutzen zu können und den Faktor Voreingenommenheit in Bezug auf People of Color und unterrepräsentierte Gruppen möglichst zu eliminieren, ist es wichtig, dass Sie unsere bewährten Verfahren (Best Practices) zur automatischen Weiterleitung von Kandidaten verstehen.

Werfen wir zunächst einen Blick auf einige der Vorteile der Automatisierung dieses Teils Ihres Einstellungsprozesses.

Die Vorteile von Auto-Advance

Der Einsatz von Auto-Advance im Einstellungsprozess schafft Effizienz anhand der zielgerichteten und sofortigen Priorisierung bestimmter Bewerber. Viele Personalverantwortliche scannen bereits automatisch ein hohes Volumen an eingegangenen Lebenslaufdaten, um bestimmte Bewerber zu priorisieren – mit Auto-Advance kann dieser Prozess nun noch effizienter gestaltet werden.

Ihr Unternehmen ist in der glücklichen Lage, stets ein hohes Volumen an eingehenden Bewerbungen zu erhalten? Ihr Team hat sich verkleinert und Sie müssen daher noch effizienter arbeiten? Oder haben Sie in diesem Jahr vielleicht ein höheres Bewerberaufkommen als erwartet? Mit der Auto-Advance-Funktion können Sie Zeit und Ressourcen bei der Durchsicht von Bewerbungsunterlagen sparen und gleichzeitig Ihre Top-Kandidaten schneller voranbringen. Auto-Advance ist außerdem ein guter Ausgangspunkt für jene Personalverantwortlichen, die der Automatisierung kritisch gegenüberstehen, aber dennoch neue Systeme auf Effizienz testen möchten.

Einige Dinge, die bei der Verwendung von Auto-Advance zu beachten sind

Verwenden Sie keine gesetzlich geschützten Kriterien

In den USA ist es illegal, Einstellungs- oder Beschäftigungsentscheidungen auf Grundlage bestimmter Kriterien zu treffen. Dazu gehören ethnische Zugehörigkeit, Hautfarbe, Religion, Geschlecht (auch Informationen zu Schwangerschaft, sexueller Orientierung oder Geschlechteridentität), nationale Herkunft, Alter (40 Jahre oder älter) sowie Behinderung und genetische Informationen (einschließlich der familiären Krankengeschichte). Daher können keine Bewerbungsgespräche geführt werden, in denen Kandidaten direkt oder indirekt nach diesen Informationen gefragt werden, und diese Angaben dürfen nicht dazu verwendet werden, um eine Einstellungsentscheidung zu treffen.

Auch wenn die festgelegten Auto-Advance-Kriterien nicht notwendigerweise der endgültigen Einstellungsentscheidung entsprechen, könnte das Einbeziehen gesetzlich geschützter Personenmerkmale in das Bewerbungsverfahren als Ungleichbehandlung betrachtet werden. Wir empfehlen Ihnen daher, Auto-Advance verantwortungsvoll zu nutzen, indem Sie Fragen verwenden, die mit den erforderlichen Attributen der Scorecard übereinstimmen. Angesichts der in diesem Bereich geltenden Gesetzeslage empfehlen wir Ihnen, Ihr Rechtsteam zu konsultieren, bevor Sie Kriterien in Betracht ziehen, die als gesetzlich geschützt gelten könnten.

Beachten Sie das potenzielle Problem der Ungleichbehandlung und schließen Sie im Vorfeld unbeabsichtigte negative Konsequenzen aus

Ungleichbehandlung liegt vor, wenn eine Vorgehensweise, die in der Praxis auf den ersten Blick neutral und objektiv erscheint, dazu führt, dass eine bestimmte Personengruppe vergleichsweise nachteilig behandelt wird. Bei der automatisierten Bearbeitung von Bewerbungen müsste man sich daher jene Personen genauer ansehen, die aufgrund der festgelegten Kriterien nicht automatisch in die nächste Interviewrunde vorrücken.

Um unbeabsichtigte Auswirkungen auf unterrepräsentierte Gruppen abzumildern, sollten Sie vor der Implementierung Ihrer Auto-Advance-Kriterien zunächst berücksichtigen, wer zu diesen benachteiligten Gruppen gehören könnte. Wenn Sie z. B. Auto-Advance für Kandidaten einrichten, die einen MBA erworben haben, werden Sie weißen Kandidaten einen Vorteil verschaffen und gleichzeitig People of Color unverhältnismäßig benachteiligen. Bevor Sie also einen MBA als Kriterium festlegen, sollten Sie prüfen, ob dieser tatsächlich für die zu besetzende Rolle erforderlich ist.

Die Ungleichbehandlung ist von Natur aus unbeabsichtigt und wird daher oft übersehen. Um zu überprüfen, ob Ihre Kriterien zu unbeabsichtigter Ungleichbehandlung führen könnten, empfehlen wir Ihnen, sich Ihre Einstellungspipeline unter Berücksichtigung demografischer Daten anzusehen (Pipeline by Demographic Report)*, damit Sie sicherstellen können, dass sie Kandidaten aller Identitäten ausgewogen berücksichtigen.

