Ein Berichtsbogen für Vorstellungsgespräche ist eine Schlüsselkomponente der strukturierten Einstellung. Sie bietet einen Rahmen für alle, die an der Befragung oder Beurteilung von Bewerber*innen beteiligt sind. Sie gibt dem*der Gesprächsleiter*in vor, worauf er*sie während des Gesprächs oder der Beurteilung achten sollte, und bietet Platz für Feedback und Empfehlungen. Die Verwendung eines Berichtsbogens ermöglicht es dem Einstellungsteam, sichere Einstellungsentscheidungen auf der Grundlage der Eigenschaften eines*einer Bewerber*in anstatt potenziell voreingenommene Entscheidungen aufgrund von Gefühlen zu treffen. Die spezifischen Komponenten eines Berichtsbogens für Vorstellungsgespräche variieren je nach Unternehmen und Funktion, aber hier bei Greenhouse haben wir unsere Berichtsbögen so standardisiert, dass sie die folgenden Punkte enthalten:

• Qualifikationen: unabdingbare Voraussetzungen, um die Arbeit zu erledigen
• Zwischenmenschliche Fähigkeiten: Persönlichkeitsmerkmale und emotionale Intelligenz, die erforderlich sind, um in der Rolle erfolgreich zu sein
• Fachliche Fähigkeiten: Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten, die für die Ausübung der Rolle erforderlich sind
• Nicht geforderte Eigenschaften: Eigenschaften, die man haben sollte, aber nicht voraussetzen muss

Wie man einen Berichtsbogen für Vorstellungsgespräche verwendet

Einer der wichtigsten Tipps zur Verwendung von Berichtsbögen für Vorstellungsgespräche ist so simpel wie gut: Jede*r im Einstellungsteam muss einen ausfüllen! So erhalten Sie einen umfassenderen Blick auf die Bewerber*innen und können auch erste Warnhinweise besser erkennen. Der Trick besteht natürlich darin, jede*n dazu zu bringen, seinen*ihren Berichtsbogen rechtzeitig und (zumindest einigermaßen) einheitlich auszufüllen. Wir empfehlen im Allgemeinen, jedes Mitglied des Einstellungsteams zu bitten, seinen*ihren eigenen Berichtsbogen so bald wie möglich nach einem Vorstellungsgespräch auszufüllen und die Beurteilung eines*einer Bewerber*in erst dann zu besprechen, wenn alle ihre Berichtsbögen abgegeben haben. Auf diese Weise wird die Wahrscheinlichkeit verringert, dass sich die Mitglieder des Einstellungsteams gegenseitig in ihren Entscheidungen beeinflussen.

Im Idealfall stellen Sie eine Rubrik zur Verfügung, damit die Gesprächsleiter*innen wissen, wie sie die verschiedenen Antworttypen, die sie wahrscheinlich von den Bewerber*innen hören werden, bewerten können. In der Anfangsphase können Sie auch nur die Fragen, Themen oder Fähigkeiten angeben, die der*die Gesprächsleiter*in bewerten soll, und ihm*ihr dann Raum für seine*ihre Antworten geben.

Wenn Sie zum ersten Mal einen Berichtsbogen für ein Vorstellungsgespräch entwerfen, sollten Sie einige wichtige Punkte beachten: Führen Sie die Schlüsselattribute auf, die jemanden zu einem*einer Top-Performer*in in Ihrem Unternehmen machen, definieren Sie den Zweck des Gesprächs, beziehen Sie sich auf Ihre Liste der Attribute, um Fragen zu entwerfen, die für die benötigten Informationen relevant und sinnvoll sind, und systematisieren Sie das Feedback zum Gespräch. Bei Greenhouse verwenden wir beispielsweise ein Symbolsystem, um die Gesamtempfehlung des*der Gesprächleiter*in darzustellen, z. B. einen Daumen nach oben, um anzuzeigen, dass man mit dem*der Kandidat*in weitermachen möchte, oder eine positive Bestätigung der betreffenden Fähigkeit oder Eigenschaft. Diese Arbeitsblätter helfen Ihnen, die einzelnen Schritte bei der Gestaltung Ihrer Berichtsbögen zu durchlaufen.

Berichtsbogen für Vorstellungsgespräche – Vorlage

Hier ist eine sehr vereinfachte Vorlage zur Erstellung eines Berichtsbogens für Vorstellungsgespräche. Sie können sie unverändert verwenden oder an Ihre spezifischen Zwecke anpassen. Sie können auch eine interaktive Version dieser Vorlage hier herunterladen.

Name der Rolle:

Name des*der Bewerber*in:

Art des Vorstellungsgesprächs: [Telefonisches Vorstellungsgespräch, zweites Telefoninterview, Beurteilung der Fähigkeiten – Zuhause-Test, Vorstellungsgespräch zu den Fähigkeiten, Vorstellungsgespräch zu den Charaktereigenschaften, Vorstellungsgespräch zur Kultur, usw.]

Zweck: [Fügen Sie den Zweck dieses speziellen Gesprächs hinzu, z. B.: Feststellen, ob die Werte des*der Bewerber*in mit denen unseres Unternehmens übereinstimmen]

Zu stellende Fragen: [Fügen Sie die Fragen hinzu, die der*die Gesprächsleiter*in in diesem speziellen Gespräch stellen soll. Wenn es die Zeit und der Platz erlauben, geben Sie weitere Einzelheiten darüber an, was Sie für gute, akzeptable und inakzeptable Antworten halten würden]

Fertigkeiten: [Führen Sie alle Fähigkeiten auf, die der*die Gesprächsleiter*in beurteilen soll]

Persönlichkeitsmerkmale: [Führen Sie alle Persönlichkeitsmerkmale auf, die der*die Gesprächsleiter*in beurteilen soll]

Qualifikationen: [Führen Sie alle Qualifikationen auf, die der*die Gesprächsleiter*in bewerten soll]

Sonstige Angaben: [Führen Sie alle anderen Details auf, die der*die Gesprächsleiter*in beurteilen soll]

Anmerkungen: [Hier können Sie alles vermerken, was in den anderen Abschnitten des Berichtsbogens nicht behandelt wurde]