Die Einstellung neuer Talente kann zeitaufwendig und kostspielig sein: Laut Geoff Smart, Autor des Bestsellers Who: The A Method for Hiring, kann eine falsche Einstellungsentscheidung ein Unternehmen bis das 15-Fache des Anfangsgehalts des neuen Mitarbeiters an Ausgaben und Defiziten kosten.

Daher liegt es auf der Hand, dass Unternehmen sich zunehmend darum kümmern, wen sie wie einstellen, weil sie sich Fehlbesetzungen nicht leisten können. Untersuchungen von Bersin by Deloitte haben ergeben, dass Unternehmen fast 4.000 US-Dollar pro Einstellung ausgeben - Geld, was sie investieren, um die richtigen Talente zu finden.

Aber selbst wenn Sie viele Lebensläufe und Anschreiben erhalten, die Sie lesen müssen – und Sie werden viele erhalten (Glassdoor berichtet, dass pro Stellenanzeige in einem Unternehmen durchschnittlich 250 Bewerbungen eingehen, von denen nur 4 bis 6 Personen interviewt werden), heißt das noch lange nicht, dass Sie großartige Kandidat*innen sehen. Um so mehr zählt ein felsenfester Einstellungsprozess.

Ihr 5-Schritte-Plan für erfolgreiche Vorstellungsgespräche

Bei Kayako haben wir viele Einstellungstechniken ausprobiert, von lockeren Treffen auf einen Kaffee über Vorstellungsgespräche mit dem ganzen Team bis hin zu kompletten Remote-Vorstellungsgesprächen. Nach dieser Erfahrung haben wir festgestellt, dass exzellentes Hiring (jedes Mal) eher dann eintritt, wenn Sie sich auf die Kernwerte Ihres Unternehmens konzentrieren und gleichermaßen eine Struktur für Vorstellungsgespräche einsetzen, um die A-Kandidaten herauszufiltern.

Befolgen Sie diese 5-Schritte-Struktur, um am ehesten die A-Kandidat*innen zu finden, die die Leerstelle am unkompliziertesten füllen:

1. Das Screening-Telefonat

Zu diesem Zeitpunkt haben Sie normalerweise nur ein paar Lebensläufe und Anschreiben durchgesehen und stehen kurz davor, ein persönliches Vorstellungsgespräch vorzuschlagen. Warten Sie noch! Bevor Sie Ihre Zeit damit verschwenden, unpassende Kandidat*innen zu Vorstellungsgesprächen einzuladen, haben Sie die Gelegenheit, mehr über die Bewerber zu erfahren. So können Sie in einem Telefonat erkennen, ob es sich lohnt, diese Kandidat*innen einzuladen.

Versuchen Sie, die Screening-Anrufe auf unter 30 Minuten zu beschränken, um die Zeit auf beiden Seiten zu respektieren. Stellen Sie sich in den ersten 5 Minuten vor und legen Sie die Struktur des Telefonats fest, um in den folgenden 20 Minuten anhand folgender Fragen mehr über die oder den Bewerber*in und ihre bisherigen Stellen zu erfahren:

• Warum ist dieser Job für Sie von Interesse?

• Was machen Sie beruflich besonders gut?

• Was machen Sie beruflich eher nicht so gut oder weniger gerne?

• Wer waren Ihre letzten fünf Chefs, und wie würden sie Ihre Leistung auf einer Skala von 1 bis 10 bewerten, wenn wir bei diesen Vorgesetzten anriefen?

Nutzen Sie die letzten 5 Minuten, um die Bewerber*innen von Ihrem Unternehmen zu überzeugen und eventuelle Fragen zu beantworten.

Das Ziel des Screening-Telefonats besteht darin, ein Gefühl dafür zu bekommen, wie die Person in einer professionellen Rolle agiert, und deren Kompetenzen für die von Ihnen angebotene Stelle zu definieren. Sobald Sie diese erste Screening-Runde hinter sich haben, ist es an der Zeit, die Kandidat*innen zum persönlichen Vorstellungsgespräch einzuladen.

2. Die erste Runde des Vorstellungsgesprächs

Nachdem Sie Ihre Liste der potenziellen Kandidat*innen anhand der Screening-Telefonate zusammengestellt haben, ist es an der Zeit, die Kandidat*innen in Ihr Büro einzuladen, um Sie persönlich (oder per Skype) kennenzulernen.

