Sie wissen, wie man neue Mitarbeiter*innen einarbeitet? Wenn Ihnen beim Gedanken daran Bilder von stickigen Konferenzräumen und Papierkram in den Sinn kommen, ist es vielleicht Zeit für eine kleine Überarbeitung.

Die Einführung von neuen Mitarbeiter*innen, auch Onboarding genannt, ist mehr als nur die Übergabe von Schlüsseln und das Ausfüllen von Steuerformularen – es ist ein Prozess, bei dem Neueingestellte zu Profis, Mentor*innen und Fürsprecher*innen werden. Das bedeutet, dass sie sich in ihrer eigenen Rolle völlig kompetent fühlen, andere coachen und unterstützen können und sich freuen, Ihr Unternehmen nach außen zu vertreten.

Es steht außer Frage, dass dies viel Arbeit ist, weshalb es hilft, ein wenig Unterstützung zu haben. Die Verantwortung für das Onboarding muss nicht auf den Schultern einer Person lasten. Es ist vorteilhaft, wenn das gesamte Unternehmen daran beteiligt ist.

Dies ist die Herangehensweise von Greenhouse an die Einführung von neuen Mitarbeiter*innen. Cheryl Roubian, Director of Talent Management bei Greenhouse, formuliert es so: „Wir möchten, dass unsere bestehenden Mitarbeiter*innen sich für die Einarbeitung jeder neuen Einstellung verantwortlich fühlen. Wenn sich alle beteiligen, wird der Onboarding-Prozess in der Firma stets berücksichtigt. Es geht nicht nur darum, wie schnell wir wachsen, sondern auch wie schnell wir Menschen befähigen können, produktiv und erfolgreich fühlen.“

Suchen Sie nach spezifischen Tipps, wie Sie das gesamte Unternehmen in die Einführung von neuen Mitarbeiter*innen einbeziehen können? Hier sind unsere 6 Vorschläge:

1. Bitten Sie die Personen, die sich mit der Thematik am besten auskennen, Ihre Onboarding-Sitzungen zu präsentieren

Es gibt viele Dinge, die Sie mit Neueingestellten teilen sollten. Sie möchten ihnen u. a. Ihr Produkt, Ihre Philosophie, Ihre Verkaufspraktiken, den Zielmarkt und Ihren Umgang mit Kund*innen näherbringen. Warum laden Sie nicht die Personen, die am meisten über diese Dinge wissen, ein, Ihren Neueingestellten etwas über diese Punkte zu erzählen?

Hier bei Greenhouse geben wir unseren Neueingestellten in der ersten Woche den nötigen Kontext, den sie für ihre Rolle brauchen. Die meisten Sitzungen enthalten eine kurze Zusammenfassung der Struktur und Funktion der Abteilung. Anschließend geht es darum, wie sich diese Abteilung/Rolle auf das gesamte Unternehmen auswirkt.

Zum Beispiel: Am zweiten Tag stellt ein Account Executive aus dem Vertriebsteam die Vertriebsorganisation vor und präsentiert eine Produktdemo wie für eine potenzielle Kundschaft. Am dritten Tag stellt ein Mitglied des Customer Success Teams die Rolle des Account Managers vor und führt Neueingestellte durch den Onboarding-Prozess für Kund*innen.

In diesen Sitzungen erfahren Neueingestellte mehr über das Unternehmen und treffen Personen aus anderen Abteilungen. Cheryl erklärt: „Dies gibt Neueingestellten Einblick in die Dinge, an denen andere Personen im Unternehmen arbeiten.“ Es fördert auch die Zusammenarbeit unter Teams: „Es ist viel einfacher, mit jemandem zusammenzuarbeiten, wenn man dessen Bedürfnisse im Voraus versteht.“

Zudem lernen Mitarbeiter*innen gerne ihre neuen Kolleg*innen kennen. Dies gibt sowohl Neueingestellten als auch bestehenden Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, sich zu vernetzen, kann jedoch schwierig zu organisieren sein, wenn Ihr Unternehmen rasant wächst.

Bei Greenhouse hat es sich als sehr wertvoll erwiesen. Obwohl unser Unternehmen 2015 von 45 auf 190 Mitarbeiter*innen gewachsen ist, fühlen wir uns in vielerlei Hinsicht immer noch wie ein kleines Unternehmen, weil so viele Menschen zu unserem Onboarding-Prozess beitragen und die Möglichkeit haben, alle Neueingestellten zu treffen.

