Wenn Sie als Personalvermittler*in in einem schnell wachsenden Unternehmen tätig sind, wissen Sie, dass Sie den Großteil Ihrer Zeit mit der Besetzung von Stellen verbringen müssen. Als Team gut zu funktionieren, Vordenker*innen in diesem Bereich zu werden, sich beruflich weiterzuentwickeln und so viele andere Aspekte können sich völlig unerreichbar anfühlen. Wir alle wissen, dass die berufliche Entwicklung sehr wichtig für die Zufriedenheit und das Glück der Mitarbeiter*innen ist, und es ist auch sehr schwer, diesen Aspekt zu berücksichtigen, wenn die Dinge sich anfühlen, als würden sie mit einer Geschwindigkeit von einer Million km/h ablaufen.

Das Talentakquise Team von Greenhouse kann das nachvollziehen. Sie lieben es, Bewerber*innen zu gewinnen, und daher sprechen sie natürlich auch gerne über die Besetzung von Stellen, Taktiken für Vorstellungsgespräche, die effektive Zusammenarbeit mit Hiring Manager*innen und all die wichtigen täglichen Details und die harte Arbeit, die mit der Personalbeschaffung einhergeht. Sie genießen es auch, super effizient zu sein und sind eines der am besten geführten Teams, die ich je erlebt habe. Ich habe mich mit Katie DiCioccio, Associate Recruiter bei Greenhouse, getroffen, in der Hoffnung, dass sie mir ihr Team und die Best Practices, mit denen sie sicherstellen, dass sie sich auf mehr als nur das Tagesgeschäft konzentrieren, näher bringen würde. Spoiler-Alarm: Katie hat mir den Ansatz des Greenhouse Recruiting-Teams für die Best Practices der Talentakquise vorgestellt.

Lesen Sie weiter, um ein paar Tipps zu erhalten, die Sie mit Ihrem Team ausprobieren können!

Talentakquise Best Practices des Greenhouse Recruiting-Teams

S-t-a-n-d up!

Jede Woche versammelt sich das gesamte Talentakquise Team für eine volle Stunde in einem Raum zum „Personalbeschaffungs-Standup“ wobei ein Teammitglied (diese Person wechselt jede Woche) am Computer sitzt und alle anderen aufmerksam zuhören – ohne die Hilfe ihrer Computer. Dies ist eine wirklich wichtige Richtlinie, die sie aufgestellt haben. Es bedeutet, dass jede*r Einzelne zu einem bestimmten Zeitpunkt als Eigentümer*in verantwortlich ist und dass niemand durch andere Arbeiten abgelenkt wird. Wenn sich alle Beteiligten voll einbringen, ist das Team erfolgreicher.

Trello Ello Ello Eh Eh Eh

Das Team verwendet Trello, ein Projektmanagement-Tool, um alles zu organisieren, angefangen beim Moderator*in bis hin zu den Anweisungen für die Durchführung der Besprechung. Obwohl Trello für diese spezielle Besprechung verwendet wird, sind Asana und Google Sheets ebenfalls großartige Tools, die den Stil dieser Besprechung reproduzieren können.

Bevor ich auf die neuen Tage der Greenhouse Recruiting Stand-ups eingehe, macht es Spaß, die alten Tage noch einmal aufleben zu lassen (nur für eine Minute), um zu sehen, wie weit das Team gekommen ist.

Damals gab es kein Trello-Board, keine rotierenden Moderator*innen, keine Besprechungsregeln und eine ganze Menge taktischer Punkte. Diese kamen in Form einer langen Aufgabenliste ohne Eigentümer*innen, sodass man nur raten konnte, wer die Aufgabe aufgegeben hatte oder was der größere Zusammenhang war. Das war nicht immer produktiv und half dem Team nicht, mehr zu erreichen, als über die Bewerber*innen in der Pipeline zu sprechen.

Ein Teammitglied ergriff die Initiative, um eine effizientere Besprechung mithilfe eines Trello-Boards und einiger einfacher Besprechungsregeln zu organisieren. Neugierig geworden? Dann lesen Sie weiter!