Bei Vorstellungsgesprächen ist es wichtig, Fragen zu stellen, die sowohl ihre aktuellen Fähigkeiten als auch ihr Potenzial in der angebotenen Stelle aufzeigen. Nutzen Sie diese Zeit, um einige Aspekte der Kompetenzen zu entdecken, die Sie in Ihrer Stellenbeschreibung genannt haben.

Wir empfehlen den Topgrading-Ansatz für Vorstellungsgespräche. Topgrading ist ein chronologischer Ablauf der beruflichen Laufbahn einer Person von Anfang bis Ende. Stellen Sie für jede Position, in der die Person tätig war, folgende Fragen:

• Wofür wurden Sie eingestellt?

• Auf welche Leistungen sind Sie besonders stolz?

• Was waren einige Tiefpunkte während dieser Beschäftigung?

• Mit wem haben Sie zusammengearbeitet?

• Warum haben Sie diese Stelle verlassen?

Hier geht es darum, herauszufinden, inwieweit die berufliche Laufbahn der Person vorankam, was zu weiteren Gelegenheiten führte und warum die Person sich jetzt weiterentwickeln möchte.

Denken Sie daran: Es geht nicht darum, die Bewerber*innen zu degradieren; Sie wollen sich einfach ein vollständiges Bild von der beruflichen Laufbahn machen. Je nach Unternehmenskultur und Stil des Vorstellungsgesprächs kann dies so locker oder förmlich sein, wie Sie möchten. Versuchen Sie einfach, mehr über die Bewerber*innen zu erfahren.

Dieses erste Vorstellungsgespräch ist wichtig. Sie versuchen, viel über die Bewerber*innen zu erfahren und zu verstehen. Die Zeit, die Sie sich dafür nehmen, sollte damit im Einklang stehen. Geoff Smart empfiehlt beispielsweise, eine bis drei Stunden für dieses Vorstellungsgespräch einzuräumen. Der Zeitaufwand zu diesem Zeitpunkt zahlt sich später aus, und aus diesem Grund vergeben Sie den Test für Zuhause.

3. Der Test für Zuhause

Der Test für Zuhause ist eine der besten Möglichkeiten, einen Nachweis über die Fähigkeiten am Arbeitsplatz Ihrer Kandidaten zu erhalten, nachdem diese die Screening- und persönlichen Vorstellungsgespräche bestanden haben.

Erstellen Sie einen kurzen, prägnanten Test, der Ihnen hilft, die Kernkompetenzen zu bewerten, die für die Stelle am wichtigsten sind. Kandidat*innen haben somit auch Gelegenheit, sich mit herkömmlichen Aufgaben vertraut zu machen, die in der zukünftigen Stelle auftreten werden.

Ziehen Sie zwei Aufgaben in Betracht, um die unterschiedlichen Skill-Sets zu bewerten, nach denen Sie suchen.

Wenn wir beispielsweise für unser Kundenservice-Team bei Kayako einstellen, geben wir potenziellen Mitarbeiter*innen einen Skills-Test, um zu bewerten, ob sie eine unserem Support-Team häufig gestellte Frage beantworten können. Wir bewerten dabei aber auch ihre Kommunikations- und Problemlösungsfähigkeiten.

Teilen Sie Ihren Kandidat*innen mit, dass sie maximal 60 Minuten für diesen Test aufwenden sollten. Das ist ein gut geeigneter Screening-Filter. Danach können Sie erfolgreiche Bewerber*innen zu einem zweiten Vorstellungsgespräch einladen.

4. Das „Fokus“-Vorstellungsgespräch

In diesem Vorstellungsgespräch erkennen Sie, ob der/die Bewerber*in zu Ihrem Team passt. Bitten Sie mindestens drei Teammitglieder, getrennte Einzelgespräche zwischen 45 und 60 Minuten mit dem/der Kandidat*in zu führen.

Geben Sie Ihren Teammitgliedern einen Berichtsbogen, an dem sie sich orientieren und gezielte Fragen stellen können. Sie brauchen eine/n Bewerber*in, der oder die die Stelle nach Ihren Vorgaben erledigen kann. Sie brauchen keine Bewerber*innen, die in allem gut sind. In der zweiten Runde des Vorstellungsgesprächs bei Kayako geht es beispielsweise um Fragen, die zu folgenden Themen bestimmte Punkte aus dem Berichtsbogen aufdecken:

• Technische Fähigkeiten

• Persönlichkeitsmerkmale

• Essenzielle Fähigkeiten

• Gute Bonuskompetenzen

Bitten Sie Ihr Team, während der Vorstellungsgespräche, Angaben zu Erfahrungen, Fehlern sowie Verhaltens- und kulturellen Kompetenzen einzuholen.

