Wie können Unternehmen ihren Einstellungs- und Vorstellungsgesprächsprozess rationalisieren, den Überblick über alle Bewerber*innen behalten und ihre Beschaffungs- und Personalbeschaffungsmaßnahmen messen? Während einige Unternehmen Tabellenkalkulationen oder andere Systeme verwenden, erledigen die meisten Unternehmen all diese Aufgaben mit einem Bewerbermanagementsystem, auch bekannt als ATS (Applicant Tracking System). In diesem Beitrag werden wir prüfen, was genau ein ATS ist und was es tun kann, warum es wichtig ist, eines zu haben und wie Sie sich für das beste ATS für Ihr Unternehmen entscheiden können.

Das Wichtigste zuerst: Was ist ein ATS?

Ein Bewerbermanagementsystem oder ATS ist die Software, mit der Ihr Einstellungsprozess optimiert werden kann. Im Wesentlichen sammelt ein ATS Bewerbungen und speichert Daten über die Bewerber*innen, z. B. aus welcher Quelle sie kommen, auf welche Stelle sie sich beworben haben und wo sie sich im Bewerbungsprozess befinden. Ein ATS kann auch ein Stellenportal enthalten, das offene Stellen über verschiedene Kanäle veröffentlicht und die Bewerbungen sammelt, die auf diese Stellenanzeigen eingehen. Es ist auch üblich, dass ein ATS während des gesamten Einstellungsprozesses Feedback zu den Bewerber*innen sammelt, z. B. wenn sie eine Beurteilung zu Hause durchführen oder das Büro für ein Vorstellungsgespräch vor Ort besuchen.

Hier ist ein kurzer Überblick darüber, was unser ATS Greenhouse Recruiting zu bieten hat:

• Strukturierte Einstellungstools für den Vorstellungsgesprächs- und Bewertungsprozess
• Individuell gestaltete Karriereseiten und E-Mail-Vorlagen, um eine herausragende Bewerbungs- und Bewerber*innen-Erfahrung zu schaffen
• Berichte und Analysen, die Ihnen helfen, die aktuellen Aktivitäten zu verstehen und die zukünftige Einstellungsleistung vorherzusagen

HR-Tech-Unternehmen erweitern ihr Angebot zunehmend von einem einfachen ATS zu einer anspruchsvolleren Talentakquise-Suite, die jedes Stadium von potenziellen Kandidat*innen bis zu Mitarbeiter*innen abdeckt. Eine Talentakquise-Suite kann auch Komponenten wie Candidate Relationship Management (CRM)-Tools enthalten, die Personalvermittlern*innen dabei helfen, langfristige Beziehungen zu potenziellen Kandidaten*innen aufzubauen, Tools, die Vorurteile bei Einstellungspraktiken mindern, und Onboarding-Tools, die den Übergang von Kandidaten*innen zu neuen Mitarbeiter*innen steuern. Da das ATS oft als die Quelle der Wahrheit gilt, wenn es um die Daten der Bewerber*innen geht, ist es gut geeignet, um mit verschiedenen anderen Softwaretypen wie dem Human Resources Information System (HRIS), Terminplanungssoftware, Software für Videointerviews und vielem mehr integriert zu werden.

Warum brauchen Sie ein ATS?

Es gibt eine Reihe von Gründen, warum Sie ein ATS benötigen. Vor allem hilft es dabei, den Einstellungsprozess zu optimieren und sicherzustellen, dass Sie ganz einfach verfolgen können, was mit jedem*r Bewerber*in passiert. Dadurch werden Fehler, Mehrfachaufwand und die Gefahr, dass Bewerber*innen in der Masse untergehen, reduziert – und es hilft den Personalbeschaffungsteams, schnell zu handeln und genaue Bewertungen vorzunehmen. Das bedeutet auch, dass die Bewerber*innen eine bessere Erfahrung haben, da ein ATS es den Personalvermittler'innen leicht macht, zu wissen, wo sich die Bewerber*innen im Prozess befinden und sie auf dem Laufenden halten. Für ein modernes Talentteam sind Kennzahlen wichtig, und ein ATS kann Berichte erstellen, in denen nachverfolgt werden kann, wie viele Bewerber*innen die Pipeline durchlaufen, aus welchen Quellen sie kommen, wie lange sie sich in den einzelnen Phasen aufhalten und vieles mehr.

