Ein strukturierter Prozess während eines Vorstellungsgesprächs hat einen klaren Rahmen. Die wichtigsten am Einstellungsprozess beteiligten Parteien (in der Regel der*die Personalleiter*in und sein*ihr Partner*in aus dem Talentakquiseteam) beginnen mit einem Kickoff-Meeting. Während dieser Arbeitssitzung legen sie die Antworten auf drei Schlüsselfragen fest:

• Wen wollen wir einstellen?
• Wie werden wir die Kandidat*innen bewerten?
• Wie wird der Interviewprozess aussehen?

Ein strukturierter Ansatz für Vorstellungsgespräche hat mehrere Vorteile. Es erhöht Ihre Chancen auf die richtige Einstellung erheblich, da Sie sich die Zeit genommen haben, im Voraus zu definieren, wonach Sie suchen. Es hilft Ihnen, langfristig zu planen, anstatt sich auf unmittelbare Bedürfnisse zu konzentrieren, da Sie definiert haben, was ein*e erfolgreiche*r Bewerber*in im ersten Jahr seiner*ihrer Tätigkeit erreichen würde. Die Rolle der Voreingenommenheit im Entscheidungsprozess wird eingeschränkt, da Sie sich auf die Fähigkeiten der Bewerber*innen konzentrieren und nicht auf deren Bildungsgrad oder frühere Unternehmen, in denen sie gearbeitet haben. Und es schafft eine bessere Erfahrung für die Bewerber*innen, da jede Interaktion mit einem*einer Bewerber*in einen klaren Zweck und eine klare Struktur hat. Weitere Informationen über die Vorteile strukturierter Vorstellungsgespräche finden Sie in diesem Blogbeitrag.

Wie man ein strukturiertes Vorstellungsgespräch führt

Um ein strukturiertes Vorstellungsgespräch zu führen, müssen Sie einige Zeit damit verbringen, sich ein ganzheitliches Bild von Ihrem*Ihrer idealen Kandidat*in zu machen. Neben dem Namen der Rolle, der Abteilung und dem*der direkten Vorgesetzten sollten Sie auch die Unternehmensziele umreißen, die Sie mit dieser Rolle erreichen wollen, und was ein*e erfolgreiche*r Bewerber*in in den ersten 30 Tagen und im ersten Jahr seiner*ihrer Tätigkeit erreichen soll.

Sobald Sie eine klare Vorstellung davon haben, wen Sie einstellen möchten, können Sie diese Informationen nutzen, um die Einstellungskriterien für die Stelle klar zu definieren, indem Sie die erforderlichen Fähigkeiten, Persönlichkeitsmerkmale und Qualifikationen auflisten.

Jetzt ist es an der Zeit, einen Gesprächsplan zu erstellen. Dazu gehört, dass Sie jede Phase des Gesprächsprozesses planen und festlegen, was Sie in dieser Phase über die Bewerber*innen erfahren möchten. Ihr Ziel ist es, in jeder Phase genau die Informationen zu erhalten, die Sie benötigen, um zu entscheiden, ob Sie den*die Bewerber*in in die nächste Phase des Prozesses überführen wollen. Sie können die Fragen oder Themen, die in jeder Phase des Vorstellungsgesprächs behandelt werden sollen, noch weiter vertiefen. So kann der*die Rekrutierer*in beispielsweise während des ersten Telefongesprächs die grundlegenden Anforderungen und generelles Interesse an der Stelle abfragen, während der*die Personalverantwortliche eine Aufgabe zum nachträglichen Erledigen zuhause anordnen und beurteilen kann, um mehr über die spezifischen Fähigkeiten des*der Bewerber*in zu erfahren, die für die Stelle relevant sind.

Wenn Sie weitere Anleitungen zum Aufbau Ihres eigenen strukturierten Interviewprozesses wünschen, führt Sie dieses interaktive Arbeitsbuch durch die einzelnen Schritte.

Strukturierte vs. unstrukturierte Vorstellungsgespräche bei der Einstellung

Bei einem strukturierten Interviewprozess haben die Gesprächsleiter*innen klare Vorgaben, was sie die Bewerber*innen fragen und wie sie ihre Antworten bewerten sollen. Das bedeutet, dass jedes Gespräch einen klaren Zweck hat und den Bewerber*innen die Möglichkeit gibt, mehr von ihrem beruflichen Hintergrund und ihren Fähigkeiten zu zeigen. Außerdem wird ein einheitlicheres und gerechteres Erlebnis geschaffen, da alle Bewerber*innen die gleichen Fragen beantworten und entsprechend gleich bewertet werden.

Unstrukturierte Vorstellungsgespräche hingegen überlassen vieles dem Zufall. Es mag den Anschein haben, dass Sie Ihrem Einstellungsteam die Führung überlassen, aber die meisten Menschen wissen nicht automatisch, wie man ein Vorstellungsgespräch führt. Das ist eine Fähigkeit, die geübt und entwickelt werden muss. Abgesehen von der mangelnden Schulung und Unterstützung der Gesprächsleiter*innen besteht bei unstrukturierten Vorstellungsgesprächen auch die Gefahr, dass Sie eine voreingenommene Entscheidung bei der Einstellung treffen. Was genau ist Voreingenommenheit bei der Einstellung? Dabei handelt es sich um gedankliche Abkürzungen während des Einstellungsprozesses, bei denen qualifizierte Kandidat*innen oft zugunsten willkürlicher Faktoren übersehen werden, wie z. B. die Schule, die der*die Kandidat*in besucht hat – und nicht seine*ihre Fähigkeiten für die Stelle. Wenn man sich auf diese gedanklichen Abkürzungen verlässt, sind Einstellungsleiter*innen und Personalverantwortliche gleichermaßen anfälliger für Fehler. Wir müssen besonders vorsichtig sein, wenn wir Entscheidungen über Menschen treffen. Zusätzliche Informationen über die Überwindung von Einstellungsvorurteilen finden Sie im Greenhouse-Blog.

Ein weiteres Risiko bei unstrukturierten Vorstellungsgesprächen besteht darin, dass die Gesprächsleiter*innen nicht alle die gleichen Fragen stellen, was dazu führt, dass sie einige Fragen stellen, die nichts mit der Stelle oder den Fähigkeiten des*der Bewerber*in zu tun haben – oder im schlimmsten Fall stellen sie sogar Fragen, die unzulässig sind (auch wenn dies nicht ihre Absicht ist). Unstrukturierte Vorstellungsgespräche können dazu führen, dass die Bewerber*innen das Gefühl bekommen, nicht respektiert und ernst genommen zu werden oder nicht die Möglichkeit zu haben, sich selbst richtig darzustellen.