Klären Sie abschließend, welche Ziele neue Mitarbeiter*innen erreichen sollen und welchen Zeitraum sie ihnen dafür geben. In dieser Phase werden sich erfahrungsgemäß nicht-passende Bewerber*innen aus der Bewerbung zurückziehen.

Jetzt sollten Sie in der Lage sein, entweder ein Angebot zu machen oder Bewerber*innen wissen zu lassen, dass sie nicht in Erwägung kommen. Wenn Sie sich unsicher sind, ob ein/e Bewerber*in geeignet ist, bedarf es eines Vorstellungsgesprächs mit einer Führungskraft oder einem der Gründer.

5. Vorstellungsgespräch mit Gründer/Führungskraft

Diese Vorgehensweise haben wir vom ehemaligen CEO von Google, Eric Schmidt, in How Google Works, übernommen. Dieses Vorstellungsgespräch richtet sich an Unternehmen, denen ihre Unternehmenskultur sehr wichtig ist. Google-Gründer haben es geschafft, jeden neuen Mitarbeiter bei einem persönlichen Vorstellungsgespräch zu treffen, bevor das Unternehmen mit über 650 Mitarbeitern zu groß wurde. Es ist mittlerweile durchaus üblich, dass potenzielle Bewerber*innen bei kleineren Start-ups die Gründer treffen, bevor sie die Stelle bekommen.

Das Vorstellungsgespräch dient nicht dazu, die endgültige Entscheidung auf die Gründer/Führungskräfte zu delegieren, sondern soll die Informationen und den Hintergrund, die Sie über die Bewerber*innen gesammelt haben, stärken.

Möglicherweise haben Sie eine/n potenzielle/n Bewerber*in, der/die über die passenden Fähigkeiten verfügt, aber wenn diese Person nicht in Ihre Unternehmenskultur passt, wird es wahrscheinlich nicht funktionieren. Ihr Gründungs- oder Führungsteam ist in der besten Lage, zu entscheiden, ob die Person zu dem Unternehmen passt oder nicht. Sie kennen die Werte des Unternehmens und können sofort sehen, ob ein/e Bewerber*in zu ihrem Unternehmen passt (oder nicht).

Dieses Vorstellungsgespräch sollte so lange dauern, wie der Gründer oder die Führungskraft dafür braucht. Das Ergebnis dieses Vorstellungsgesprächs gibt Ihnen die endgültige Entscheidung, ob Sie die Stelle anbieten sollen.

Fazit

Lassen Sie nicht zu, dass die Kosten einer potenziellen Fehlbesetzung Sie davon abhalten, die richtige Person zu finden. Setzen Sie beim Vorstellungsgespräch eine Struktur ein, die Ihnen garantiert, dass Sie jedes Mal eine exzellente Wahl treffen.

Verwenden Sie das Screening-Telefonat als ersten Filter und ein ausführliches persönliches Vorstellungsgespräch. Verwenden Sie einen Test für Zuhause, um hoch qualifizierte Kandidat*innen zu identifizieren, und laden Sie diese zum Vorstellungsgespräch ein, um herauszufinden, ob sie zu Ihrer Abteilung passen. Wenn Sie keine endgültige Entscheidung treffen können, laden Sie den Unternehmensgründer oder eine Führungskraft ein, den Kandidaten oder die Kandidatin kennenzulernen, um herauszufinden, inwieweit sie zu Ihrer Unternehmenskultur und -mission passt.

Wenn Sie diese 5 Schritte zum Screenen, Testen und für Vorstellungsgespräche einsetzen, bringen Sie Struktur und Professionalität in Ihren Hiring-Prozess und gewährleisten, dass Sie jedesmal die/den ideale/n Kandidat*in finden.

Sehen Sie sich zwecks Implementierung Ihres eigenen strukturierten Vorstellungsgesprächsprozesses das interaktive Arbeitsblatt von Greenhouse an, Entwicklung eines Prozesses für ein strukturiertes Vorstellungsgespräch.