Da die Einstellung und Bindung von Talenten bei den meisten Unternehmensleitern an erster Stelle steht, ist ein ATS ein wertvoller Teil des HR-Tech-Stacks. Zusätzlich zu einem ATS (das, wie wir bereits erwähnt haben, potenzielle Bewerber*innen bis hin zu Neueinstellungen abdecken kann) verwenden viele Unternehmen auch ein HRIS, um Mitarbeiterdaten zu speichern, Gehaltsabrechnungen und Zusatzleistungen zu verwalten und bezahlten Urlaub (PTO) zu verfolgen. Darüber hinaus erweitern Unternehmen ihren HR-Tech-Stack häufig mit Angeboten für Mitarbeiterengagement, Lernen und Entwicklung sowie Mitarbeiteranerkennung. Einen großartigen Überblick über den modernen HR-Tech-Stack finden Sie in diesem Beitrag unserer Freunde*innen bei Culture Amp.

Wie wählen Sie ein ATS?

Die Auswahl eines ATS ist eine wichtige Entscheidung, an der wahrscheinlich verschiedene Stakeholder in Ihrem Unternehmen beteiligt sind. Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über einige der Schritte, die Sie bei der Auswahl eines ATS durchlaufen sollten.

1. Skizzieren Sie Ihre aktuellen Probleme

Um die Einführung einer neuen Technologie zu begründen, sollten Sie zunächst aufzeigen, was mit Ihrem aktuellen System nicht gut funktioniert. Zu den häufigsten Beschwerden gehören: ein umständlicher Online-Bewerbungsprozess, der das Unternehmen in ein schlechtes Licht rückt, keine Möglichkeit, die Qualität oder Effizienz der Beschaffungsbemühungen zu messen, und Entscheidungen und Angebote, die nicht systematisch dokumentiert werden. Sie können leicht eine Verbindung zwischen diesen Problemen und einer unbefriedigenden Bewerber*innen-Erfahrung herstellen, was dem Ruf Ihres Unternehmens schaden und künftige potenzielle Kandidat*innen von einer Bewerbung abhalten kann. Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre Probleme mit unbefriedigenden Geschäftsergebnissen in Verbindung zu bringen, und Sie werden Ihre Chancen erhöhen, die Zustimmung anderer Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen zu erhalten.

2. Erstellen Sie eine Liste mit den wichtigsten Funktionen und Services

Überlegen Sie für jedes Stadium des Bewerbungsprozesses, was Ihr ATS bieten soll. Welche Prioritäten setzen Sie z. B. bei der Beschaffung, der Überprüfung von Bewerber*innen/Bewerbungen, Vorstellungsgesprächen und der Messung von Pipeline-Kennzahlen? Vergessen Sie nicht, über das Gesamtkonzept nachzudenken. Wer außer den Personalvermittler*innen wird das ATS noch nutzen? Wie leicht oder schwer wird es für sie sein, sich mit dieser neuen Software vertraut zu machen? Welche Art von Unterstützung werden Sie auf Dauer benötigen?

3. Recherchieren Sie

Sobald Sie eine Vorstellung davon haben, wonach Sie suchen, sollten Sie mit den Anbietern sprechen, um mehr über ihre Angebote zu erfahren, die Produkte zu testen und Angebote einzuholen, um den Preis für jede Option zu ermitteln. In dieser Phase kann es auch hilfreich sein, Referenzen von den Anbietern Ihrer Wahl einzuholen. Bitten Sie darum, mit Unternehmen ähnlicher Größe oder in einer ähnlichen Wachstumsphase zu sprechen. Stellen Sie im Vorfeld eine Liste mit Fragen zusammen. Fragen Sie z. B., wie lange der Einrichtungsprozess dauerte und wie reibungslos er verlief, ob die Mitarbeiter*innen die Software benutzerfreundlich finden und ob es irgendetwas gibt, das sie gerne im Vorfeld über die Einführung und Implementierung gewusst hätten.

Haben Sie immer noch das Gefühl, dass Sie bei der Auswahl Ihres ATS ein wenig Unterstützung gebrauchen könnten? Laden Sie eine Kopie von der ATS-Einkaufsleitfaden herunter. Diese umfassende Ressource führt Sie durch jeden Schritt der Bewertung und Auswahl von Anbietern und enthält ein detailliertes Bewertungsarbeitsblatt, das Sie beim Vergleich von Lösungen unterstützt.