Ein Bewerbermanagementsystem (engl. Applicant Tracking System, kurz ATS) ist die Software, mit der Sie Ihren Einstellungsprozess verschlanken können. Im Wesentlichen sammelt ein Bewerbermanagementsystem Bewerbungen und speichert Daten über die Bewerber*innen, z. B. welche Plattform genutzt wurde, auf welche Stelle sie sich beworben haben und wo sie sich im Bewerbungsprozess befinden. Ein Bewerbermanagementsystem (kurz BMS) kann auch eine Stellenbörse enthalten, die offene Stellen über verschiedene Kanäle veröffentlicht und die Bewerbungen sammelt, die auf diese Stellenanzeigen eingehen. Es ist auch üblich, dass ein BMS während des gesamten Einstellungsprozesses Rückmeldungen zu den Bewerber*innen sammelt und speichert, z. B. die Materialien aus den Tests, die sie zu Hause durchgeführt haben, und die Notizen, die das Einstellungsteam auf der Grundlage ihrer Gespräche gemacht hat.

Warum Sie in ein Bewerbermanagementsystem investieren sollten

Es gibt mehrere Gründe, warum es sinnvoll ist, in ein Bewerbermanagementsystem zu investieren. In erster Linie hilft es Ihnen, Ihren Einstellungsprozess zu verschlanken und sicherzustellen, dass Sie problemlos nachvollziehen können, was mit den einzelnen Bewerber*innen geschieht. Dadurch werden Fehler, Doppelarbeit und die Gefahr, dass Bewerber*innen in der Masse untergehen, reduziert. Außerdem können die Einstellungsteams schnell handeln und genaue Bewertungen vornehmen. Das bedeutet auch, dass die Kandidat*innen eine bessere Erfahrung machen, da ein BMS es den Personalverantwortlichen leicht macht, zu wissen, wo sich die Kandidat*innen im Prozess befinden, und sie auf dem Laufenden zu halten. Für ein modernes Talentakquiseteam sind Metriken wichtig, und ein BMS kann Berichte erstellen, in denen nachverfolgt werden kann, wie viele Kandidat*innen die Pipeline durchlaufen, von welchen Plattformen sie kommen, wie lange sie in jeder Phase verweilen und vieles mehr.

Worauf ist bei einem Bewerbermanagementsystem zu achten?

Wenn Sie auf der Suche nach einem Bewerbermanagementsystem sind, gibt Ihnen der Präsident und Mitbegründer von Greenhouse, Jon Stross, diesen hilfreichen Rat: "Meine Empfehlung für BMS-Käufer*innen wäre, wirklich zu verstehen, was sie erreichen wollen, und ein System zu finden, das dies ermöglicht." Möchten Sie sich näher mit den Einzelheiten befassen? Hier finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Kriterien, die es zu berücksichtigen gilt:

• Benutzerfreundlichkeit: Denken Sie daran, dass nicht nur Personalvermittler*innen mit Ihrem BMS interagieren werden, sondern auch Bewerber*innen, Personalleiter*innen und Mitarbeiter*innen, die Vorstellungsgespräche führen.
• Beschaffung: Sie benötigen eine Plattform mit einer Vielzahl von Beschaffungsfunktionen und -integrationen, die Ihre leistungsstärksten Beschaffungskanäle pro Stelle unkompliziert hervorheben, um Ihre Kapitalrendite zu erhöhen.
• Überprüfung: Suchen Sie nach einem BMS, das Ihnen die schnelle Überprüfung und Sichtung von Kandidat*innen erleichtert. Verfügt die Software, die Sie in Erwägung ziehen, über integrierte Tools, die Ihnen die Überprüfung erleichtern und es Ihnen ermöglichen, Notizen zum*zur Kandidat*in hinzuzufügen, ihn*sie zu kontaktieren und ihn*sie vorzuschlagen bzw. abzulehnen, während Sie arbeiten?
• Durchführung des Interviewprozesses: Mit einem BMS, das sich auf Leistung konzentriert, können Personalverantwortliche mit der Personalabteilung zusammenarbeiten, um ausführliche Vorstellungsgesprächs-Kits zu erstellen, die jede Frage des*der Gesprächsleiter*in enthalten. Wenn es dann an der Zeit ist, dass die Gesprächsleiter*innen ihr Feedback geben, sollte das BMS einen einfachen Kandidat*innen-Berichtsbogen präsentieren, die den Bewertungsprozess rationalisiert und es einfach macht, die Fähigkeiten eines*einer Kandidat*in und seine*ihre Übereinstimmung mit den Unternehmenswerten zu bewerten.
• Pipeline-Metriken: Ein BMS sollte integrierte Berichte bieten, die allen Beteiligten einen Einblick in den Einstellungsprozess ermöglichen. Auf einer grundlegenden Ebene bedeutet dies, dass ein vollständiges Bild aller Kandidat*innen, die für eine Stelle in Betracht gezogen wurden, einschließlich der Ergebnisse von Telefonscreenings, Vorstellungsgesprächen, Aufgaben zum Daheim-Durchführen und früheren Ablehnungen oder Angeboten, zusammen mit einer Übersicht über die in der Zukunft geplanten Einstellungsaktivitäten bereitgestellt wird.
• Integration: Achten Sie auf Software, die sich in die von Ihnen bevorzugten Anwendungen integrieren lässt, von Terminplanungs-Apps bis hin zu Plattformen für Videointerviews und Prüfungssystemen für den Heimgebrauch.
• Support und Dienstleistungen: Unabhängig davon, für welches BMS Sie sich entscheiden, werden Sie vor allem in den ersten Monaten eine Menge Fragen haben. Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter den Support ernst nimmt.
• Einführung: Ein neues BMS wird einige Änderungen in Ihrem Einstellungsprozess mit sich bringen – die Inbetriebnahme umfasst in der Regel die Integration von Stellenbörsen, die Datenmigration und jede Menge Schulungen Ihrer Mitarbeitenden. Es gibt große Unterschiede im Umfang der Unterstützung bei der Einrichtung, die jeder BMS-Anbieter bietet.
• Daten und Sicherheit: In Ihrem BMS werden einige der sensibelsten Daten Ihres Unternehmens gespeichert, daher ist es wichtig, diese geschützt zu halten.

Wenn Sie eine ausführlichere Anleitung suchen, die Sie durch den Kaufprozess führt, laden Sie Ihr Exemplar von "Ein Leitfaden für den Kauf von Bewerbermanagementsystemen" herunter.