Überlagern Sie bestimmte Kriterien, um die Effektivität zu steigern

Oft reicht ein Attribut allein nicht aus, um einen Kandidaten in die nächste Runde zu bringen, ohne seinen Lebenslauf manuell zu überprüfen. Eine Kombination aus mehreren Fragen kann jedoch genügend Informationen liefern, um einen Kandidaten für den Einstellungsprozess zu qualifizieren. Dies ist besonders nützlich, wenn es spezifische, notwendige Anforderungen wie Arbeitsstunden und Arbeitsstandorte gibt. Zum Beispiel:

Wenn Sie einen Lagermitarbeiter einstellen möchten, reicht die Qualifikation, mehr als 25 Pfund an Gewicht ohne Hilfe heben zu können, wahrscheinlich nicht aus, um einem Kandidaten ein Interview zu garantieren. Stellen Sie sich nun vor, dass Sie jene Kandidaten, die alle der folgenden Fragen mit Ja beantwortet haben, automatisch in die nächste Runde bringen können:

• Sind Sie in der Lage, 25 Pfund zu heben?
• Sind Sie berechtigt, für einen Arbeitgeber in den Vereinigten Staaten zu arbeiten?
• Sind Sie zumindest 18 Jahre alt?
• Sind Sie in der Lage, vor Ort in unserem Lager in (Standort) zu arbeiten?
• Sind Sie in der Lage, Vollzeit (40 Stunden pro Woche) und Nachtschichten (20 bis 5 Uhr) zu arbeiten?

Sie sehen, wie diese dynamische Mischung aus bestimmten Kriterien Ihnen dabei helfen würde, qualifizierte Kandidaten schnell in Ihren Prozess einzubinden.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Kriterien für die automatische Weiterleitung von Kandidaten in die nächste Bewerbungsrunde am aussagekräftigsten sind, eignet sich eine datengesteuerte Überprüfung der Eigenschaften Ihrer erfolgreichsten Mitarbeiter als sehr guter Ausgangspunkt. Sehen Sie sich die Fähigkeiten und Attribute an, die diese Mitarbeiter so erfolgreich machen, und verwenden Sie diese Merkmale als Ausgangskriterien.

Reduzieren Sie die Belastung für interne Bewerber

Eine Firmenkultur, die die interne Mobilität fördert, kann viele Vorteile für Ihr Unternehmen bringen. Dazu gehören gestärktes Mitarbeiterengagement, bessere Mitarbeiterloyalität und Zeit- und Kostenersparnisse bei der Mitarbeiterbeschaffung. Eine Möglichkeit zur Förderung der internen Mobilität besteht darin, die Belastung für Mitarbeiter zu verringern, die sich intern für andere Rolle bewerben möchten.

Abgesehen von klaren, transparenten unternehmensinternen Jobbörsen können Sie die Belastung der internen Bewerbern auch dadurch verringern, dass Sie sie die ersten Interviewphasen überspringen lassen. In vielen Fällen können Sie das erste Screening bei internen Bewerbern überspringen, und in einigen Fällen können Sie gleich zwei Stufen überspringen und Kandidaten automatisch zu einem Take-Home-Test oder einem Vorstellungsgespräch vor Ort vorziehen.

Sehen wir uns das folgende Beispiel an, um eine Vertriebsmanagerrolle zu besetzen. Sie können die folgenden Kriterien bzw. Fragen festlegen:

• Sind Sie aktuell Mitarbeiter des Unternehmens?
• Sind Sie seit weniger als einem Jahr im Unternehmen beschäftigt?
• Ist Ihrem aktuellen Vorgesetzten bewusst, dass Sie sich für diese Rolle bewerben?
• Sind Sie derzeit im Vertriebsteam tätig?
• Haben Sie bereits Managementerfahrung?

Je nach den individuellen Antworten können interne Kandidaten eine, zwei oder sogar drei Phasen des internen Interviewprozesses überspringen, was weniger Belastung für die internen Kandidaten und weniger Aufwand für die Personalverantwortlichen bedeutet.

Wenn Sie noch immer nicht von den Vorteilen der Auto-Advance-Funktion überzeugt sind oder diese zunächst testen wollen, probieren Sie Auto-Advance in Kombination mit einer zweistufigen Bewerbungsüberprüfung aus. Integrieren Sie Kriterien in Ihre Stellenbeschreibung, die, wenn sie erfüllt werden, bestimmte Kandidaten automatisch in die zweite Bewerbungsrunde befördern. Auf diese Weise können Sie Ihre Kriterien testen und sehen, welche Kandidaten ausgefiltert werden und welche in die nächste Runde gelangen. Dies ist zugleich eine gute Methode, um eine unbeabsichtigte Ungleichbehandlung zu überprüfen, bevor Sie bestimmte Regeln und Kriterien festlegen.

Wir empfehlen, die Auto-Advance-Funktion in der Bewerbungsüberprüfung dann zu verwenden, wenn Ihr Prozess zusätzliche Effizienz erfordert. Wie bei allen anderen Aspekten Ihres Prozesses ist es auch hier wichtig, strukturiert vorzugehen, um Vorurteile bei der Einstellung zu reduzieren, was leider noch immer allzu häufig der Fall ist.

Wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen dabei helfen werden, Zeit zu sparen, während Sie den Wert von Kandidaten mit unterschiedlichen Hintergründen und Erfahrungen in Ihren Prozessen zur Bewerbungsüberprüfung berücksichtigen.

Der „Pipeline by Demographic Report“ steht Greenhouse-Nutzern zur Verfügung, die unseren Expert-Level gewählt haben

Sind Sie bereit, diese Funktion in der Praxis zu betrachten und Voreingenommenheit in Ihren Einstellungsprozessen zu eliminieren? Fordern Sie noch heute eine Produktpräsentation an.