Durchführung der Besprechung über Best Practices bei der Talentakquise

Katie hat mir einen kleinen Einblick in ihr privates Trello-Board gegeben, und ich habe eine komprimierte Version und ein Beispiel (siehe unten) für alle visuell Lernenden unter Ihnen erstellt.

In der ersten Spalte mit der Bezeichnung „Moderatoren*innen“ sind alle Teammitglieder aufgelistet. Die Moderator*innen wechseln jede Woche, sodass jedes Mitglied die Möglichkeit hat, die Besprechung zu leiten. Auf diese Weise wird die vom Team angestrebte vollständige Beteiligung erreicht, anstatt dass diese Rolle nur auf Direktor*innen, Teamleiter*innen oder eine bestimmte Person beschränkt ist.

In der zweiten Spalte sind die „Anweisungen“ für die Durchführung der Besprechung aufgeführt, zusammen mit den entsprechenden Farben, um abzuschätzen, wie lange die Besprechung des Themas dauern wird. Dazu gehören auch die Besprechungsregeln, mit denen jedes Stand-up beginnen sollte.

Die Spalte „Personalbeschaffungs-Standup“ enthält die Liste der Besprechungsnormen, die zu Beginn der Besprechung durchzugehen sind, sowie alle neuen Themen, die mit den entsprechenden Farben hinzugefügt wurden.

Zu den Besprechungsregeln gehört eine schnelle Pulskontrolle nach der Rose/Knospe/Dorn-Methode, um ganz allgemein über Dinge zu sprechen, die gut gelaufen sind, über Dinge, die nicht gut gelaufen sind, und über Dinge, auf die man sich in dieser speziellen Woche freuen kann. Dies ist nicht unbedingt eine vorbereitete Liste, aber eine nette Art, die Besprechung zu beginnen.

Zu den Besprechungsregeln für das Team gehört auch die Besprechung der Punkte in der Spalte „Maßnahmen erforderlich“ aus vergangenen Stand-ups, eine Überprüfung des Quartalsfortschritts und eine Diskussion über die voraussichtlichen Starttermine neuer Mitarbeiter*innen, damit diese ihre Reise bei Greenhouse so weit wie möglich gemeinsam beginnen können.

Bei der Überprüfung der Punkte „·Maßnahmen erforderlich“ werden die Eigentümer*innen gebeten, über die Fortschritte zu berichten. Danach wendet sich das Team neuen Themen zu. Dazu gehören neue Ideen von Teammitgliedern, Branchennachrichten, Best Practices bei der Talentakquise und andere zu besprechende Themen – diese können von jedem Teammitglied hinzugefügt werden und werden im Laufe der Woche vor der Besprechung zusammengestellt. Einige dieser Themen sind Diskussionspunkte, die zu nächsten Schritten oder größeren Projekten führen. Wenn es sich um letztere handelt, werden ihnen ein*e Eigentümer*in und die nächsten Schritte zugewiesen.

Vertiefung: Punkte für das Personalbeschaffungs-Standup

Hier sind einige Beispiele, die das Team in der Vergangenheit behandelt hat:

Das Team nutzt AngelList als eine Quelle für die Vermarktung der offenen Stellen von Greenhouse. Unsere Personalbeschaffungsmanagerin erhielt in ihrem Posteingang Benachrichtigungen zu Bewerber*innen und potenziellen Kandidat*innen über alle offenen Stellen und dachte, dass es sich lohnen könnte, diese zu optimieren. Sie fügte dieses Thema der Spalte „Personalbeschaffungs-Standup“ hinzu, und als Team besprachen sie, was in Bezug auf Eigentümerschaft und Arbeitsablauf funktionieren würde. Es war sinnvoll, einen klaren Eigentümer*in zu haben, auch wenn jeder im Team davon betroffen ist und jede Person Zugang zur Plattform hat.