2. Etablieren Sie eine unternehmensweite Richtlinie für offene Türen

Ein großer Teil jeder Rolle ist der Aufbau von Beziehungen. Dies gilt insbesondere für große Teams und Unternehmen, aber es ist überall wichtig. Neueingestellte wissen vielleicht, an welchen Projekten sie arbeiten werden, aber es kann etwas dauern, bis sie herausfinden, wie sie Beziehungen zu allen Personen aufbauen können, die an diesen Projekten beteiligt sind.

Manager*innen können ihren Neueingestellten etwas Gutes tun, indem sie ihnen einige Personen vorschlagen, mit denen sie Kontakt aufnehmen können. Wenn Ihre Kultur dies unterstützt, können Sie Neueingestellte auch einfach ermutigen, diese Art von Meetings selbst auf die Beine zu stellen.

3. Weisen Sie Neueingestellten eine Ansprechperson zu

Neueingestellte lernen nicht nur ihr Team und ihren Job kennen, sondern lernen auch, sich in einer neuen Umgebung zurechtzufinden. Sie müssen lernen, wo sich die Toiletten befinden, wie man die Kaffeemaschine benutzt und viele andere kleine Dinge, die Ihr Büro, Ihr Unternehmen und Ihre Kultur ausmachen. Eine Möglichkeit, Ihren neuesten Mitarbeiter*innen zu helfen, sich wohler zu fühlen, ist die Einrichtung eines Buddy-Programms, das jedem Neueingestellten eine Ansprechperson zuteilt, die schon etwas länger im Unternehmen ist.

Bei Greenhouse bringen wir jede*n neue*n Mitarbeiter*in mit jemandem aus einer anderen Abteilung zusammen und schaffen ein Prozedere, um die Dinge in Gang zu bringen. Zum Beispiel geben die Buddys ihren Neueingestellten direkt nach der ersten Onboarding-Sitzung eine Führung durch das Büro und gehen am ersten Tag gemeinsam zum Mittagessen. So stellen Sie sicher, dass Neueingestellte eine vertraute Person im Büro haben, an die sie sich mit alltäglichen Fragen wenden können.

Auch die Buddys haben etwas von diesem System. Buddies treffen nicht nur alle Neueinstellungen, sondern haben auch die Möglichkeit, darüber nachzudenken, was Greenhouse zu einem einzigartigen Arbeitsplatz macht. Indem sie diese Informationen mit Neueingestellten teilen, helfen sie, die Unternehmenskultur zu definieren, was bei uns eine ziemlich große Sache ist!

4. Vergessen Sie nicht, die Neueingestellten vorzustellen!

Wenn Ihr Unternehmen wächst, kann es für Mitarbeiter*innen zunehmend schwierig sein, den Überblick über alle Neueingestellten zu bewahren. Schaffen Sie daher ein System, mit dem Sie Ihre neuen Mitarbeiter*innen allen vorstellen können.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie die handhaben können. Hier bei Greenhouse verwenden wir die Greenhouse Onboarding-Plattform dafür. Neueingestellte füllen ihre Profile aus und können teilen, wo sie aufgewachsen sind, wo sie zur Schule gegangen sind sowie einige Funfacts über sich. Zu Beginn jeder Woche erhalten alle Mitarbeiter*innen eine E-Mail, in der die Neueingestellten vorgestellt werden, sowie eine Vorschau ihrer Greenhouse Onboarding-Profile. Unsere Büroleitungen fügen ihren wöchentlichen Newslettern auch Infos über das Unternehmen hinzu, sodass Mitarbeiter*innen einfach eine kurze Nachricht an die Neueingestellten senden, sie in Slack hinzufügen, sich auf LinkedIn mit ihnen in Verbindung setzen oder ein kurzes Gespräch mit ihnen beginnen können, wenn sie sie im Büro sehen.

Sie können die Personen auch persönlich oder über Google Hangout bei einem Meeting im Unternehmen vorstellen, je nachdem, wie oft Sie sich treffen (und neue Mitarbeiter*innen einstellen).

Neueingestellte herzlich willkommen zu heißen ist ein wesentlicher Bestandteil des Onboardings. Denken Sie daran, dass sie in vielen Fällen ein angenehmes Arbeitsklima bei ihrem vorherigen Job verlassen haben. Die anfängliche Begeisterung für den Einstieg bei Ihrem Unternehmen kann schnell gedämpft werden, wenn sie das Gefühl haben, dass sich niemand für sie interessiert.

5. Binden Sie Ihren CEO oder Ihr Führungsteam ein

Je nach Größe Ihres Unternehmens sind Mitarbeiter*innen möglicherweise regelmäßig mit Ihrem CEO oder Ihren Führungskräften in Kontakt. Wenn Ihr Unternehmen kleiner ist, können Sie ein Mittagessen oder einen Kaffee zwischen Neueingestellten und dem CEO organisieren. Wenn dies aufgrund von zeitlichen oder örtlichen Beschränkungen nicht realistisch ist, können Sie trotzdem eine Art von Meeting organisieren, bei dem neue Mitarbeiter*innen mit dem CEO oder dem Führungsteam interagieren können. Einige Unternehmen veranstalten ein Treffen oder eine Feier nur mit den neuen Mitarbeiter*innen (z. B. mit allen, die innerhalb der letzten 100 Tage eingestellt wurden).

Selbst wenn Mitarbeiter*innen nicht die Möglichkeit haben, regelmäßig mit dem CEO oder den Führungskräften zu interagieren, sollten sie die Möglichkeit haben, sie zu treffen – vorzugsweise während der ersten Wochen in Ihrem Unternehmen. Hier bei Greenhouse übernimmt unser Präsident Jon Stross die Leitung der Einführungssitzung, die das gesamte Onboarding-Programm einleitet. Wir stellen auch sicher, dass alle Neueingestellten sich in den ersten ein oder zwei Monaten zum Frühstück mit unserem CEO Daniel Chait zusammensetzen. Einen CEO zu haben, der sich Zeit nimmt, sich mit Mitarbeiter*innen zu treffen, zeigt, dass das Wachstum und die Zukunft des Unternehmens Priorität haben. Neueingestellte haben auch die Möglichkeit, Fragen zu stellen und Erkenntnisse zu teilen, die langjährige Mitarbeiter*innen möglicherweise nicht haben.

6. Bitten Sie Neueingestellte um Feedback

Während das gesamte Unternehmen in die Einführung von neuen Mitarbeiter*innen einbezogen wird, wird eine Gruppe oft übersehen: die Neueingestellten selbst! Natürlich sind sie immer als Teilnehmende involviert, aber das muss nicht ihre einzige Rolle sein.

In vielen Fällen ist der Onboarding-Prozess ein einseitiger Informationsfluss vom Unternehmen zu den neuen Mitarbeiter*innen, aber das muss nicht so beschränkt sein. Zeigen Sie Ihren Neueingestellten, dass sie bereits einen Einfluss auf Ihr Unternehmen haben, indem Sie nach ihrem Feedback zum Onboarding-Prozess fragen. Was hat gut funktioniert? Was könnte besser sein? Welche Verbesserungen oder Änderungen würden sie vorschlagen?

Vielleicht möchten Sie dieses Feedback über eine Umfrage einholen. Viele Unternehmen senden solche Feedback-Befragungen am Ende der ersten Woche und des ersten Monats an Neueingestellte. Sie könnten neue Mitarbeiter*innen auch einladen, Vorschläge direkt mit dem People-Team oder mit der Person zu teilen, die für Ihr Onboarding-Programm verantwortlich ist. Bei Greenhouse tun wir beides. Sie können die Methode wählen, die je nach Größe und Struktur Ihres Unternehmens am sinnvollsten ist.

Wenn Sie Ihre Neueingestellten nach Feedback fragen, können Sie etwaige Stolpersteine identifizieren und aus dem Weg räumen. Wenn Sie Feedback/Daten erhoben haben und feststellen, dass ein erheblicher Prozentsatz der Neueingestellten an einem gewissen Punkt wieder gehen (beispielsweise nach 90 Tagen), können Sie anhand dieser Daten ermitteln, wo die ersten Probleme auftreten – und sie dann beheben. Vielleicht können Sie anhand Ihrer Daten sogar erkennen, wo Probleme auftreten könnten, damit Sie vorbeugende Maßnahmen ergreifen können, um sie zu vermeiden.

Abschließende Überlegungen

Der Aufbau eines Onboarding-Programms, das das gesamte Unternehmen einbezieht, hat zahlreiche Vorteile: Es zeigt Neueingestellten, wie sehr Sie ihre Präsenz schätzen, gibt ihnen Zugang zu Kommunikationskanälen, stellt den Kontakt mit Mitgliedern jeder Abteilung her, gibt ihnen Mitsprache im Unternehmen und macht den gesamten Prozess viel angenehmer.

Suchen Sie noch mehr praktische Tipps und Tricks, um Ihr Onboarding-Programm für neue Mitarbeiter*innen zu verbessern? Schauen Sie sich unser E-Book mit dem Leitfaden für die Einführung von neuen Mitarbeiter*innen an.