Die derzeitigen Teammitglieder wechselten in höhere Positionen und ein*e Personalbeschaffungs-Koordinator*in begann im Team. Es war also eine Zeit des Wandels und ein perfekter Zeitpunkt, um festzulegen, wer AngelList pflegen sollte. In diesem zehnminütigen Teamgespräch wurde beschlossen, dass die*der Personalbeschaffungs-Koordinator*in die Verwaltungsaufgaben für das Greenhouse-Profil übernehmen und maßgeschneiderte Benachrichtigungen einrichten sollte. Jetzt kann eine Person die anderen Teammitglieder effektiv darüber informieren, was zu tun ist. Die Teammitglieder müssen nicht mehr daran denken, AngelList zu überprüfen, und sind nicht mehr verwirrt, was zu tun ist.

Ein weiterer wichtiger Aspekt dieser wöchentlichen gemeinsamen Zeit ist der Austausch von Neuigkeiten und Trends in der Personalbeschaffungsbranche, damit das Team über die Best Practices der Talentakquise auf dem Laufenden bleibt und weiterhin eine Vordenkerrolle in diesem Bereich einnehmen kann. Vor einer bestimmten Besprechung fügte Katie der Spalte „Personalbeschaffungs-Standup“ eine neue Trello-Karte mit einem Artikel über unbewusste Vorurteile hinzu.

Greenhouse führt regelmäßig Schulungen für das gesamte Team zu diesem Thema durch, aber wie die meisten von uns wissen, bedarf es der Übung und der Erinnerung, um sicherzustellen, dass das Thema im Gedächtnis bleibt. Katie hat diese Karte mit einem orangefarbenen Etikett für ein „Entscheidung/Diskussions-“ Thema" versehen, dessen Behandlung 10–15 Minuten dauern könnte. In den ersten zwei Minuten nahm sich das Team Zeit, den Artikel zu lesen und zu verarbeiten. In den verbleibenden acht Minuten tauschte das Team Reaktionen und Gedanken zu dem Artikel aus und überlegte, ob Greenhouse daraus neue Praktiken übernehmen wollte.

Dieser Prozess dient der Selbstkontrolle bei einem Thema, das schwer zu messen und zu verfolgen ist. In dieser speziellen Situation ergaben sich aus der Diskussion keine weiteren Schritte. Obwohl diese Unterhaltung auf acht Minuten begrenzt war, um die Besprechung in Gang zu halten, ist sich das Team einig, dass es keine Regeln für das Wiederaufgreifen von Themen gibt und dass diese Unterhaltungen oft Anlass für spätere oder weitere Maßnahmen, andere Unterhaltungen und Chatroom-Gespräche in Slack sind.

Die Spalten „Maßnahmen erforderlich“ und „laufende Projekte“ werden für die Verwaltung von Projekten in der Pipeline verwendet und werden überprüft, wenn Aktualisierungen stattfinden.

Die letzte Spalte „Erledigt“ zeigt alle Punkte an, die abgeschlossen wurden. Dies ist ein schöner Anhaltspunkt, um zu sehen, was und wie viel das Team erreicht hat, und ein einfacher Weg, um auf vergangene Informationen zu verweisen. Das Tolle an Trello ist, dass es auf viele verschiedene Arten angepasst werden kann, um größere Projekte aufzuschlüsseln. Die Teammitglieder können sich an etwas beteiligen, ohne dass sie diese große Initiative selbst in die Hand nehmen und einen klaren Aktionsplan haben müssen. Trello bietet die Möglichkeit, Fälligkeitsdaten mit Erinnerungs-E-Mails zuzuweisen und verschiedene Personen zu markieren, sodass nur diese Personen Erinnerungs-E-Mails erhalten.

Schlussfolgerung

Was das Team dabei gewonnen hat, ist die Fähigkeit der Teammitglieder, ihre Arbeit effizienter und effektiver zu erledigen, die Verantwortlichkeit als Teammitglieder und die Möglichkeit, sich als Vordenker weiterzuentwickeln, die sich mit den Best Practices der Talentakquise auskennen.

Ich hoffe, dass dies ein hilfreicher Ansatz war, um darüber nachzudenken, wie Sie Ihre Praktiken als Personalbeschaffungsteam verbessern können. Wir würden uns freuen, von Ihnen zu erfahren, welche Methoden Ihr Team anwendet, um über Personalbeschaffungstrends auf dem Laufenden zu bleiben. Bitte teilen Sie einige der Highlights im Kommentarbereich!

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